I nuovi metadati di formazione, gestione e conservazione

Di Marta Gaia Castellan – Consulenza di processo e normativa – Business compliance – Innovation & strategy at InfoCert

Tra le maggiori novità delle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che entreranno pienamente in vigore a partire dal prossimo gennaio, c’è l’associazione ai documenti informatici di molti più metadati rispetto alla normativa precedente (DPCM 3 dicembre 2013).

I metadati sono l’insieme di dati associati a un documento informatico per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione.  Es: data, oggetto, produttore, mittente, destinatario, ecc…

Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati (LLGG 2.1.1), così come indicato nell’Allegato 5. 

Quest’ultimo presenta i metadati di tre possibili ‘oggetti digitali’: documento informatico, documento amministrativo informatico (protocollato dalle Pubbliche Amministrazioni) e aggregazione documentale (fascicoli e serie). 

Vediamone alcuni particolarmente rilevanti: modalità di formazione, dati di registrazione e soggetti coinvolti. 

La modalità di formazione è il metadato che indica come un documento viene generato. Giova ricordare che per ‘documento’ si intende una qualsiasi rappresentazione informatica di dati, atti o fatti giuridicamente rilevanti, non necessariamente testuale, ma anche audio-video o strutturato.  

Sono previste le seguenti modalità: 

1. creazione tramite l’utilizzo di strumenti software (es. scrivo un file di testo); 

2. acquisizione di un documento informatico per via telematica (es. ricevuto tramite mail) o della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico (es. la scansione del cartaceo); 

3. memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente (es. compilo un form on-line); 

4. generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica (es. estrazione da un data base). 

Un importante insieme di metadati è, inoltre, quello che comprende i dati di registrazione del documento (al Protocollo o in altri Registri o Repertori, come potrebbero essere quelli delle fatture, delle determinazioni o dei contratti).  

Si intende per registrazione l’operazione che associa ad un documento una data e un numero in modo univoco e persistente. Potrebbe non essere identificabile uno specifico registro, ma dovrebbero essere sempre identificabili almeno una data e un numero.  

Qui si indica anche la tipologia di flusso (in uscita, in entrata o interno), il tipo di registro in base al sistema di registrazione adottato (protocollo ordinario o di emergenza, Repertorio/Registro) e anche l’IdRegistro, cioè l’identificativo del registro in cui il documento viene registrato (da non confondere con il numero identificativo del documento stesso richiamato nel registro). 

Infine, c’è un insieme di metadati che consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti a vario titolo, nell’intero ‘ciclo di vita’ del documento. I

l ‘ruolo’ consente di indicare l’autore, il mittente, il destinatario, l’assegnatario. Si tratta di un metadato ricorsivo, ma è obbligatorio indicare almeno un autore o un mittente.

L’assegnatario in caso di aggregazione documentale può essere strutturato in vari sottocampi e consente di tracciare ogni passaggio del procedimento amministrativo della PA. 

L’operatore è il soggetto autorizzato ad apportare modifiche/integrazioni al documento. Il “tipo soggetto” consente di tipizzare i soggetti come persone fisiche, giuridiche, amministrazioni pubbliche (PF, PG, PA), da cui derivano, poi, cognome, nome, denominazione, codice fiscale, codice IPA. 

Ovviamente le Linee Guida prevedono che possano essere individuati ulteriori metadati da associare a particolari tipologie di documenti informatici. 

È importante sottolineare che il servizio di conservazione digitale a norma LegalDoc è già predisposto per accettare ad ogni versamento tutti i metadati ulteriori che ciascun Produttore vorrà aggiungere rispetto alla configurazione già in essere (e precedente alle Linee Guida) per allinearsi a queste ultime.

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