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Conservazione digitale e riproduzione dei documenti informatici ai fini fiscali

InfoCert
ottobre15/ 2015

Imposta di bollo, comunicazione dell’impronta d’archivio, apposizione di marca temporale e firma digitale o qualificata. Ecco le regole per la conservazione digitale a norma dei documenti fiscali.

Conservazione dei documenti fiscali fiscalmente rilevanti

La conservazione digitale è un processo “disciplinato” che ci permette di conservare i documenti in formato digitale distruggendo gli originali cartacei o non procedendo alla loro stampa. Una soluzione in grado di eliminare fogli, raccoglitori e cartelle che riempiono scaffali, cassetti e scrivanie dei nostri uffici, senza che venga meno li valore legale dei documenti conservati digitalmente. Oltre allo spazio, digitalizzare i documenti ci farà risparmiare tempo e denaro, perché consultare e gestire i documenti attraverso un software renderà il nostro lavoro più rapido ed efficiente. Trattandosi però di un processo “disciplinato”, ci sono delle norme da rispettare che è necessario conoscere.

Vediamo qui, in particolare, le regole da rispettare per la conservazione e riproduzione di documenti informatici fiscalmente rilevanti, quali fatture elettroniche, registri, libri contabili.

La normativa a cui fare riferimento in quest’ambito è il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 che definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abrogando il precedente decreto del 23 gennaio 2004. Il primo e più recente decreto, in vigore dal 27 giugno 2014, ha introdotto importanti semplificazioni riguardo ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale. Semplificazioni che hanno sicuramente dato slancio alla diffusione di soluzioni di conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica.

Tra le principali novità apportate dal decreto del 2014 vi sono:

  • L’eliminazione dell’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture, il cui termine viene allineato a quello previsto per registri e libri contabili. Il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale va quindi effettuato entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.
  • L’eliminazione dell’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate l’impronta dell’archivio dei documenti con rilevanza tributaria. Basterà comunicare che viene effettuata la conservazione in modalità elettronica dei documenti nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
  • Semplificazioni nella modalità di pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati durante l’anno). Precedentemente i pagamenti da effettuare entro il 31 gennaio erano due: uno consuntivo dell’imposta dovuta per l’anno appena concluso, uno preventivo per l’imposta che si presumeva di dover pagare nell’anno successivo. La nuova legge prevede un unico pagamento da effettuare entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
  • L’obbligo di apporre un riferimento temporale opponibile a terzi (marca temporale) sul pacchetto di archiviazione (PdA) al termine del processo di conservazione. Resta valida anche la norma secondo cui il pacchetto di archiviazione va sottoscritto elettronicamente dal Responsabile della Conservazione.
  • Nel caso in cui vengano realizzate copie informatiche o copie per immagine su supporto informatico di scritture e documenti analogici, l’obbligo di far terminare il processo di riproduzione con l’apposizione della firma elettronica qualificata, firma digitale o firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.
  • L’eliminazione della disposizione che escludeva i documenti del settore doganale dalle regole del precedente decreto.

Riguardo all’imposta di bollo sui documenti fiscalmente rilevanti è poi intervenuta nuovamente l’Agenzia delle Entrate con la Risoluzione n° 44/E del 6 maggio 2015. Questa ha stabilito che anche gli Enti pubblici tenuti a utilizzare il modello F24 potranno assolvere all’imposta di bollo dovuta su libri, registri e altri documenti rilevanti ai fini tributari utilizzando i codici tributo (2501 – Imposta di bollo, 2502 – Sanzioni, 2503 – Interessi) già in uso nell’F24 ordinario.

Una ulteriore Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, la n° 81/E del 25 settembre 2015, ha stabilito che qualora il conservatore dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari sia un soggetto diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili il contribuente non è tenuto a presentare il modello AA9/11. Tuttavia i verificatori devono essere messi in condizione di visionare i documenti e acquisirli direttamente, presso il contribuente o il depositario delle scritture contabili

Per ulteriori informazioni, non esclusivamente di carattere normativo, sulla conservazione digitale potete seguire il link:

https://conservazione.infocert.it/info/

Infine, ecco i link su cui è possibile trovare i testi integrali delle normative citate:

15 ottobre 2015

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