La relata di notifica a mezzo PEC è uno degli strumenti fondamentali della giustizia digitale italiana.

Con l’introduzione della Posta Elettronica Certificata (PEC) nel processo civile e le modifiche normative intervenute con la Riforma Cartabia, la relata di notifica è diventata un documento imprescindibile per certificare la corretta trasmissione di atti giudiziari e documenti ufficiali.

In questo articolo ti guideremo passo dopo passo nella redazione della relata di notifica a mezzo PEC, illustrandone struttura, requisiti formali e operativi.

Cos’è la relata di notifica a mezzo PEC?

La relata di notifica è il documento che accompagna ogni notifica effettuata tramite PEC e serve a certificare l’invio di un atto giudiziario. Deve contenere informazioni dettagliate sul mittente, sul destinatario e sull’atto stesso, e deve essere redatta e firmata in formato digitale.

Con l’entrata in vigore della Riforma Cartabia, l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata per notificare atti giudiziari è divenuto la regola, relegando gli strumenti tradizionali a casi residuali.

Obbligatorietà della notifica PEC e alternative

L’art.137 del c.p.c. stabilisce che la notifica a mezzo PEC è obbligatoria quando il destinatario:

  • ha l’obbligo di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata risultante da pubblici registri;
  • ha eletto un domicilio digitale ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005.

Se il destinatario è privo di un indirizzo PEC o in caso di esito negativo della notifica a mezzo PEC o ancora se sussistono altre cause di impossibilità oggettiva, si potrà ricorrere all’Ufficiale Giudiziario tramite l’UNEP (Ufficio Notificazioni Esecuzioni E Protesti) per effettuare la notifica. In questo caso, la relata di notifica dovrà riportare la specifica dichiarazione di cui all’art. 137, comma 7, c.p.c.

Requisiti per la notifica a mezzo PEC

Per effettuare correttamente una notifica tramite Posta Elettronica Certificata, l’avvocato deve:

  1. utilizzare un indirizzo PEC proprio, iscritto nei pubblici elenchi;
  2. verificare che anche il destinatario abbia un indirizzo PEC presente nei pubblici registri;
  3. utilizzare un dispositivo di firma digitale;
  4. inviare il messaggio PEC con l’oggetto “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”, a pena di nullità.

Come si redige una relata di notifica a mezzo PEC

La relata deve essere redatta in un file PDF nativo (cioè creato con un programma di videoscrittura e non scannerizzato), e deve contenere i seguenti dati:

  • nome, cognome e codice fiscale dell’avvocato notificante;
  • dati della parte assistita (nome e cognome o denominazione o ragione sociale, codice fiscale);
  • dati del destinatario (nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale);
  • indirizzo PEC del destinatario;
  • registro pubblico da cui è stato estratto l’indirizzo PEC;
  • estremi dell’atto notificato;
  • attestazione di conformità;
  • ufficio giudiziario, sezione, numero e anno di ruolo per le notificazioni effettuate in corso di procedimento.

Ogni documento allegato alla PEC (atto da notificare, procura del cliente e relata di notifica) deve essere firmato digitalmente.

Invio della PEC: istruzioni pratiche

Nel comporre la PEC:

  • inserisci i destinatari nel campo “A”, mai in “CC”;
  • scrivi l’oggetto obbligatorio: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”;
  • inserisci nel corpo del messaggio eventuali istruzioni per la consultazione dell’atto. In alternativa puoi anche lasciare il corpo del messaggio in bianco;
  • allega tutti i documenti firmati digitalmente;
  • conserva le ricevute di accettazione e avvenuta consegna in formato telematico.

Quando si perfeziona la notifica?

La notifica di relata a mezzo PEC si considera:

  • perfezionata per il mittente nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione;
  • perfezionata per il destinatario quando viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

Attenzione: se la ricevuta di avvenuta consegna è generata tra le 21:00 e le 7:00, la notifica si considera perfezionata alle 7:00 del giorno successivo.

I vantaggi di attivare la PEC nell’ambito della giustizia digitale

Sebbene l’utilizzo della PEC per le notifiche degli atti giudiziari sia un obbligo normativo quando ne ricorrono i presupposti, è importante evidenziare i benefici che questo sistema apporta all’intero processo di giustizia digitale:

  • maggiore certezza giuridica grazie alle ricevute di accettazione e consegna con valore legale;
  • riduzione significativa dei tempi processuali rispetto alle notifiche tradizionali;
  • abbattimento dei costi di notifica rispetto alle procedure tramite Ufficiale Giudiziario;
  • semplificazione delle procedure e riduzione degli adempimenti burocratici;
  • tracciabilità completa dell’intero processo di notifica;
  • dematerializzazione documentale con conseguente riduzione dell’impatto ambientale;
  • facilità di archiviazione e recupero delle comunicazioni ufficiali.

L’adozione di soluzioni PEC professionali, come quelle offerte da provider qualificati, consente quindi di ottimizzare la gestione dell’intero flusso di lavoro legato alle notifiche, garantendo conformità normativa ed efficienza operativa.

Al di là delle notifiche degli atti giudiziari, i vantaggi di attivare la PEC includono la possibilità di comunicare con la Pubblica Amministrazione, partecipare a gare d’appalto e gestire qualsiasi comunicazione che richieda valore legale, rappresentando così uno strumento essenziale per la digitalizzazione dell’attività professionale.

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