• giovedì, Dicembre 12, 2019

Digitalizzare la gestione di meeting e CdA: la storia di Meeting Book

la storia del meeting book

L’INTERVISTA: MEETING BOOK, DAL PROTOTIPO AL PRODOTTO INSIEME AL CLIENTE

la storia del meeting book

L’organizzazione e gestione dei meeting, e in particolare dei board meeting o Consigli di Amministrazione (CdA), sono attività che possono diventare molto impegnative e stressanti per le segreterie di direzione di qualunque azienda. Per rendere tutto più semplice può bastare un’app mobile e alcuni tablet per i Consiglieri.

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Stiamo parlando di Meeting Book, una soluzione sviluppata da Eco-Mind Ingegneria Informatica e oggi offerta da InfoCert (dopo l’acquisizione del ramo d’azienda App Factory di Eco-Mind nell’ottobre del 2015). Abbiamo chiesto di raccontarcene la storia a Fabio Chinaglia, fondatore di Eco-Mind a capo del gruppo che ha sviluppato Meeting Book, oggi Direttore Operations di InfoCert.

IL PROBLEMA: RENDERE PIÙ SICURA ED EFFICACE LA GESTIONE DI MEETING E CDA

L’idea di Meeting Book è nata e si è evoluta insieme ai clienti a partire dal 2011, quando ancora lavoravo in Eco-Mind. Un cliente, importante gruppo bancario italiano, ci aveva chiesto aiuto per risolvere un problema di business: rendere più sicura ed efficace la gestione dei Consigli di Amministrazione.

La gestione che avevano era infatti molto tradizionale e totalmente basata sulla carta. Ogni mese diverse riunioni, presso le varie società del gruppo, generavano una produzione massiva di documenti cartacei e questo generava due problemi principali.

In primo luogo, distribuire su carta tante copie di documenti riservati spesso rivisti o aggiornati all’ultimo momento, aumentava il rischio di perdita di informazioni e data breach. Un documento lasciato nel posto sbagliato può rivelare a persone non autorizzate informazioni importanti.

Inoltre, il mancato aggiornamento di una copia fa sì che due consiglieri possano avere versioni diverse di un documento e ciò può creare difficoltà e incomprensioni durante le riunioni se non addirittura creare i presupposti per contestazioni e contenziosi tra i partecipanti.

Un secondo problema riguarda l’efficienza. In tante aziende, a ridosso dei CdA, ho visto le segreterie di direzione venire sommerse da attività operative fino a trasformarsi in vere e proprie copisterie. Molti documenti arrivavano all’ultimo minuto e dovevano comunque essere stampati, distribuiti, rilegati e controllati. Inoltre, le stesse segreterie devono anche vigilare sul corretto svolgimento dei meeting, affinché sia rispettata una serie di regole, e stressate dall’attività operativa rischiano di venir meno a questo ben più importante compito.

LA SOLUZIONE: ORGANIZZARE E GESTIRE LO SVOLGIMENTO DEI CDA ATTRAVERSO UN EBOOK

Nel 2011, tablet e app mobile erano agli esordi e abbiamo deciso di puntare su questi ideando un concept in cui i consiglieri avrebbero avuto a disposizione un ebook, fruibile attraverso un tablet, contenente tutti i fascicoli delle riunioni. Dietro l’applicativo, un sistema di gestione dei contenuti avrebbe permesso alle segreterie di direzione di raccogliere in forma digitale i documenti, organizzarli in un indice e costruire l’ebook da pubblicare e rendere disponibile ai consiglieri.

Tra le funzionalità abbiamo previsto che nel corso del meeting un consigliere potesse prendere la parola e illustrare un documento dal proprio tablet, permettendo agli altri partecipanti di consultare il documento in autonomia sul proprio o di premere un pulsante per sincronizzare il tablet con quello del relatore e seguire in tempo reale quel che il relatore visualizzava. Il relatore avrebbe così potuto zoomare, prendere note o fare schemi sui documenti, visualizzabili subito da tutti i partecipanti.

Ciò permette anche oggi, a chi usa Meeting Book, di fare a meno di schermi, pc, proiettori e consente di gestire i meeting anche in mobilità. Una delle caratteristiche tecniche prevede l’uso di protocolli di comunicazione diversi dallo streaming, molto più efficienti e sicuri. Anche un utente collegato con un tablet in 3G o 4G può seguire in real time quello che presenta un relatore.

