Le nuove Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione

Di Marta Gaia Castellan – Consulenza di processo e normativa – Business compliance – Innovation & strategy at InfoCert

A partire da giugno prossimo saranno pienamente vigenti le nuove Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicate lo scorso settembre, ai sensi del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, in sostituzione delle Regole Tecniche contenute nei DPCM 2013/2014 (su protocollo, conservazione, formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale).

Non dobbiamo farci ingannare dal termine ‘Linee Guida’: hanno carattere vincolante, sono applicabili sia alle Pubbliche Amministrazioni che ai privati e sono inquadrate come atto di regolamentazione tecnica a tutti gli effetti.

Lo scopo è quello di riunire in un’unica cornice l’intero ciclo di vita del documento, che: ha un momento di formazione (con determinate modalità, con strumenti che ne garantiscono l’immodificabilità e con metadati che lo accompagnano per identificarlo e descriverlo), ha una fase di gestione (può venire aggregato ad altri documenti, scambiato, condiviso) e, infine, un versamento in conservazione (per la quale è previsto un nuovo standard UNI SInCRO).

È da sottolineare che le Linee Guida sono articolate in un documento principale, che ripercorre queste tre fasi del ciclo di vita del documento, e in sei allegati, che contengono degli approfondimenti tecnici su:

• Allegato 1 – Glossario dei termini e degli acronimi
• Allegato 2 – Formati di file e riversamento
• Allegato 3 – Certificazione di processo
• Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
• Allegato 5 – Metadati
• Allegato 6 – Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

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In particolar modo, le Linee Guida accendono l’attenzione su tre principali tematiche, non del tutto nuove, ma sicuramente oggi percepite come di grande importanza:

• l’utilizzo del sigillo elettronico, servizio fiduciario eIDAS che garantisce l’origine e l’integrità dei documenti, legandoli a una persona giuridica (con una forte analogia con la tecnologia alla base della firma digitale);
• la certificazione di processo per la realizzazione massiva di copie per immagini (scansioni) di documenti analogici, con la garanzia della corrispondenza della copia all’originale;
• una più ricca e complessa metadatazione dei documenti, introducendo molti più metadati rispetto alla precedente normativa, tra cui: identificativo univoco, modalità di formazione, dati di registrazione, soggetti coinvolti, formato, verifiche di presenza di firme/marche, tracciatura delle modifiche, ecc.…

Infine, le Linee Guida ribadiscono l’importanza di due fondamentali strumenti per regolamentare e organizzare la gestione documentale: Manuale di Gestione (per le Pubbliche Amministrazioni) e Manuale della Conservazione (anche per i privati).

Quest’ultimo, “deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione” (LLGG 4.6).

InfoCert, in qualità di Conservatore, ha pubblicato il proprio Manuale della Conservazione sul proprio sito:

https://www.infocert.it/conservazione/pdf/manuale-conservazione-infocert.pdf

per permettere ai propri clienti di inserire nei propri Manuali gli opportuni rinvii.  

Inoltre, il servizio di conservazione digitale a norma LegalDoc è già predisposto per accettare ad ogni versamento tutti i metadati ulteriori che ciascun Produttore vorrà aggiungere rispetto alla configurazione già in essere (e precedente alle Linee Guida) per allinearsi a queste ultime.

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