Una azienda vive e agisce attraverso la collaborazione tra le persone che ne fanno parte. Mantenere vivi e pienamente operativi i rapporti di collaborazione anche in regime di Smart Working, in questo periodo, è perciò fondamentale.  

Per continuare a scambiare, firmare e conservare a norma ordini, richieste, preventivi e documenti interni, occorre dotarsi di alcuni strumenti indispensabili.

Gli strumenti di cui più ha bisogno un’impresa per funzionare in regime di  Smart Working

Uno dei primi Decreti del Presidente del Consiglio dei ministri (DPCM) emanati dal Governo Conte nell’ambito delle misure per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 (Coronavirus) è quello del 1° marzo 2020, che interviene sulle modalità di accesso allo Smart Working per i dipendenti delle aziende italiane.

Tali modalità sono state confermate anche da un successivo DPCM, quello del 4 marzo 2020, che all’art. 1, lettera n, dispone che:

la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti; gli obblighi di informativa di cui all’articolo 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti invia telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro;

Ancora il DPCM dell’11 marzo 2020 raccomanda che venga fatto il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte dal proprio domicilio.

La vita di un’impresa è però fatta in buona parte di documenti (bilanci, budget, offerte, contratti, permessi) scambiati tra un ufficio e l’altro o tra un responsabile e uno o più collaboratori. Documenti spesso riservati o comunque importanti per il buon funzionamento dell’azienda e che, il più delle volte, oltre ad essere scambiati hanno bisogno di firme e approvazioni.

Perciò, per mantenere in piedi questi meccanismi e garantire la continuità dei rapporti tra l’impresa e i suoi dipendenti, bisogna dotarsi dei necessari strumenti. Tra quelli che mette a disposizione InfoCert: SPID, Firma Digitale Remota, Posta Elettronica Certificata, Conservazione Digitale dei documenti.

SPID per il caricamento massivo delle comunicazioni di Smart Working

La necessità di dotare l’azienda di strumenti digitali adeguati parte già dall’accesso alla procedura semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni di Smart Working, ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020.

L’applicativo è infatti accessibile tramite SPID o credenziali cliclavoro dalla pagina web Comunicazioni di smart working ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020.

La procedura semplificata richiede poi il salvataggio di un file Excel (che si può scaricare alla stessa pagina appena linkata), basato su un template riconosciuto dalla procedura, con i dati dei lavoratori che svolgeranno l’attività lavorativa in modalità di Smart Working.

Fatto ciò, non è necessario comunicare nessun accordo individuale o autocertificazione.

Altre soluzioni digitali per l’operatività aziendale in regime di Smart Working

Attraverso SPID, datori di lavoro, microimprese e PMI possono anche accedere al portale INPS e caricare la domanda con la nuova causale “COVID-19 nazionale” per attivare misure quali cassa integrazione, assegno ordinario e cassa integrazione in deroga.

Grazie alla Posta Elettronica Certificata è possibile garantire il valore legale di tutte le comunicazioni che in questo periodo si susseguono in merito all’operatività aziendale.

Mentre, come già accennato, dotando i dipendenti di una soluzione basata sulla firma digitale si permette loro di continuare a sottoscrivere da casa propria: ordini, richieste, preventivi e tutti i documenti interni necessari a mantenere l’azienda operativa.

La tecnologia gioca un ruolo chiave nella attuale situazione di emergenza, ma manterrà lo stesso ruolo anche domani, nei luoghi di lavoro a cui presto o tardi faremo ritorno, per connettere persone, uffici e aree in modo più diretto e immediato nei processi di business, con l’obiettivo di aumentare produttività, innovazione e il coinvolgimento di persone e gruppi di lavoro.