L’art. 106 del Decreto Cura Italia ha modificato alcune disposizioni in materia societaria, per la gestione da remoto di Consigli di Amministrazione e assemblee dei soci. Ecco alcuni suggerimenti sugli strumenti da utilizzare.
Marzo e aprile sono generalmente i mesi in cui si concentrano le riunioni dei Consigli di Amministrazione per l’approvazione dei progetti di bilancio e le convocazioni delle relative assemblee dei soci, da tenersi generalmente nel mese successivo. Anche su questo fronte, le contromisure per il contrasto della pandemia scatenata dal virus Covid-19 hanno imposto dei cambiamenti alle aziende.
Le convocazioni delle assemblee ordinarie per l’approvazione dei bilanci prima del COvid-19
Normalmente, ai sensi dell’art. 2364 del Codice civile, la convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio dovrebbe intervenire entro il termine stabilito dallo statuto e, in ogni caso, non oltre 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale di riferimento. Tale termine può poi essere esteso fino ad un massimo di 180 giorni in presenza di obbligo per la società di redigere il bilancio consolidato o di particolari esigenze relative alla struttura o all’oggetto della società.
La pandemia innescata dal Coronavirus ha portato all’adozione di una serie di misure da parte del Consiglio dei Ministri che integrano in vario modo quanto previsto in circostanze “ordinarie” dalla normativa applicabile alla gestione degli Organi Sociali.
Le riunioni assembleari, specie quelle di società quotate, sono frequentemente caratterizzate dalla presenza di un numero elevato di persone in spazi ridotti, situazione chiaramente incompatibile con il rispetto delle varie misure anti-contagio. In particolare, ci si riferisce all’art. 1, paragrafo 2, del DPCM del 9 marzo 2020, ai sensi del quale “[…] sull’intero territorio nazionale è vietata ogni forma di assembramento di persone in luoghi pubblici o aperti al pubblico”.
L’art. 106 del Decreto-legge “Cura Italia” (D.L. 17 marzo 2020, n. 18)
Il Decreto-legge Cura Italia (D.L. 17 marzo 2020, n. 18), “recante misure di potenziamento del servizio sanitario nazionale e di sostegno economico per famiglie, lavoratori, e imprese connesse all’emergenza epidemiologica da COVID-19”, ha anche introdotto alcune disposizioni in materia societaria. In particolare, all’art. 106 del Decreto viene disposto che:
- in deroga a quanto previsto dall’art. 2364, comma 2 e dall’art. 2478-bis c.c. e alle disposizioni statutarie, è consentito a tutte le società di convocare l’assemblea ordinaria entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale;
- nelle S.p.A., S.r.l., S.a.p.A. e società cooperative è possibile prevedere che i soci intervengano in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche in deroga alle disposizioni statutarie. Non è inoltre necessario che il presidente, il segretario, o il notaio ove richiesta la sua presenza per la natura dell’atto, si trovino nello stesso luogo;
- nelle S.r.l. è possibile ricorrere al voto espresso mediante consultazione scritta o al consenso espresso per iscritto, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, comma 4, cod. civ. e alle disposizioni statutarie;
- alle S.p.A. quotate in mercati regolamentati è consentito ricorrere all’istituto del rappresentante designato per l’esercizio del diritto di voto nelle assemblee ordinarie e straordinarie, anche ove lo statuto disponga diversamente. Le stesse potranno prevedere, nell’avviso di convocazione, che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante, al quale si potranno conferire deleghe o sub-deleghe anche con sottoscrizione digitale;
- tutte le deroghe si applichino alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 o comunque, se successive, entro la data fino alla quale sarà in vigore lo stato di emergenza sanitaria.
Soluzioni digitali per gestire ogni fase di assemblee e CdA: convocazione, riunione, verbalizzazione
In tale contesto, ogni fase di un Consiglio di Amministrazione o Assemblea può essere gestita attraverso strumenti digitali quali Posta Elettronica Certificata (PEC), Firma Digitale, sistemi di Conservazione Digitale dei documenti.
Attraverso una PEC è possibile procedere alla convocazione dell’assemblea da remoto, anche impostando un inoltro automatico al proprio sistema di conservazione digitale dei documenti.
Nel corso della riunione, utilizzando una soluzione quale Dike Gosign e un set di marche temporali, ogni partecipante potrà attestare la propria partecipazione alla riunione utilizzando una Firma Elettronica Qualificata, o eventualmente utilizzare gli stessi strumenti sottoscrivere la delega a un socio.
In fase di verbalizzazione è possibile sottoscrivere digitalmente, sempre con una firma digitale, il verbale e apporvi una marca temporale per certificare l’ora esatta di tale sottoscrizione. La PEC permette poi di inviare il verbale a tutti i soci, inclusi quelli non intervenuti e quelli intervenuti per mezzo di un delegato, garantendo il valore legale della comunicazione e l’integrità del messaggio consegnato.
