SANZIONI PEC, COME EVITARE DI ESSERE MULTATI RENDENDO PIÙ EFFICACI E SICURE LE NOSTRE COMUNICAZIONI CON AZIENDE E PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

L’Agenda Digitale Italiana prevede che tutte le comunicazioni tra imprese e Pubblica Amministrazione avvengano esclusivamente tramite Posta Elettronica Certificata.

Infatti, dal 2011, tutte le imprese italiane costituite in forma societaria sono tenute ad attrezzarsi di una casella PEC e di comunicarne l’indirizzo in fase di iscrizione al Registro delle Imprese. Dal 2013 lo stesso obbligo è stato esteso anche alle imprese individuali ma nonostante tutto, ancora oggi, sono in molti a non rispettarlo rischiando di incorrere in pesanti sanzioni amministrative.

Ad ottobre 2015 il sistema delle imprese italiane ha raggiunto una dimensione pari a 6.060.085 unità. Quanto alle caselle PEC attive, l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico, a dicembre 2015, ha raccolto circa 1.215.000 indirizzi di professionisti (relativi a circa 1.700 ordini e collegi professionali) e 4.640.000 indirizzi PEC di imprese (società e imprese individuali).

Circa un terzo delle imprese tenute ad avere un indirizzo Pec non è ancora in regola e, di queste, circa il 50% non possiede nemmeno una casella.

SANZIONI AMMINISTRATIVE E PROVVEDIMENTI PREVISTI

L’ufficio del Registro delle Imprese che dovesse ricevere una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria priva di un indirizzo PEC, sospenderà la domanda per tre mesi, in attesa che tale indirizzo sia integrato alla domanda. Il tempo di sospensione della domanda di iscrizione è invece di 45 giorni nel caso di un’impresa individuale. Se trascorsi questi termini all’ufficio non dovesse arrivare comunicazione dell’indirizzo PEC, è previsto il rigetto dell’istanza di iscrizione e una multa che può andare da 103 a 1.032 € per le imprese societarie, da 10.33 a 516.46 € per le imprese individuali.

L’ufficio del registro delle imprese verificherà anche, con modalità automatizzate e periodicità almeno bimestrale, che gli indirizzi delle caselle di posta elettronica certificata iscritti nel registro stesso siano ancora attivi. Se l’esito fosse negativo, le imprese interessate saranno invitate a presentare domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo entro un termine non superiore a dieci giorni. Al decorrere di tale termine gli indirizzi non attivi saranno cancellati e comunicati, insieme ai dati identificativi delle imprese che ne sono titolari, alle pubbliche amministrazioni che gestiscono i pubblici elenchi di cui all’articolo 16-ter del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, perché queste adottino i provvedimenti di competenza.

COSA FARE PER METTERSI IN REGOLA

Per adeguarsi agli obblighi di legge ed evitare le sanzioni previste sarà necessario:

  • munirsi di una casella di posta elettronica certificata;
  • iscrivere il relativo indirizzo nel registro delle imprese;
  • mantenere attiva la casella di posta elettronica certificata.

Per richiedere una casella di Posta Elettronica Certificata è necessario rivolgersi ad uno dei Gestori PEC, il cui elenco pubblico è reperibile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale e di cui fa parte anche InfoCert, e sottoscrivere un contratto di fornitura.

L’iscrizione al Registro Imprese, così come eventuali variazioni, sono gratuite ed esenti da bolli o diritti. Per registrare il proprio indirizzo PEC è possibile utilizzare l’opzione “Pratica semplice” presente sul Portale www.registroimprese.it. Utenti già registrati e abilitati all’invio di pratiche di Comunicazione Unica possono utilizzare la procedura “ComunicaStarweb” dal Portale stesso. Altrimenti è possibile rivolgersi alla propria organizzazione imprenditoriale o al professionista di fiducia.

Dopo avere acquistato e iscritto al Registro Imprese la propria casella PEC è bene controllare periodicamente che sia attiva e funzionante. Ad esempio, quando lo spazio utilizzato per memorizzare i messaggi e le ricevute sta per esaurirsi è importante liberarne una parte perché, una volta che è esaurito, il sistema non riesce più a memorizzare nuovi messaggi. È anche bene tenere a mente la data di scadenza della casella poiché i contratti di gestione non si rinnovano automaticamente!

LA PEC COME OPPORTUNITÀ

Dotare la propria impresa di una casella PEC non deve però esser visto come un mero obbligo, ma come l’occasione per rendere le proprie comunicazioni ufficiali più sicure, risparmiare tempo e denaro e guadagnare in efficienza. Con la PEC è infatti possibile abbattere i tempi della raccomandata e avere la certezza di ricevere documenti o comunicazioni importanti. Uno strumento utile, tanto nei rapporti con la Pubblica Amministrazione quanto in quelli con altre aziende e professionisti.

Per mettere in regola la nostra impresa e scoprire tutti i vantaggi della Posta Elettronica Certificata non ci resta che seguire questo link:  https://www.legalmail.it/

16 dicembre 2015