Di Marta Gaia Castellan – Consulenza di processo e normativa – Business compliance – Innovation & strategy at InfoCert
A partire da giugno prossimo saranno pienamente vigenti le nuove Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicate lo scorso settembre, ai sensi del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, in sostituzione delle Regole Tecniche contenute nei DPCM 2013/2014 (su protocollo, conservazione, formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale).
Non dobbiamo farci ingannare dal termine ‘Linee Guida’: hanno carattere vincolante, sono applicabili sia alle Pubbliche Amministrazioni che ai privati e sono inquadrate come atto di regolamentazione tecnica a tutti gli effetti.
Lo scopo è quello di riunire in un’unica cornice l’intero ciclo di vita del documento, che: ha un momento di formazione (con determinate modalità, con strumenti che ne garantiscono l’immodificabilità e con metadati che lo accompagnano per identificarlo e descriverlo), ha una fase di gestione (può venire aggregato ad altri documenti, scambiato, condiviso) e, infine, un versamento in conservazione (per la quale è previsto un nuovo standard UNI SInCRO).
È da sottolineare che le Linee Guida sono articolate in un documento principale, che ripercorre queste tre fasi del ciclo di vita del documento, e in sei allegati, che contengono degli approfondimenti tecnici su:
- Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
- Allegato 2 – Formati di file e riversamento
- Allegato 3 – Certificazione di processo
- Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
- Allegato 5 – Metadati
- Allegato 6 – Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.
In particolar modo, le Linee Guida accendono l’attenzione su tre principali tematiche, non del tutto nuove, ma sicuramente oggi percepite come di grande importanza:
- l’utilizzo del sigillo elettronico, servizio fiduciario eIDAS che garantisce l’origine e l’integrità dei documenti, legandoli a una persona giuridica (con una forte analogia con la tecnologia alla base della firma digitale);
- la certificazione di processo per la realizzazione massiva di copie per immagini (scansioni) di documenti analogici, con la garanzia della corrispondenza della copia all’originale;
- una più ricca e complessa metadatazione dei documenti, introducendo molti più metadati rispetto alla precedente normativa, tra cui: identificativo univoco, modalità di formazione, dati di registrazione, soggetti coinvolti, formato, verifiche di presenza di firme/marche, tracciatura delle modifiche, ecc.…
Infine, le Linee Guida ribadiscono l’importanza di due fondamentali strumenti per regolamentare e organizzare la gestione documentale: Manuale di Gestione (per le Pubbliche Amministrazioni) e Manuale della Conservazione (anche per i privati).
Quest’ultimo, “deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione” (LLGG 4.6).
InfoCert, in qualità di Conservatore, ha pubblicato il proprio Manuale della Conservazione sul proprio sito:
https://www.infocert.it/conservazione/pdf/manuale-conservazione-infocert.pdf
per permettere ai propri clienti di inserire nei propri Manuali gli opportuni rinvii.
Inoltre, il servizio di conservazione digitale a norma LegalDoc è già predisposto per accettare ad ogni versamento tutti i metadati ulteriori che ciascun Produttore vorrà aggiungere rispetto alla configurazione già in essere (e precedente alle Linee Guida) per allinearsi a queste ultime.
Autore:
Marta Gaia Castellan
Consulenza di processo e normativa – Business Compliance – Innovation & Strategy
