Con l’articolo di oggi inauguriamo una serie di contenuti sul tema dello Smart Working. Con questi vogliamo suggerire a imprese e professionisti una serie di buone pratiche e strumenti da adottare per gestire al meglio la produttività da remoto.
Nel contesto attuale, la preoccupazione maggiore di aziende piccole e grandi è certamente quella di contenere le ripercussioni negative del lock down sul volume di affari e cercare di restare operative per quanto possibile. Per raggiungere questi obiettivi, ora e nel prossimo futuro, servizi digitali quali PEC (la Posta Elettronica Certificata), firma digitale e sistemi di conservazione digitale dei documenti sono i migliori alleati su cui si possa contare.
In questo primo articolo ci concentriamo sulla gestione del business con fornitori, clienti e partner commerciali.
Lo smart working non è, di per sé, sufficiente
In questo periodo, cellulare, sistemi di video conference ed e-mail sono sicuramente gli strumenti che utilizziamo di più per organizzare le attività con colleghi e collaboratori, mantenere i contatti con i clienti già acquisiti o negoziare, con nuovi clienti, costi e termini contrattuali per la vendita di prodotti e servizi.
Tuttavia, la gran parte delle attività e delle transazioni che possiamo avviare con questi strumenti, alla fine richiedono uno scambio di documenti a cui è necessario appore una o più firme da parte di soggetti diversi.
È evidente che lo smart working, di per sé, non può rispondere da solo a tutte le esigenze di produttività fuori dall’ufficio.
Firma digitale, marche temporali e Dike GoSign
Per questo la firma digitale, ora più che mai, è diventata uno strumento indispensabile per il dipendente, il manager o il responsabile degli acquisti che non può permettersi di spostarsi per firmare un pezzo di carta presso l’ufficio competente. Che si tratti di accendere un mutuo o un finanziamento, aprire un conto corrente o attivare un servizio, la firma digitale permette di non firmare più nulla su carta, bensì su un dispositivo idoneo, che può anche essere il proprio smartphone validato, con un chiaro beneficio in termini di costi ma anche di sicurezza del dato.
Attraverso una firma elettronica qualificata e Dike GoSign non solo è possibile firmare digitalmente dei documenti stando a casa, ma si possono impostare veri e propri iter approvativi. In questo modo diventa semplice creare una pratica e impostare una serie di campi firma e regole per riprodurre digitalmente, e velocizzare, anche gli iter burocratici più lunghi e farraginosi. Apponendo ai documenti una marca temporale, oltre alla firma, è inoltre possibile certificare il momento esatto di ogni sottoscrizione.
PEC e Conservazione Digitale
Accanto alla firma digitale, la PEC permette di portare avanti lo scambio di comunicazioni, adempimenti amministrativi, offerte, ordini e altri documenti (firmati o da firmare), con la certezza dell’invio e della consegna di ogni messaggio, nonché dell’immodificabilità delle informazioni contenute in ognuno.
L’uso della PEC è preferibile all’uso della normale posta elettronica in un contesto aziendale, perché di gran lunga il più sicuro, veloce e incontrovertibile per tutte quelle comunicazione importanti, di cui si vuole salvaguardare la trasmissione.
Infine, un sistema di Conservazione Digitale a norma permette di conservare nel tempo: messaggi PEC, allegati legalmente rilevanti, documenti di natura amministrativa o fiscali. In caso di ispezione, infatti, l’impresa dovrà sempre essere in grado di mostrare all’auditor tutti i documenti sociali e commerciali richiesti.
