Ti trovi davanti a una fattura elettronica scartata e non sai cosa fare? In questa breve guida ti spieghiamo passo passo i motivi di tale circostanza e come porvi rimedio.
Per cominciare, un breve ripasso su come funziona il Sistema di Interscambio (abbreviato SdI). Con la fatturazione elettronica, ogni documento XML è processato da SdI: non appena l’Agenzia delle Entrate riceve una fattura elettronica in XML compie una serie di controlli formali e sostanziali.
Se tutto fila liscio e senza errori, SdI recapita la fattura al destinatario. Se invece uno o più controlli non vanno a buon fine, allora la fattura è scartata e non viene emessa. A questo punto non resta che capire perché e come risolvere la situazione.
Cos’è la notifica di scarto fattura elettronica?
Se hai inoltrato a SdI una fattura elettronica e ricevi una notifica di scarto, significa che il documento non è stato correttamente processato perché contenente uno o più errori.
In sintesi, la notifica di scarto è un messaggio che il sistema inoltra al soggetto emettente per segnalare il mancato invio al destinatario della fattura, la quale risulta così come “non emessa”.
Perché la fattura elettronica è scartata: le cause più comuni
Il Sistema di Interscambio dispone di 5 giorni al massimo, dalla data di ricezione del file XML, per fare i controlli propedeutici alla consegna della fattura al destinatario.
Se in questo lasso di tempo il soggetto che emette il documento fiscale riceve una notifica di fattura elettronica scartata dovrà provvedere a correggere l’errore e a inviarla nuovamente a SdI.
Ma quando viene scartata la fattura elettronica? Qui di seguito i motivi principali per i quali l’invio della fattura elettronica non va a buon fine:
- Nome del file non valido;
- Certificato di firma scaduto;
- La firma del file non è valida;
- Dimensioni del file eccedenti quelle consentite dal sistema;
- Partita IVA / Codice Fiscale errati.
Esempi di errori di fatture elettroniche scartate
Vediamo adesso alcuni casi pratici di errori che portano allo scarto della fattura elettronica da parte del Sistema d’Interscambio.
Errore 00324 – Mancata coerenza tra Partita IVA e Codice Fiscale
Significa che ci sono degli errori nel campo identificativo del tuo cliente. Quali ad esempio:
- Hai messo la sigla IT davanti al Codice Fiscale del cliente: toglila perché non serve;
- Il cliente è una società, ma hai inserito il CF di una persona fisica: modifica il dato;
- Il cliente è una ditta individuale o un libero professionista e hai usato il medesimo valore per CF e PI: inserisci il Codice Fiscale del titolare.
Errore 00404 – Fattura duplicata
Un altro errore che capita e che ha come conseguenza lo scarto della fattura elettronica è usare lo stesso numero di documento utilizzato per una fattura già trasmessa al SdI.
Può succedere se emetti le fatture usando diversi canali di trasmissione e non le sincronizzi. In questo caso dovrai procedere alla riemissione della fattura elettronica utilizzando un nuovo numero di documento.
Fattura elettronica scartata cosa fare?
Una volta che si riceve la notifica di fattura elettronica scartata, occorre agire rapidamente: hai tempo 5 giorni dalla notifica per correggerla e inviarla di nuovo, con lo stesso numero e data, oppure massimo 12 giorni se scegli la riemissione con una delle altre modalità indicate dall’Agenzia delle Entrate. Se non completi la procedura nei termini previsti, rischi sanzioni per tardiva emissione.
La prima cosa da fare è identificare il motivo dello scarto: alcuni software supportano tale funzionalità e notificano in modo chiaro e rapido all’utente lo stato della fattura elettronica. Dopo che l’errore rilevato è corretto si può scegliere tra 3 opzioni, secondo quanto riportato dalla circolare n. 13 del 2/07/2018 dell’Agenzia delle Entrate:
- Effettua la riemissione della fattura elettronica al SdI entro 5 giorni dalla notifica dello scarto, usando lo stesso numero e data di documento di quella originaria.
- Emetti una fattura con nuovo numero progressivo e data, coerenti con i documenti emessi successivamente all’invio che ha prodotto lo scarto. Nel farlo dovrai citare la sopra menzionata circolare.
- Fai una fattura con specifica numerazione, che attesta che si tratta di un documento di rettifica rispetto al precedente. Per esempio, se la fattura 3 del 14 gennaio 2023 è stata scartata, puoi emettere la nuova fattura come n. 3/R del 21/01/2023.
La circolare n. 13 afferma esplicitamente che la prima modalità è quella preferibile. Se non è possibile la riemissione fattura elettronica scartata entro 5 giorni con medesimo numero e stessa data, allora si può scegliere una delle altre due modalità.
Quali sanzioni per la fattura elettronica scartata?
Perché abbiamo rimarcato che è importante essere solerti nell’accorgersi dello scarto della fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio? Perché chi non rimedia in tempo, rischia sanzioni salate.
Il D.L. nr. 471/1997 art. 6 stabilisce la seguente sanzione amministrativa per la mancata o tardiva emissione di fatture emesse oltre il 12° giorno dall’operazione: ammenda fra il 90% e il 180% dell’imposta calcolata sull’imponibile non correttamente documentato, con un minimo di 500 euro.
Software di fatturazione elettronica: un aiuto per evitare errori
Il software di fatturazione elettronica è uno strumento ormai indispensabile nella gestione amministrativa e fiscale per imprenditori, liberi professionisti e Partite IVA.
Scegliere quello più performante in base alle esigenze specifiche del business è il segreto per ridurre al minimo il margine di errore e per risparmiare tempo e denaro.
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