Soffermiamoci per iniziare sul concetto di “conservazione digitale dei documenti”: un’attiva regolata da norme e procedure più complesse rispetto alla semplice archiviazione. Una di queste regole è quella che prevede che le Pubbliche Amministrazioni e le aziende debbano avere un Manuale di Conservazione.

Di che si tratta? Per conoscere tutti gli aspetti di questo documento, abbiamo realizzato una pratica guida che chiarisce ogni dubbio su tale strumento.

Cos’é la conservazione digitale?

Prima di entrare nel merito, vale la pena fissare la differenza tra archiviazione e conservazione:

  • Archiviazione documentale (fisica/digitale): è l’insieme di attività utili a memorizzare un documento su idoneo supporto (ad esempio un faldone, un CD, o il cloud) e in modo ordinato per renderlo reperibile al bisogno.
  • Conservazione digitale: è il processo di sostituzione della conservazione su carta con quella digitale per tutti i documenti, finalizzato a garantirne l’integrità, l’immodificabilità e l’autenticità nel corso del tempo.

AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha pubblicato le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, pienamente applicabili da gennaio 2022, e in esse si ribadisce l’obbligo  di redigere e di aggiornare il Manuale di Conservazione (MdC).

Cos’è il Manuale di Conservazione Digitale?

A questo punto non resta che dare una definizione di tale strumento strategico: il Manuale di Conservazione è un documento informatico di carattere informativo – redatto dal Responsabile della Conservazione – che contiene la presentazione dettagliata del sistema di conservazione implementato. Deve illustrare l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

A che serve un MdC?

Poiché la conservazione digitale è finalizzata a garantire nel tempo l’autenticità, l’inalterabilità, l’integrità e la reperibilità di un documento, quando la gestione documentale da cartacea diventa interamente digitale, le organizzazioni devono fare in modo che i sistemi IT siano efficienti e le procedure adeguate, confermando che l’intero processo si svolge secondo la normativa vigente.

Proprio a ciò serve il Manuale di Conservazione: ad organizzare e descrivere le attività, i processi e i soggetti che l’azienda o l’ente adoperano per rendere operativo ed efficace il processo di conservazione documentale elettronica. Per tale motivo, un MdC riporta: processi, strumenti, architetture, responsabilità.

Un esempio pratico di utilizzo del Manuale è il caso di una visita ispettiva fiscale sulle fatture elettroniche di un’azienda: da quando le fatture elettroniche hanno preso il posto di quelle cartacee queste vengono conservate a norma, e il Manuale di Conservazione riporta ‘nero su bianco’ come e dove vengono conservati tali documenti e deve essere esibito in caso di controllo.

Che cosa contiene il Manuale di Conservazione?

Scendiamo più nel dettaglio per capire quali sono le principali voci di contenuto del Manuale di Conservazione Digitale e a cosa si riferiscono:

  • Soggetti che nel tempo hanno assunto ruoli di responsabilità
  • Modello organizzativo
  • Descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione (e dei formati)
  • Processi di versamento, di conservazione, di esibizione
  • Componenti tecnologiche
  • Procedure di monitoraggio e sicurezza
  • Tempistiche
  • Normative di riferimento.

Chi è il Responsabile della Conservazione?

Il Responsabile della Conservazione (RDC) dato che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione, è un soggetto indispensabile. Ha anche il compito di redigere il Manuale di Conservazione.

Individuare tale figura è quindi necessario per PA e aziende, in questi termini:

  • Nelle Pubbliche Amministrazioni, il Responsabile della Conservazione è obbligatoriamente nominato internamente.
  • Nelle aziende private, il ruolo può essere affidato senza distinzione a una figura interna, oppure esterna.

Il RDC interno all’azienda/ente produttore dei documenti da conservare è una figura diversa dal Responsabile del servizio di conservazione, che è il soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno del Conservatore, ed è in possesso dei requisiti professionali individuati da AgID.

Quali sono le linee guida per il Manuale di Conservazione?

Per scrivere un MdC a regola d’arte servono competenze archivistiche, informatiche e normative. Per agevolare la scrittura di un documento così complesso AgID ha indicato al paragrafo 4.6 delle Linee Guida il contenuto minimo.E se il servizio è stato affidato a un Conservatore esterno?

Anche coloro che hanno affidato la conservazione dei propri documenti a un Conservatore esterno devono redigere il proprio MdC, che dettagli quali tipologie documentali hanno scelto di conservare, con che modalità di versamento, con quali formati, con quali metadati ecc… potendo però contare sul MdC del Conservatore stesso (quello di InfoCert è sempre disponibile nella sezione ‘conservazione > documentazione’ del sito infocert.it) e sulla sua consulenza dei loro specialisti.

I Conservatori con i più alti livelli di qualità e sicurezza sono iscritti nel marketplace dei servizi di conservazione di AgID (https://conservatoriqualificati.agid.gov.it/). InfoCert è tra i primi Conservatori in Italia ad aver ottenuto questa qualifica.

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