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Dall’Office Automation alla Digital Transformation, attraverso la PEC

Office Automation
InfoCert
novembre15/ 2017

3.600 LAVORATORI IMPIEGATI IN AZIENDE EUROPEE SI ESPRIMONO FAVOREVOLMENTE ALL’AVVENTO DEL DIGITAL WORKPLACE

Office Automation

L’Office Automation consiste nell’adozione di soluzioni hardware e software per gestire e conservare digitalmente le informazioni relative alle attività degli uffici all’interno di aziende, studi professionali, enti pubblici. Non si tratta di un concetto nuovo poiché si iniziò a parlare di office automation già intorno agli anni ’70 e ’80, quando gli uffici cominciavano a riempirsi di fax, telex, microfilm e altre apparecchiature elettroniche in grado di digitalizzare e rimpiazzare voluminosi archivi cartacei.

È però con l’avvento dell’informatica e dei personal computer che l’office automation trova la sua massima diffusione, grazie a software in grado di automatizzare e velocizzare significativamente le procedure in ufficio: fogli elettronici, programmi di videoscrittura, supporti di memoria esterni (floppy disk, CD, DVD), internet e posta elettronica.

CRESCITA, LIMITI E INNOVAZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

workflowLa Posta Elettronica Certificata può esser considerata parte integrante dell’evoluzione del modo di lavorare in ufficio. Entrata nelle aziende in virtù degli obblighi normativi introdotti dalle Leggi 2/2009 e 221/2012 e sottoutilizzata per parecchio tempo, negli ultimi due anni la PEC ha visto crescere significativamente il suo utilizzo, grazie anche alla spinta data dalle fatture elettroniche alla PA, trasmesse proprio via PEC. Oggi la PEC è ampiamente sfruttata da imprese, professionisti e grandi organizzazioni per gestire le comunicazioni più rilevanti e le transazioni con gli stakeholder.

Proprio il cresciuto utilizzo della posta elettronica certificata ha però fatto emergere alcune problematiche legate alla gestione delle caselle, nonché alla lavorazione e distribuzione dei messaggi nelle organizzazioni più complesse, in termini di dimensione e strutture interne.

InfoCert ha risposto a queste esigenze con Legalmail Enterprise, una soluzione che permette di integrare in modo intelligente le comunicazioni PEC nei processi organizzativi delle organizzazioni complesse, risolvendo qualsiasi problema di gestione. La soluzione di InfoCert permette di consultare contemporaneamente più caselle PEC, consente a più utilizzatori di accedere nello stesso istante alla medesima casella e dà a uno o più amministratori incaricati in azienda la possibilità di configurare e profilare un sistema di account, uffici ed utilizzatori secondo regole e filtri definiti nel sistema.

In questo modo diventa possibile digitalizzare non semplicemente le comunicazioni dei singoli uffici bensì quelle dell’intera organizzazione in modo coerente e centralizzato, secondo esigenze specifiche e attraverso la definizione di profili e ruoli con livelli diversi di visibilità e operatività.

IL PUNTO DI VISTA DEI DIPENDENTI SULLA DIGITALIZZAZIONE DI UFFICI E IMPRESE

digital workplaceUna ricerca condotta da Censuswide per Ricoh nel mese di agosto 2017, su un campione di 3.600 lavoratori di aziende europee, ha visto prevalere un giudizio favorevole all’avvento del Digital Workplace.

Il 98% dei dipendenti europei intervistati si è dichiarato entusiasta o fiducioso all’idea che nella propria azienda vengano introdotte nuove tecnologie. Atteggiamento confermato dal campione italiano, per il 65% entusiasta e per il 38% fiducioso nei confronti della digital trasformation nel proprio ambiente di lavoro. Solo il 4% è risultato dubbioso e il 10% preoccupato all’idea del cambiamento prospettato. Secondo i dipendenti italiani, in accordo con i colleghi europei, i maggiori sprechi di tempo sul posto di lavoro sono imputabili alla gestione delle e-mail (per il 40% del campione italiano), alle riunioni (per il 37%) e al pendolarismo (per il 31%).

Le tecnologie digitali offrono alle aziende e ai lavoratori una gestione più efficiente di numerosi processi e la possibilità di lavorare in modo più rapido attraverso un migliore accesso ai dati, la possibilità di lavorare più spesso da casa, la riduzione di attività ripetitive che possono facilmente essere automatizzate. Per queste ragioni il 67% degli intervistati italiani, in linea con la media europea, è convinta che l’automazione dei processi avrà un impatto positivo sulle attività e sulla loro vita professionale.

15 novembre 2017

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InfoCert

InfoCert, Gruppo Tecnoinvestimenti, è leader del mercato italiano dei servizi di digitalizzazione e dematerializzazione nonché una delle principali Certification Authority a livello europeo per i servizi di Posta Elettronica Certificata, Firma Digitale e per la conservazione digitale dei documenti. InfoCert è gestore accreditato AgID dell’identità digitale di cittadini e imprese nell’ambito di SPID (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale). InfoCert sta espandendo le sue attività internazionalmente e nel 2016 ha venduto i suoi servizi di trasformazione digitale in oltre dieci stati esteri.

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