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Fatturare, conservare digitalmente a norma ed uscire “a riveder le stelle”

Più liberta con la Fatturazione Elettronica e la Conservazione Digitale
InfoCert
settembre22/ 2015

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Sono probabilmente pochi gli italiani che non hanno mai letto o studiato almeno uno dei  Canti della Divina Commedia, forse la più grande opera della storia della letteratura italiana. In essa Dante Alighieri racconta il proprio viaggio immaginario nell’aldilà, attraverso inferno, purgatorio e paradiso.

Con la metafora del viaggio Dante racconta un suo personale percorso di crescita spirituale. Partendo da una situazione di confusione e smarrimento, superate alcune difficoltà iniziali, il poeta riesce a superare le sue afflizioni e trarre beneficio dall’esperienza vissuta e da quanto questa gli ha insegnato. Un percorso che si articola in tre tappe, corrispondenti ai regni ultraterreni attraversati.

Anche un’azienda o un professionista che intenda implementare nella propria attività un sistema di fatturazione elettronica deve compiere un percorso, per certi versi, simile. Chiaramente cambiano il contesto e il traguardo da raggiungere, che dal piano spirituale si sposta verso quello economico. A ricompensare gli sforzi iniziali di professionisti e imprenditori saranno: risparmio, efficienza e una serie di incentivi statali.

Dante scrisse per lanciare un messaggio ai propri concittadini e noi oggi ci proponiamo di fare lo stesso. In modo più sintetico e prosastico cercheremo di raccontarvi la fatturazione elettronica, con tastiera e computer anziché penna e pergamena. Abbiate ogni speranza, voi che leggete.

I) CARICARE E TRASMETTERE LE FATTURE IN FORMATO ELETTRONICO

Già dallo scorso 31 marzo ricorrere alla fatturazione elettronica è un obbligo per tutti coloro che vogliano fatturare a un qualunque ufficio della Pubblica Amministrazione.

Come anticipato, la fatturazione elettronica tra aziende private è invece facoltativa, sulla base di una norma approvata lo scorso 2 settembre. Per i privati che decideranno di ricorrervi sono stati previsti degli incentivi all’utilizzo che toccano diversi aspetti (per saperne di più).

Detto ciò, nel momento in cui deciderete di cominciare a fatturare in digitale, dovrete anzitutto dotarvi di un software di fatturazione elettronica su cui compilare e trasmettere le fatture elettroniche in modo corretto. Sarà poi necessario comprendere in che modo compilarle, con quali e quante informazioni. Nulla di troppo complesso per chi è abituato da sempre ad avere a che fare con strumenti informatici, ma non altrettanto per chi ancora non riesce a fare a meno di carta, stampanti e fax. Come imparare ad utilizzare in fretta il nuovo sistema? La soluzione migliore è informarsi e potete cominciare a farlo dando uno sguardo ai nostri articoli sul tema .

Ignorare i nuovi strumenti e continuare a servirsi di quelli tradizionali equivarrebbe a non uscire dalla selva oscura in cui Dante si ritrovò perduto in apertura del suo poema.

II) CONSERVARE A NORMA LE FATTURE ELETTRONICHE

Il secondo passo da compiere, dopo esserci attrezzati per la composizione, l’invio e la ricezione delle nostre fatture elettroniche, è pensare alla loro conservazione a norma. Per conservare le fatture non basterà salvarle sul nostro pc o su un disco rigido esterno.

La conservazione deve infatti poter garantire nel tempo il valore legale dei nostri documenti informatici. Seguendo una corretta procedura di conservazione potremo garantire alle fatture elettroniche la stessa validità di un documento originale cartaceo.

Per conservare correttamente una fattura emessa dovremo:

  • sottoscriverla con una firma digitale;
  • indicizzare il documento in un archivio elettronico utilizzando i dati che avremo inserito quando abbiamo formato la fattura (n. fattura, partita IVA del cliente, ecc);
  • inserire la singola fattura in un determinato “lotto di conservazione”, che raggrupperà più fatture e dovrà garantirne sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta;
  • apporre firma digitale e marca temporale ai singoli lotti di conservazione (uno dei compiti del Responsabile della conservazione, soggetto che può essere interno o esterno all’azienda, ma che deve comunque possedere determinate conoscenze e competenze).

Se di fronte a questa serie di compiti doveste sentirvi come Dante quando all’interno della selva oscura si ritrovò davanti tre fiere (una lonza, un leone e una lupa) e fu tentato di indietreggiare, non temete. Così come Dante trovò la propria guida in Virgilio, voi potrete contare su un conservatore accreditato e su soluzioni software in grado di rendere l’intero processo di fatturazione semplice e sicuro. Ne sono un esempio InfoCert e il suo software Legalinvoice.

III) AFFIDARSI AD UN CONSERVATORE ACCREDITATO

Un conservatore accreditato è un  soggetto pubblico o privato che si occuperà di conservare le nostre fatture elettroniche e certificare la conformità del processo di conservazione alle norme vigenti. Per essere riconosciuto come soggetto accreditato un’azienda deve dimostrare ad AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) di possedere i più elevati livelli in termini di qualità e sicurezza. Ciò significa che, rivolgendoci ad uno di questi soggetti, avremo meno attività di cui preoccuparci e potremo star certi che i nostri documenti fiscali si trovino in buone mani. A questo punto il nostro percorso può dirsi concluso.

Grazie alla fatturazione elettronica e alla conservazione digitale delle fatture potremo gestire i nostri documenti fiscali con più efficienza, derivante da una migliore organizzazione e maggiore rapidità degli strumenti elettronici. Potremo tenere sotto controllo il flusso delle fatture con estrema facilità e saremo certi di non perdere quelle da conservare. Allo stesso tempo sfrutteremo meglio lo spazio disponibile in ufficio, prima dedicato all’archivio dei documenti. Potremo risparmiare ed utilizzare meglio il tempo prima dedicato alla gestione dei documenti.

A questo punto potremo anche passare meno tempo in ufficio a sistemare carte e carteggi, uscire e tornare “a riveder le stelle”.

22 settembre 2015

InfoCert

InfoCert, Gruppo Tecnoinvestimenti, è leader del mercato italiano dei servizi di digitalizzazione e dematerializzazione nonché una delle principali Certification Authority a livello europeo per i servizi di Posta Elettronica Certificata, Firma Digitale e per la conservazione digitale dei documenti. InfoCert è gestore accreditato AgID dell’identità digitale di cittadini e imprese nell’ambito di SPID (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale). InfoCert sta espandendo le sue attività internazionalmente e nel 2016 ha venduto i suoi servizi di trasformazione digitale in oltre dieci stati esteri.