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Conservazione digitale dei messaggi PEC, perché va fatta?

InfoCert
settembre21/ 2016

I messaggi PEC sono documenti informatici e, in quanto tali, vanno conservati digitalmente a norma.

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Nell’articolo di oggi vogliamo affrontare il tema della Conservazione Digitale dei messaggi PEC, una pratica tanto necessaria quanto opportuna ma spesso trascurata. I messaggi PEC sono dei documenti informatici a tutti gli effetti e, come tali, vanno conservati digitalmente nel rispetto di una serie di norme e regole.

Prima di affrontare la questione in dettaglio, per meglio comprendere la necessità del processo di conservazione digitale, facciamo una premessa rispondendo ad una domanda.

COME FUNZIONA LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (O PEC)?

Come funziona la PEC (Posta Elettronica Certificata)

Normalmente ci affidiamo alla tecnologia interessandoci soprattutto ai risultati che questa ci permetterà di ottenere piuttosto che al “come funziona”.

È giusto così! Tuttavia, capire meglio cosa sta dietro al funzionamento di uno strumento (senza bisogno di addentrarci in dettagli tecnici poco comprensibili per i comuni mortali) può aiutarci a farne un uso migliore.

 La Posta Elettronica Certificata funziona come un normale servizio di posta elettronica, ma con qualche caratteristica in più. Oltre a un mittente e un destinatario, la PEC chiama in causa un terzo soggetto: il gestore del servizio.

  1. Quando un messaggio viene inviato da una casella PEC ad un’altra, il messaggio inviato dal mittente è preso in carico dal suo gestore PEC (ad es. InfoCert) che ne verifica la conformità agli standard.
  2. Il gestore PEC del mittente racchiude il messaggio in una Busta di Trasporto, vi applica una firma elettronica per garantirne provenienza e inalterabilità, lo spedisce al gestore PEC del destinatario e avvisa il mittente dell’accettazione della sua email.
  3. Il gestore PEC del destinatario verifica il messaggio del mittente e, se è tutto in regola, fa arrivare l’email a destinazione e spedisce un avviso di avvenuta consegna alla casella PEC del mittente.

Alla fine del processo il mittente avrà due ricevute:

  • una ricevuta di accettazione, che certifica la presa in carico e la spedizione, da parte del suo gestore PEC, del messaggio da consegnare al destinatario;
  • una ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, per certificare la ricezione (o meno) del messaggio da parte del destinatario.

PERCHÉ CONSERVARE DIGITALMENTE (E A NORMA) LE RICEVUTE DI CONSEGNA DEI MESSAGGI PEC INVIATI?

normativa

Per imprese e professionisti, è caldamente consigliata la Conservazione Digitale a norma dei messaggi e delle ricevute PEC. A confermare questa necessità sono anzitutto due articoli del codice civile.

Il primo, art. 2214, impone alle imprese di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.”

Il secondo, art. 2220, afferma che “le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”

Di fatto, passando a una gestione digitale delle attività lavorative, la categoria della “corrispondenza rilevante per il business” si è estesa ai messaggi PEC. Questi ultimi, essendo documenti informatici, devono essere mantenuti in un sistema di conservazione elettronica documentale per un tempo stabilito dalla legge e secondo procedure ben precise (regole tecniche ex art 71 del CAD).

Infine, in relazione al Processo Civile Telematico, la conservazione dei messaggi e delle ricevute PEC trova riscontro nel Decreto 21 febbraio 2011 n.44, che all’art. 20 comma 3 afferma:

“Il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia.”

Non resta che una domanda a cui dare risposta.

21 settembre 2016

COME CONSERVARE I MESSAGGI PEC NEL RISPETTO DELLA NORMATIVA?

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