Le aziende di oggi sono sempre più impegnate nella digitalizzazione dei loro processi con l’obiettivo primario di migliorarne la governance e la sicurezza. Tra i flussi più complessi da gestire ci sono quelli relativi alla gestione del personale, dove ogni area e funzione aziendale ha esigenze diverse. In quest’ambito, la gestione della firma dei dipendenti rappresenta un’area chiave in cui è possibile ottenere notevoli miglioramenti con la Firma Digitale.
Per questo motivo, InfoCert ha pensato ad una soluzione capace di semplificare la gestione del certificato di firma digitale di ogni dipendente, rendendo il processo di firma digitale più facile, sicuro e sostenibile con Employee ID.
Employee ID è la soluzione ideale per le aziende che desiderano semplificare la gestione della firma digitale dei propri dipendenti, migliorare la sicurezza e ridurre l’impatto ambientale.
Quali sono i vantaggi di Employee ID?
Employee ID, la nuova soluzione digitale ideata da InfoCert,offre numerosi vantaggi:
- miglioramento del flusso di lavoro, la firma digitale semplifica e velocizza i processi di approvazione dei documenti, eliminando la necessità di stampe, firme manuali e invii cartacei. Questo si traduce in un notevole risparmio di tempo e risorse, con un conseguente miglioramento dell’efficienza aziendale;
- maggiore sicurezza e tracciabilità, i certificati di firma digitale qualificati di Employee ID garantiscono la massima sicurezza e integrità dei documenti firmati. Ogni firma è univoca e non ripudiabile, garantendo la completa tracciabilità del processo di firma. Questo aspetto è fondamentale per le aziende che operano in settori regolamentati o che trattano dati sensibili;
- soddisfazione dei dipendenti, la firma digitale con Employee ID è un’esperienza utente semplice e intuitiva che non richiede competenze tecniche particolari. Questo aspetto contribuisce a migliorare la soddisfazione dei dipendenti, che possono firmare i documenti in modo rapido e sicuro da qualsiasi luogo e dispositivo;
- immagine aziendale moderna e innovativa, l’adozione della firma digitale dimostra l’impegno dell’azienda verso l’innovazione e la digitalizzazione dei processi. Questo può contribuire a migliorare l’immagine aziendale e ad attrarre nuovi clienti e talenti;
- conformità normativa, la firma digitale con Employee ID è conforme alle principali normative in materia di firma elettronica, tra cui eIDAS e GDPR. Questo aspetto è fondamentale per le aziende che operano a livello internazionale o che trattano dati personali.
Come funziona Employee ID?
E’ possibile usare Employee ID attraverso la piattaforma di Firma Digitale GoSign ed in pochi semplici step:
- Accesso a GoSign: Il dipendente accede a GoSign con le proprie credenziali aziendali.
- Visualizzazione documenti: Visualizza i documenti da firmare e posiziona se necessario la firma sul documento.
- Firma del documento: Inserisce un semplice OTP per confermare la firma. I documenti sono firmati senza PIN e Password!
Quali documenti si possono firmare con Employee ID?Employee ID può essere utilizzato per firmare qualsiasi tipo di documento aziendale, tra cui:
- Contratti di lavoro
- Accordi di non divulgazione
- Documenti di onboarding
- Documenti relativi alle prestazioni
- Documenti di viaggio
- Fatture
Ecco 3 motivi per scegliere Employee ID
- nessun processo di identificazione necessario: l’Employer non deve identificare nuovamente il dipendente per rilasciare il certificato di firma. Basterà l’identificazione svolta ai fini dell’assunzione.
- La formula più semplice per il dipendente: Il dipendente può firmare digitalmente senza dover attivare la firma o impostare ulteriori PIN. Usa solo le proprie credenziali aziendali.
- Environmental, Social and Corporate Governance (ESG): L’azienda può eliminare le pratiche cartacee e scegliere processi aziendali sostenibili ed ESG-friendly, riducendo così la mobilità frizionale e l’impronta carbonica.
- Firma digitale con massimo valore legale: Il dipendente viene dotato di un certificato qualificato (QCert) di firma digitale da poter utilizzare nello svolgimento delle proprie mansioni lavorative.
