Dalla PEC alla Digitalizzazione delle Assemblee, creare valore per i propri clienti con l’innovazione

Commercialisti, Consulenti del lavoro, Avvocati e tutti gli studi professionali in Italia hanno da sempre rappresentato un ingranaggio fondamentale del tessuto economico-imprenditoriale italiano e come tale stanno affrontando una profonda evoluzione in termini di digitalizzazione.

In questo nuovo percorso la pandemia ha svolto un ruolo fondamentale nell’aumento della consapevolezza nei benefici della digitalizzazione: non più vissuta come mero obbligo normativo ma asset strategico di impresa.  Ma qual è lo qual è lo stato di digitalizzazione degli studi professionali in Italia e che tipo di mindset è stato sviluppato nei confronti dell’innovazione e della digitalizzazione dai professionisti?

Abbiamo provato a chiederlo a Dario Grilli, che dalla duplice prospettiva di dottore commercialista, da un lato e, imprenditore e fondatore di una StartUp, dall’altro, è in grado di darci una fotografia ben chiara dell’approccio alla digitalizzazione degli studi professionali in Italia. Ma partiamo con ordine.

 

Dario, qual è secondo te lo stato di digitalizzazione degli studi professionali in Italia? 

La mia sensazione è che la digitalizzazione degli studi professionali non è più una alternativa per distinguersi ed offrire migliori servizi ma è diventata una necessaria evoluzione per sopravvivere. Imprescindibile per svolgere l’attività di dottore commercialista.

Secondo una ricerca condotta dall’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale della School of Management del Politecnico di Milano, gli studi professionali, come commercialisti, consulenti del lavoro e avvocati, hanno investito circa 1,76 miliardi di euro in tecnologie digitali nel 2021, registrando un aumento del 3,8% rispetto all’anno precedente. Tuttavia, l’aumento è inferiore al 4,1% registrato dalle imprese, indicando una crescente fame di tecnologia in tutte le industrie italiane, ulteriormente alimentata dalla pandemia. Gli studi professionali devono investire in nuove tecnologie e sviluppare competenze multidisciplinari per supportare i loro clienti e rimanere competitivi.

Digitalizzazione non fa però sempre rima con innovazione, digitalizzare solo per “obbligo normativo” è un approccio che alla lunga non sembrar pagare. Riuscire a trarre tutti i benefici della digitalizzazione, anche quella “normata” è la linea guida che dovrebbero seguire gli studi di successo.

Firma Digitale, PEC, SPID professionale sono soluzioni diventate ormai di uso comune per i professionisti ma qual è il rapporto dei professionisti con l’innovazione?

Firma digitale, PEC e SPID professionale sono diventati soluzioni comuni per i professionisti, compresi i commercialisti. La richiesta di SPID professionale è simile a quella necessaria per la richiesta di SPID personale. Essere RAO SPID consente ai professionisti di offrire servizi di identificazione ai loro clienti.

 

Aumento dell’efficienza dello Studio, miglioramento nella relazione con i clienti, sviluppo di nuovi servizi a valore aggiunto, la digitalizzazione porta con sé enormi benefici. Di questo se ne è reso conto Dario che, durante la pandemia ha visto la possibilità di automatizzare e semplificare tutta la fase di segreteria ed organizzativa che il suo studio doveva effettuare per l’organizzazione di Assemblee e CdA per i suoi clienti.

Proprio da un’analisi del contesto normativo e da un approccio proattivo alla digitalizzazione ha dato vita a Verbalizza, la piattaforma per la gestione delle Assemblee e CdA da remoto.

Ma partiamo dalla normativa, una delle novità in termini di innovazione introdotta durante l’emergenza Covid è stata la possibilità di gestire Assemblee societarie da remoto, ma cosa dice la normativa?

La gestione delle assemblee societarie da remoto è stata introdotta come una novità durante l’emergenza Covid. La normativa prevede che le assemblee societarie possano essere gestite in modo completamente digitale, garantendo la piena validità legale. Tale possibilità è consentita anche in deroga alle previsioni statutarie sino al 31 luglio 2023. Gli strumenti come la firma digitale e la piattaforma GoSign possono essere utilizzati per gestire l’intero processo.

Ma l’organizzazione di un’Assemblea è composta da diverse fasi, ognuna di essa deve garantire un iter organizzativo ben definito. Dalla convocazione alla votazione, com’è possibile gestire tutto in digitale, garantendo la piena validità legale?

La validità legale dipende dalle caratteristiche della società ed è responsabilità degli amministratori, dei sindaci e consulenti, assicurare il rispetto dei requisiti di Legge. In casi ordinari o che richiedono particolare attenzione (ad esempio in caso di soci dissenzienti o disturbatori, elevato numero di soci, verifica di quorum costitutivi e deliberativi più complessi) l’unica soluzione che garantisce la prova documentale dell’avvenuta e corretta convocazione, semplificazione del rilascio delle deleghe, verifica e creazione del foglio presenze con attestazione dei quorum costitutivi e deliberativi contestualmente all’assemblea, è quella proposta da piattaforme come Verbalizza

La necessità di assolvere a scadenze ha portato gli Studi e le aziende ad affidarsi a piattaforme di video conferenza comuni, a quali rischi sono andate incontro?

Le piattaforme di videoconferenza non sono strutturate per registrare e verificare le quote di partecipazione e non consentono di ottenere il verbale completo della riunione… L’impossibilità di dimostrare la ricezione della convocazione inviata per semplice mail può portare alla nullità dell’intera assemblea (art 2479-ter per assenza di informazione). La mancata verifica dei quorum costitutivi, deliberativi, del voto espresso, in corso dell’assemblea (verifica contestuale) può essere contestata fino all’annullamento della delibera

La verbalizzazione dell’assemblea contestuale è un passaggio necessario a completamento dell’assemblea fisica o on line, altrimenti si tratta di verbale postumo con forma e contenuto diverso

Verbalizza potrebbe essere un’importante alleato nella gestione delle prossime scadenze fiscali tra cui l’approvazione del bilancio di esercizio 2022, ma quali sono le prossime da tenere a mente e soprattutto che consiglio ti senti di rivolgere ai professionisti per la loro digitalizzazione?

Per quanto riguarda le scadenze da tenere a mente, si avvicina il termine per l’approvazione del bilancio d’esercizio 2022. È importante tenere in considerazione le scadenze fiscali per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi e delle imposte, nonché le scadenze relative al pagamento delle tasse. Inoltre, è importante rimanere aggiornati sulla normativa in evoluzione riguardante la digitalizzazione delle procedure e l’uso di nuove tecnologie per rimanere competitivi sul mercato.