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Conservazione Digitale. Le regole da rispettare per una dematerializzazione efficace

InfoCert
maggio04/ 2015

Pillole normative conservazione digitale articolo

La conservazione digitale è quel processo “disciplinato” che consente di conservare i documenti in formato digitale e di distruggere gli originali cartacei o di non procedere con la loro stampa.

Le nuove Regole Tecniche (descritte in un decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 3/12/2013), emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, argomentano e spiegano i requisiti dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale, affinché garantiscano autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).

Tali regole descrivono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità, identificando le figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione. Inoltre, tali regole impongono la produzione del manuale della conservazione in cui sono descritti: il processo della conservazione, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.

La conservazione digitale è regolamentata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze nel decreto ministeriale del 23/1/2004, sulla conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti.

La circolare esplicativa dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E per la conservazione digitale e le successive, esplicitano la pratica della conservazione su supporti informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie sia che siano generati informatici o che, generati cartacei, siano stati convertiti successivamente in informatici.

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Negli ultimi mesi la conservazione ha subito notevoli cambiamenti sotto il profilo normativo, con l’emanazione di due decreti, quello suddetto del 3 dicembre 2013 e il decreto ministeriale del 17 giugno 2014, che hanno rispettivamente stabilito le regole tecniche per il processo di conservazione e il dettaglio sul tema della gestione e conservazione dei documenti a valore tributario.

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4 maggio 2015

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