Il D.Lgs. n.231/2007 ha introdotto l’obbligo di comunicazione del titolare effettivo per le società e gli enti di diritto privato: un adempimento volto a garantire trasparenza e a contrastare fenomeni come il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo.

L’Ordinanza del Consiglio di Stato n. 01850/2024 del 17 maggio 2024 ha sospeso l’operatività del Registro dei titolari effettivi, riportando l’attenzione sulle criticità legate a questo adempimento.

Per questa ragione, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) ha pubblicato, in data 1° ottobre 2024, un documento dal titolo “L’individuazione del titolare effettivo nelle società e negli enti di diritto privato” nel tentativo di rendere meno complessa la corretta identificazione del titolare effettivo.

Comunicazione titolare effettivo: cosa prevede la norma

Secondo il D.Lgs. n.231/2007 per titolari effettivi si intendono le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano un’entità giuridica ovvero ne risultano i beneficiari.

I soggetti tenuti all’individuazione e comunicazione al Registro Imprese del titolare effettivo sono:

1. Imprese con personalità giuridica

Vale a dire Srl, Spa, Sapa e società cooperative.

Titolare effettivo di tali soggetti è la persona fisica che ha la proprietà diretta o indiretta di una partecipazione superiore al 25% del capitale. 

Se tale condizione non è soddisfatta da alcun soggetto si considerano, nell’ordine, i seguenti requisiti:

  • controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
  • controllo dei voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
  • esistenza di vincoli contrattuali per esercitare un’influenza dominante sulla società;
  • possesso di poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione della società;

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2. Persone giuridiche private

Si tratta di associazioni, fondazioni, altre istituzioni di carattere privato, iscritte o meno al R.E.A., che hanno acquisito la personalità giuridica mediante l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche, istituito presso le Prefetture, Regioni e Province autonome.

In questi soggetti il titolare effettivo è la persona fisica che ricopre uno dei seguenti ruoli:

  • fondatore, se in vita;
  • beneficiario;
  • titolare di funzioni di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.

3. Trust e istituti giuridici affini ai trust

​Rientrano in questa categoria:

  • trust in possesso di codice fiscale, stabiliti o residenti in Italia e quelli non residenti, ma con i redditi prodotti in Italia;
  • istituti che, per assetto e funzioni, determinano effetti giuridici equivalenti a quelli dei trust.

Titolare effettivo di tali soggetti è la persona fisica che ricopre uno dei seguenti ruoli:

  • costituente;
  • fiduciario (tranne nei casi specifici previsti dalla normativa);
  • guardiano;
  • beneficiario;
  • soggetto che esercita il controllo sul trust o sui beni conferiti nel trust attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi.

Comunicazione titolare effettivo registro imprese: il documento di ricerca del CNDCEC

Nel suo documento di ricerca, il CNDCEC evidenzia come la corretta individuazione del titolare effettivo rappresenta una delle maggiori criticità per i destinatari della norma che non fornisce informazioni sufficienti a contemplare in maniera compiuta le diverse casistiche che si possono riscontrare nella pratica.

Il problema si avverte soprattutto in quelle strutture partecipative che presentano più livelli di proprietà ovvero agli istituti giuridici che per complessità o assenza di codificazione possono agevolare condotte opache dirette a celare attività e operazioni di riciclaggio di proventi derivanti dalla commissione di illeciti.

Titolari effettivi registro imprese: l’orientamento interpretativo del CNDCEC

Secondo l’orientamento interpretativo del CNDCEC, il titolare effettivo non deve essere individuato solo nel soggetto (persona fisica) detentore del diritto di proprietà delle azioni o quote, ma anche in quello che è in grado di esercitare diritti di voto per oltre il 25% del capitale. Ciò appare infatti maggiormente in linea con la norma ispiratrice che identifica i titolari effettivi in coloro che traggono vantaggio dal capitale o dagli asset della persona giuridica o dell’ente, o che esercitano su di essa un effettivo controllo.

Titolare effettivo comunicazione registro imprese: le casistiche esaminate dal CNDCEC

Il documento emanato il 1° ottobre riporta un’ampia casistica elaborata per agevolare l’identificazione del titolare effettivo che varia in base alla tipologia di soggetto giuridico. 

