Sono già trascorse alcune settimane da quando l’emergenza sanitaria conseguente alla pandemia causata da Covid-19, o Coronavirus, ha rivoluzionato le vite e il modo di lavorare di cittadini e imprese, non solo in Italia ma a livello globale.

Nell’attuale situazione di lock down, in cui le scuole restano chiuse, i mezzi di trasporto riducono le corse e i cittadini sono costretti a restare a casa, lo smart working è la soluzione che sta permettendo a tante aziende di mantenere in funzione i propri servizi. Non tutti riescono però a rispondere allo stesso modo.

Chi ha già intrapreso da tempo un percorso di riorganizzazione dei processi in modalità digitale, nonostante le difficoltà, sta gestendo meglio la propria operatività rispetto a chi si è mosso in ritardo e ha continuato a privilegiare un modello di relazione “in presenza” con i propri interlocutori, in primis i clienti.

Smart working e soluzioni digitali per la gestione dei processi “da remoto”, oltre che risorse utili ad affrontare l’attuale situazione di emergenza, possono diventare investimenti fruttuosi per il prossimo futuro, quando bisognerà impegnarsi per rilanciare la propria competitività.

Vediamo quindi di capire meglio come e perché è importante organizzarsi e investire, fin da subito.

FLESSIBILITÀ, ORIENTAMENTO AL RISULTATO E TECNOLOGIE DIGITALI

In primo luogo, bisogna aver chiaro in mente che lo smart working va ben oltre il concetto di telelavoro o lavoro da casa.

Nello smart working, o lavoro agile, luoghi e orari di lavoro sono scelti liberamente dal lavoratore. La flessibilità è il punto di forza di questa modalità di lavoro, che richiede un’assunzione di responsabilità da parte del dipendente e fiducia da parte del datore di lavoro. L’accordo tra le parti è per lo più relativo agli obiettivi da raggiungere e non vincolato a veri e propri orari da rispettare (purché siano rispettati i limiti giornalieri/settimanali stabiliti dai contratti collettivi).

I vantaggi per i dipendenti partono da una migliore gestione del proprio tempo rispetto a quanto si potrebbe fare avendo orari di lavoro rigidi, riuscendo così a conciliare lavoro e vita privata, con una conseguente riduzione dello stress da lavoro. La possibilità di non doversi recare in ufficio si collega a una maggiore sostenibilità ambientale, in termini di riduzione del traffico ad esempio, ed è questo uno degli effetti che in questi giorni di lock down emerge particolarmente se pensiamo che città come Roma e Milano stanno registrando un forte calo dei livelli di smog e polveri sottili nell’aria.

Le aziende hanno la possibilità di gestire meglio i propri spazi e avere vantaggi in termini di contenimento dei costi. E un altro vantaggio, reso evidente dalla pandemia di Coronavirus, è la possibilità di lavorare da remoto anche quando eventi particolari non permettono di recarsi in ufficio o di tenere aperti i luoghi di lavoro in sicurezza.

Perché un processo di smart working abbia successo, due elementi sono però essenziali: una cultura aziendale orientata ai risultati e soluzioni tecnologiche adeguate, che permettano all’azienda e ai dipendenti di gestire da remoto il lavoro e i rapporti con i colleghi e i clienti.

LE SOLUZIONI DIGITALI PER RESTARE (PRODUTTIVI) A CASA

Già in questi giorni, sono molte le richieste di attivazione di servizi di Digital Trust giunte ad InfoCert da realtà di ogni dimensione: grandi aziende, PMI, studi professionali. 

Due soluzioni da cui tutte queste realtà possono trarre immediati benefici sono Posta Elettronica Certificata e Firma Digitale, che permettono di concludere remotamente transazioni digitali – ad esempio la contrattualizzazione dei clienti per la vendita di prodotti o servizi con pieno valore legale – senza che sia necessario alcun incontro di persona.

Attraverso la PEC, un professionista o un’impresa possono ad esempio comunicare attraverso un canale ufficiale (e con tutte le relative garanzie in termini di certezza della consegna, integrità e opponibilità a terzi) con clienti, uffici pubblici o con i fornitori senza dover uscire di casa per spedire una raccomandata.

La firma digitale permette di firmare documenti direttamente da PC o smartphone con lo stesso valore legale della firma autografa e quindi di sottoscrivere e far sottoscrivere contratti, bilanci, atti amministrativi e giudiziari in pochi secondi, a distanza,  senza stampa, carta e spedizioni.

Con una soluzione di firma remota non è necessario possedere un lettore Smart Card o una chiavetta USB ma basta utilizzare l’applicazione gratuita Dike GoSign, su PC, tablet o smartphone. Il che rende questo strumento particolarmente vantaggioso nella situazione attuale. Anche il rilascio è effettuato a distanza grazie alla procedura di riconoscimento web, utilizzando la fotocamera del pc o dello smartphone.

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