LA REALIZZAZIONE: DAL PROTOTIPO ALL’INDUSTRIALIZZAZIONE DI MEETING BOOK

A luglio del 2011 abbiamo presentato il concept al cliente, che l’ha fatto suo ed ha subito deciso di indire una gara coi suoi fornitori per realizzare l’App. Su mia richiesta il Cliente ha accettato che anche Eco-Mind, allora composta da meno di 5 persone (oggi tutte confluite in InfoCert), fosse iscritta all’albo fornitori per partecipare alla gara.  Ad agosto, mentre gli altri fornitori preparavano dei documenti per rispondere alla richiesta di offerta, noi abbiamo realizzato un prototipo funzionante. Abbiamo cercato di creare un prodotto innovativo anche dal punto di vista tecnico, basato su un’estensione del protocollo XMPP (Jabber) per la collaborazione in real time e equipaggiato di una libreria software innovativa, sviluppata da una startup tedesca oggi leader in questo campo, che ci permetteva di rendere graficamente e manipolare i file PDF in maniera molto efficace. A settembre abbiamo presentato un prototipo pressoché completo ed anche questo è piaciuto al Cliente, che ci ha affidato l’ordine. Nel tempo di progetto abbiamo industrializzato il prodotto, usando il prototipo come base delle specifiche, e siamo andati in esercizio on time e on budget, con grande soddisfazione del Cliente stesso.

Da un prototipo siamo arrivati all’applicazione funzionante insieme al cliente, che ha avuto modo di sperimentarlo già durante il corso del progetto. Non sono mancate le difficoltà, che hanno riguardato soprattutto la gestione di alcuni aspetti innovativi e il riuscire a creare qualcosa di molto usabile, ma questo approccio di co-factory con il Cliente ci ha permesso di arrivare sul mercato in tempi brevissimi. È stata per noi una lezione importante: l’anno dopo abbiamo replicato con successo lo stesso approccio con GoSign su scala molto maggiore insieme ad InfoCert.

Meeting book, rispetto ad altri prodotti esistenti sul mercato è molto più semplice e di uso immediato. Anche i meno avvezzi all’informatica tra i membri dei CdA, tipicamente, imparano a usare l’applicazione senza nessuna istruzione. Questa cosa è stata verificata con alcuni blind test con gruppi di utenti che, in un reale CDA, hanno ricevuto la tradizionale documentazione cartacea e, a fianco, un tablet con meeting book. Dopo mezz’ora tutti quanti non guardavano più la documentazione cartacea ma usavano senza problemi l’app.

GLI SVILUPPI: DAL PASSAPAROLA TRA GLI AD A UNA PIATTAFORMA MULTIMPRESA

Nei mesi successivi al lancio e all’adozione di Meeting Book da parte del suo primo cliente, il prodotto ha cominciato a diffondersi tra grandi aziende quotate attraverso il semplice passaparola tra i consiglieri. Senza alcuna attività promozionale abbiamo cominciato a ricevere richieste di presentare il prodotto da varie aziende e guadagnato così nuovi clienti.

Abbiamo avuto il caso di una importante azienda nel settore automotive in cui la curva di adozione è stata particolarmente rapida. Presentato al Direttore IT, poi al Direttore Amministrativo e infine all’Amministratore Delegato, che già aveva avuto modo di usarlo in un CDA di un’altra azienda già nostro Cliente, Meeting Book è stato attivato dopo pochissime settimane ed è utilizzato con soddisfazione dall’azienda da ormai più di 5 anni.

Un cliente operante nel settore finance ha trovato l’applicazione di Meeting Book sull’Apple Store e ha deciso di utilizzarla in sostituzione a un altro software con cui aveva riscontrato problemi. Il giorno dopo averla provata, lo stesso cliente ha scaricato 20 istanze client e il giorno dopo ancora ha utilizzato Meeting Book per un CdA sottoscrivendo un abbonamento al nostro servizio Cloud.

Lo scorso anno Meeting Book ha compiuto un bel salto di qualità. Un cliente, grande azienda italiana leader mondiale nel settore energetico e già cliente di meeting book in Italia, ha deciso di estenderne l’adozione a livello globale in tutte le proprie sedi. Ciò ha richiesto un’evoluzione della piattaforma.

Così Meeting Book è diventato una soluzione multi-azienda, che permette oggi di gestire più organizzazioni strutturate gerarchicamente con un’unica istanza. Con Meeting Book oggi è possibile impostare una serie di regole di visibilità dei documenti e controlli relativi a come vengono caricati, pubblicati, consultati, tipici di un grande gruppo. In poco tempo, al primo si sono aggiunti altri clienti che Usano Meeting book su scala globale.

23 gennaio 2019

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