In seguito a proroga, dal 1° febbraio 2020 ordini di acquisto del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) in formato elettronico (con alcune precisazioni)

ADD-ON LEGALMAIL E HUB ORDINI, DUE SOLUZIONI PER I FORNITORI DEGLI ENTI DEL SERVIZIO SANITARIO NAZIONALE CHE DOVRANNO RICEVERE E GESTIRE GLI ORDINI D’ACQUISTO IN FORMATO ELETTRONICO XML

In base a quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2018, fino a pochi giorni fa, dal 1° ottobre 2019 sarebbe dovuto entrare in vigore un nuovo obbligo normativo in base al quale tutti gli ordini d’acquisto del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) dovranno essere emessi in formato elettronico e trasmessi attraverso il Nodo di Smistamento Ordini (NSO), che possiamo considerare come il corrispettivo del Sistema di Interscambio (SdI) per la fatturazione elettronica.

Tuttavia è stata annunciata una proroga da parte del Ministero dell’Economia e Finanze (MEF), per cui l’obbligo suddetto dovrebbe decorrere:

• dal 1° febbraio 2020 per l’acquisto di beni;
• dal 1° gennaio 2021 per l’acquisto di servizi.

Viene contestualmente prorogata la non pagabilità delle fatture che non riporteranno il corretto riferimento all’ordine, con probabile decorrenza:

• dal 1° gennaio 2021 per l’acquisto di beni;
• dal 1° gennaio 2021 per l’acquisto di servizi.

Per avere certezza sulle date effettive di decorrenza dell’obbligo bisognerà però attendere ancora un po’, visto che sono attualmente in corso di aggiornamento da parte del MEF.

In risposta a quanto previsto dalla normativa InfoCert ha creato due nuove soluzioni che permettono alle realtà di ogni tipo e dimensione, dalle PMI alle aziende più grandi e strutturate, di ricevere, smistare, gestire e visualizzare facilmente gli ordini elettronici in formato XML (illeggibili da parte dei fornitori delle aziende sanitarie senza un opportuno software per la loro visualizzazione).

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La Normativa: ordini d’acquisto in formato elettronico XML dal 1° febbraio 2020 per il SSN in seguito a proroga

L’obbligo a cui ci riferiamo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, che ai commi 411-415 dell’articolo 1 prevede che:

• emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione dei documenti attestanti l’ordinazione (ordini di acquisto e altri documenti utilizzati nella di disposizione dell’obbligazione) e l’esecuzione degli acquisti di beni e servizi della Pubblica Amministrazione devono essere effettuate in forma elettronica.
• in particolare, per gli enti del Servizio Sanitario Nazionale (SSN), la trasmissione dei predetti documenti avviene per mezzo di un sistema di gestione messo a disposizione dal Ministero dell’economia e delle finanze: il cosiddetto Nodo di Smistamento degli Ordini di Acquisto (NSO).

In particolare, a introdurre i suddetti obblighi per le aziende sanitarie a partire dal 1° ottobre 2019 è il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 dicembre 2018. Tuttavia, attualmente è in corso di aggiornamento la data di decorrenza prevista dall’articolo 3 del decreto, in virtù della proroga di cui dicevamo nell’incipit di questo articolo.

È possibile monitorare gli sviluppi in tal senso alla sezione “In evidenza” su questa pagina web del sito del MEF.

Oltre all’obbligo di invio dell’ordine elettronico, attraverso NSO, da parte degli Enti del SSN ai propri fornitori, la norma evidenzia che nelle fatture elettroniche devono essere obbligatoriamente riportati gli estremi dell’ordine elettronico. Queste non potranno altrimenti essere liquidate/pagate.

Nel complesso i punti chiave della normativa riguardano:

1. l’obbligo di ordine elettronico per gli Enti Pubblici del SSN ;
2. l’invio e la validazione (da cui dipende l’effettiva consegna) degli ordini elettronici mediante NSO;
3. l’indicazione in fattura elettronica degli estremi dell’ordine;
4. la redazione dell’ordine mediante la sintassi UBL 2.1 (formato Peppol BIS 3).

Come funzionano l’invio e la ricezione degli ordini d’acquisto elettronici attraverso NSO?

I file contenenti gli ordini di acquisto elettronici (e gli altri documenti eventualmente occorrenti) saranno generati e scambiati tra gli Enti del Servizio Sanitario Nazionale e i loro fornitori, nella maggior parte dei casi avvalendosi di intermediari come InfoCert, attraverso l’NSO che, oltre a recapitarli, provvederà anche a verificare sia la loro corretta formazione sia la presenza all’interno delle informazioni indispensabili alle successive fasi di fatturazione e pagamento.

Gli attori coinvolti nel processo sono quindi:

• il cliente (PA, Ente Sanitario) che acquista beni o servizi;

• il fornitore che fornisce i suddetti beni o servizi;
• gli intermediari (ad es. InfoCert) che gestiscono per conto del cliente e/o del fornitore, interamente o in parte, il processo di creazione, invio, ricezione ed elaborazione degli ordini elettronici.

Il processo, a regime, comprenderà non solo gli ordini d’acquisto del SSN, ma anche i documenti relativi alla loro esecuzione, quali documenti di trasporto e stati di avanzamento lavori.

Soluzioni InfoCert per PMI e Grandi Aziende: Add-On Legalmail e HUB Ordini

Per permettere alle Imprese fornitrici di ricevere, smistare automaticamente, visualizzare, conservare e ricercare gli ordini d’acquisto inviati dagli Enti del SSN nelle modalità e nei formati file previsti dal nuovo obbligo, InfoCert ha creato due nuove soluzioni:

• per le PMI, un servizio di tipo Add-On usufruibile via PEC già incluso nelle caselle Legalmail Silver e Gold;
• per le Aziende più strutturate e con esigenze più complesse, il nuovo HUB Ordini.

La prima soluzione è particolarmente adatta alla gestione di una quantità contenuta di flussi (qualche decina di ordini\mese).

Add-On Legalmail

L’Add-On permette alle PMI utenti di caselle PEC Legalmail di distinguere immediatamente le PEC in ingresso che contengono ordini del SSN, consentendone la visualizzazione e la stampa e scongiurando il rischio di trascurare questi messaggi o addirittura di percepirli come spam o messaggi malevoli.

Grazie all’Add-On sarà possibile:

• ricevere documenti e notifiche da NSO in una cartella “Ordini” dedicata;
• inviare documenti a NSO e salvare la notifica di invio PEC che contiene anche il messaggio inviato in una cartella dedicata;
• visualizzare i documenti (ordine, ordine pre-concordato, risposta all’ordine) in una modalità leggibile;
• ricercare i documenti contenuti nella cartella “Ordini” dedicata, per nome file o tramite altre chiavi di ricerca.

La soluzione sarà disponibile dal 15 gennaio e comprenderà tutte le funzionalità relative agli ordini in ingresso; le rimanenti funzioni saranno aggiunte e rese disponibili nel giro di qualche settimana.

Il servizio è incluso, senza oneri aggiuntivi, nelle versioni Gold e Silver di Legalmail ed è disponibile in via promozionale anche nelle altre versioni (fino al 30 giugno 2020).

HUB Ordini

l’HUB Ordini si configura come un “connettore” su misura che le aziende possono integrare nei propri sistemi ERP per aggiungere tutte quelle funzioni necessarie a gestire gli ordini del SSN in conformità a quanto previsto dalla normativa, con delega all’intermediario InfoCert.

Più in dettaglio l’HUB Ordini permetterà di scambiare documenti e notifiche con Infocert e quindi con l’NSO tramite un canale sFTP.

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