Digitalizzazione PA: un processo strategico

Nel contesto della trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici rappresenta una sfida strategica e normativa. Le Linee Guida AgID, pienamente operative dal 1° gennaio 2022, stabiliscono il quadro di riferimento obbligatorio secondo quanto previsto dall’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Obblighi per le Pubbliche Amministrazioni: cosa prevede la normativa

In attuazione del Piano Triennale per l’Informatica nella PA, le amministrazioni pubbliche devono conformarsi a obblighi precisi in termini di documentazione digitale. Ecco i principali adempimenti:

1. Nomina dei Responsabili

  • Responsabile della gestione documentale per ciascuna AOO (Area Organizzativa Omogenea)
  • Coordinatore della gestione documentale (in presenza di più AOO)
  • Responsabile della conservazione

2. Redazione e pubblicazione dei Manuali

Le amministrazioni devono adottare e pubblicare nella sezione “Amministrazione Trasparente” del sito istituzionale:

  • Manuale di gestione documentale
  • Manuale di conservazione

Ogni manuale deve essere accompagnato dai provvedimenti ufficiali di nomina dei rispettivi responsabili.

3. Gestione e conservazione documentale a norma

I documenti digitali devono essere gestiti fin dalla loro creazione in conformità con le normative archivistiche e giuridiche, assicurando:

  • Aggregazioni documentali strutturate
  • Metadati conformi
  • Versamento a un sistema di conservazione digitale a norma

4. Sicurezza informatica e protezione dei Dati

Le attività devono rispettare:

  • Le misure minime di sicurezza ICT (Circolare AgID n. 2/2017)
  • Le prescrizioni del GDPR (art. 32 Reg. UE 679/2016)

Scadenze AgID: calendario degli adempimenti

Per monitorare il rispetto delle Linee guida AgID da parte delle PA, sono previste verifiche con scadenze differenziate:

  • Giugno 2025: pubblicazione del Manuale di gestione documentale e nomina dei responsabili
  • Giugno 2026: pubblicazione del Manuale di conservazione e nomina del responsabile della conservazione

Controlli AgID

Gli esiti saranno verificati:

  • Entro dicembre 2025 per gli obblighi di gestione
  • Entro dicembre 2026 per quelli di conservazione

Digitalizzazione documentale: un’opportunità per la PA

Il rispetto delle linee guida AgID non è solo un obbligo legale, ma rappresenta una leva strategica per:

  • Migliorare l’efficienza amministrativa
  • Favorire lo scambio documentale tra enti
  • Garantire servizi digitali di qualità a cittadini e imprese

Un cambiamento che va oltre la tecnologia: è un processo culturale e organizzativo che richiede consapevolezza e competenze digitali.

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