Vediamo, di seguito, i casi principali esaminati.

Persone fisiche

Per le persone fisiche, il titolare effettivo è sempre la persona per conto della quale si agisce, anche quando è rappresentata da un terzo (ad esempio, in caso di minori o incapaci). 

Anche quando una persona fisica residente all’estero agisce in Italia tramite un rappresentante, il titolare effettivo rimane la persona fisica rappresentata, non il rappresentante.

Se il mandante è un ente, il titolare effettivo dell’operazione sarà il titolare effettivo dell’ente stesso.

Società di persone

Per quanto concerne le società di persone, la norma non fissa un criterio preciso per l’identificazione del titolare effettivo; pertanto, si ritengono applicabili i criteri usati per le società di capitali, adeguandoli alle peculiarità delle società di persone. I titolari effettivi possono essere identificati tra i soci che:

  • ​hanno conferito nel capitale importi superiori al 25% del capitale sottoscritto, oppure, nei casi di ripartizione di utili in modalità non proporzionali ai conferimenti, indipendentemente dalla quota conferita, hanno diritto ad una parte degli utili o alle perdite in misura superiore al 25%;
  • hanno poteri di rappresentanza legale, di amministrazione (disgiuntiva, congiuntiva o mista) o direzione della società.

Società di capitali

Nelle società di capitali, il titolare effettivo può essere definito sia in termini di proprietà diretta sia indiretta delle partecipazioni.

Nel primo caso si considera titolare effettivo una o più persone fisiche che detengono una partecipazione superiore al 25% del capitale della società. In altre parole, qualsiasi persona fisica che possiede più del 25% del capitale totale è considerata titolare effettivo.

Nel secondo caso, il titolare effettivo è individuato mediante la proprietà di partecipazioni che, pur non essendo direttamente possedute, conferiscono il diritto di voto per una quota superiore al 25% del capitale totale. Questa ipotesi si verifica quando le partecipazioni sono detenute attraverso società controllate, società fiduciarie o tramite intermediari.

Titolare effettivo comunicazione registro imprese: il caso delle catene di controllo

Il documento del CNDCEC si occupa anche delle catene di controllo societarie. In questo caso il criterio da applicare per identificare il titolare effettivo varia a seconda del livello di proprietà.

Per ciò che concerne il primo livello di proprietà, l’identificazione del titolare effettivo deve essere fatta ricorrendo al criterio di una percentuale di possesso superiore al 25% del capitale sociale.

Per i successivi livelli, si considerano titolari effettivi coloro che detengono:

  • la maggioranza dei voti in assemblea ordinaria;
  • la disponibilità di voti o vincoli contrattuali che consentono un’influenza dominante in assemblea.

Comunicare titolare effettivo: come fare

Ricordiamo come comunicare il titolare effettivo.

Per adempiere l’obbligo previsto dalla legge occorre disporre:

  • di un dispositivo di firma digitale;
  • del contratto per l’utilizzo del servizio Telemaco;
  • dell’ambiente di compilazione DIRE o di altre soluzioni offerte dal mercato.

La comunicazione avviene tramite il modello TE che deve essere firmato digitalmente. Non sono previsti allegati obbligatori ed è dovuto il pagamento di diritti di segreteria, mentre la pratica è esente dall’imposta di bollo.

Semplifica la comunicazione titolare effettivo con InfoCert

Per rendere semplice e sicuro l’adempimento della comunicazione del titolare effettivo, InfoCert offre strumenti innovativi:

  • GoSign, l’applicazione per gestire la Firma Digitale InfoCert, consente di firmare documenti digitali con validità legale, garantendo la sicurezza dei dati. Con la Firma Remota o dispositivi come Smart Card e-Business Key, è possibile utilizzare GoSign in versione desktop o web per configurare e gestire facilmente i certificati di firma;
  • Titolare Effettivo Smart, la soluzione InfoCert per gestire la pratica in modo completo, consente di preparare, firmare con SPID e inviare la comunicazione al Registro Imprese. Supportata da un team di professionisti qualificati U.NA.P.P.A., offre sicurezza e affidabilità in ogni fase del processo, semplificando notevolmente la burocrazia.

Grazie a questi strumenti, adempiere all’obbligo di comunicazione del titolare effettivo è più rapido, sicuro ed efficace.