I nuovi metadati AgID su soggetti e ruoli: alcuni esempi concreti

Di Marta Gaia Castellan – Consulenza di processo e normativa – Business compliance – Innovation & strategy at InfoCert

Come già richiamato in precedenti articoli, tra le maggiori novità delle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che saranno pienamente applicabili a partire dal prossimo gennaio, c’è una più complessa metadatazione (allegato 5).

I metadati sono l’insieme di dati associati a un documento informatico per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione (in cui spesso diventano chiavi di ricerca). Una buona metadatazione, infatti, risponde alla domanda “come ricercheresti questo documento tra vent’anni?“.

Tuttavia, un errore da evitare è quello di considerare i metadati come qualcosa di legato esclusivamente alla fase di conservazione. Non è così: accompagnano e descrivono il documento informatico in tutte le fasi del ciclo di vita, fin dalla sua formazione e per tutta la fase di gestione (anche nei sistemi di gestione documentale i documenti vengono identificati e descritti attraverso la metadatazione). Nei servizi più evoluti è sempre possibile aggiungere metadati a seconda delle esigenze di chi produce e gestisce i documenti, in modo dinamico ed efficiente.

Inoltre, come già ricordato precedentemente, i metadati dall’allegato 5, così come le Linee Guida di AgID, sono mandatori e obbligatori sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati.

Degli esempi di metadati possono essere la data, l’oggetto, il mittente/destinatario, l’identificativo univoco, il numero di registro/repertorio/protocollo, il formato, ecc. Molti metadati sono specifici di alcune tipologie documentali: per le fatture sarà importante tracciare denominazione e partita iva; il nome/cognome e codice fiscale del paziente per i referti o del dipendente per il LUL (libro unico del lavoro), l’anno fiscale per i libri contabili, ecc.

I metadati, inoltre, possono essere utili nei controlli di numerazione e sequenzialità, per tracciare il formato dei file, a garanzia della leggibilità futura, per descrivere la tipologia di flusso e di registro, la presenza o meno di firme, marche temporali, sigilli, attestazioni di conformità delle copie per immagini (scansioni), le modalità di formazione, la presenza di allegati, per tracciare il versionamento, ecc.

“Soggetti”, il cuore delle novità sui metadati dell’allegato 5

Nelle nuove Linee Guida AgID sono raggruppati in tre categorie: documento informatico, documento amministrativo informatico (protocollato dalle pubbliche amministrazioni) e aggregazione documentale (fascicoli e serie).

Al di là di questi raggruppamenti e delle specificità delle singole tipologie documentali, c’è un set di metadati sempre presente e che costituisce molto probabilmente il cuore delle novità dell’allegato 5: i “Soggetti”.

Questo insieme di metadati consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento a vario titolo, individuandone per ciascuno il Ruolo e il Tipo. Si tratta di un set ricorsivo, che può essere ripetuto più volte per uno stesso documento, in modo da descrivere tutti gli attori coinvolti nella sua formazione e gestione.

Nel Ruolo possiamo trovare: l’autore, l’assegnatario, il destinatario, il mittente, l’operatore (per tracciare modifiche e integrazioni), il produttore (cioè il software), RGD (Responsabile della Gestione Documentale), RSP (Responsabile del Servizio di Protocollo), il Soggetto o l’Amministrazione che effettua la registrazione (tipicamente l’Organizzazione che protocolla), il RUP (Responsabile Unico del Procedimento).

Obbligatorio indicare almeno un autore o un mittente, oltre a chi effettua la registrazione. Se si guarda anche alle aggregazioni documentali, nel Ruolo possiamo trovare le amministrazioni titolari e partecipanti e i soggetti intestatari.

Una volta individuato il Ruolo, è necessario indicare il Tipo di soggetto, cioè se si tratta di una persona fisica (PF) o giuridica (PG), di una pubblica amministrazione italiana o estera (PAI, PAE), un assegnatario (AS) o un prodotto software (SW).

Infine, a seconda del Tipo, si dovranno inserire nome e cognome (per PF) o denominazione (per PG, PAI, PAE, AS), ma anche codice fiscale, partita iva, codice IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) e indirizzi digitali di riferimento.

Esempi concreti per varie tipologie di documenti

Facciamo degli esempi pratici:

• una fattura può vedere nel ruolo di mittente il cedente/prestatore, e in quello di destinatario il cessionario/committente, entrambi PG con propria denominazione e partita iva o, PAI, se pubbliche amministrazioni, con Denominazione e codice IPA;
• un referto sanitario o un’immagine diagnostica o una lettera di dimissione ospedaliera può vedere nel ruolo di autore il medico e in quello di destinatario il paziente, entrambi PF con nome, cognome, codice fiscale, a cui si può aggiungere l’ULSS come soggetto che effettua la registrazione;
• un libro o registro fiscale può avere come autore e soggetto che effettua la registrazione l’azienda titolare, in quanto PG con Denominazione e partita iva;
• per un contratto possono essere mappati i due contraenti, cioè le controparti, come autore e destinatario;
• per il LUL (Libro Unico del Lavoro) sarà bene metadatare sia l’azienda titolare, come PG, autore e soggetto che effettua la registrazione, sia il dipendente, come destinatario, PF con nome, cognome e codice fiscale;
• mentre per la nota spese, il dipendente, sempre PF con nome, cognome e codice fiscale, sarà l’autore e l’azienda titolare potrebbe ricoprire il ruolo di soggetto che effettua la registrazione;
• infine, per tutti i documenti che si spediscono, come una lettera (tramite PEC o come documento protocollato), un ordine, un DdT (Documento di Trasporto), saranno da indicare il destinatario e il mittente (probabilmente quest’ultimo coincidente con il soggetto che effettua la registrazione, per esempio al Protocollo).

È importante sottolineare ancora una volta, infine, che il servizio di conservazione digitale a norma LegalDoc è già predisposto per accettare ad ogni versamento tutti i metadati ulteriori che ciascun soggetto produttore vorrà aggiungere rispetto alla configurazione già in essere (e precedente alle Linee Guida) per allinearsi a queste ultime.

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