La Legge 2/2009 ha reso obbligatoria la PEC per i professionisti iscritti a un Albo: è necessario dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata e darne comunicazione al proprio ordine professionale.

La PEC Commercialisti ed Esperti Contabili non fa eccezione: tale categoria professionale vi ricorre ormai abitualmente per lo svolgimento delle mansioni lavorative, anche per conto dei clienti.

In questa guida vediamo in quali casi i commercialisti usano la PEC per le comunicazioni professionali e approfondiamo un aspetto pratico, ovvero come si attiva la PEC e come si sceglie il servizio più adatto alle esigenze specifiche.

Il decalogo di CNDCEC sulla Posta Elettronica Certificata

Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (CNDCEC) ha pubblicato diversi anni fa un vademecum per il corretto utilizzo della Posta Elettronica Certificata da parte degli iscritti.

Si tratta di una guida pensata sia per i professionisti che hanno già dimestichezza con lo strumento, sia per quelli meno esperti. Queste le 10 regole di base per la PEC Commercialisti:

  1. La ricevuta di avvenuta consegna deve essere configurata come “completa”;
  2. Ricordare che l’esito dell’invio (positivo/negativo) viene comunicato al mittente entro le 24 ore successive;
  3. Controllare che la casella PEC sia sufficientemente capiente;
  4. Stare entro i limiti per la dimensione del messaggio e degli allegati (30 MB totali);
  5. Non è consentito comunicare al Registro delle Imprese PEC diverse da quelle specificamente e univocamente riferite alla società iscritta;
  6. Apporre sempre la sottoscrizione con firma digitale sulle dichiarazioni e sulle istanze inviate via PEC alla PA;
  7. Per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Posta Elettronica Certificata allegare l’atto notificato in formato PDF con firma digitale, le ricevute di accettazione e consegna completa della PEC, il certificato di firma digitale del notificante e del gestore;
  8. Implementare i sistemi di conservazione a norma sia delle PEC che degli allegati con firma digitale, evitando sia la mera archiviazione dei file su PC/disco, sia la stampa delle ricevute;
  9. Accertarsi di svolgere le corrette pratiche di conservazione digitale dei messaggi PEC;
  10. Dare comunicazione tempestiva all’ordine di appartenenza di eventuali variazioni dell’indirizzo PEC.

Quali sono i vantaggi della PEC per i Commercialisti e gli Esperti Contabili?

Ciò che conta, oltre agli obblighi, sono i vantaggi relativi all’uso della PEC per il Commercialista. Li abbiamo sintetizzati per evidenziare in quale modo questo strumento supporta le varie attività professionali:

  • Valore legale: le comunicazioni via Posta Elettronica Certificata hanno data ed ora certa, ciò significa che il contenuto non può essere modificato e ha pieno valore legale sia in fase di invio, sia in fase di consegna tramite le relative ricevute. Inoltre, le caselle PEC garantiscono sempre l’identità di chi invia e di chi riceve.
  • Cybersecurity: i migliori gestori di PEC hanno sviluppato sistemi di protezione, come antivirus e antispam, attivi H24 per tutelare le informazioni riservate e i dati personali degli utilizzatori.
  • Risparmio di tempo: la PEC evita di doversi recare fisicamente allo sportello per fare una Raccomandata A/R, della quale ha lo stesso valore. Tutte le comunicazioni si svolgono online e in tempo reale, poiché la consegna è validata nel momento stesso in cui il messaggio è recapitato al server di posta del destinatario.
  • Minore spreco di carta: la PEC ha anche il vantaggio di essere un mezzo di comunicazione sostenibile, perché i messaggi non richiedono di essere stampati e vengono conservati digitalmente.

Come attivare PEC commercialisti e quale scegliere

L’attivazione PEC di per sé è un’operazione con zero difficoltà. Diverso è invece il discorso della scelta del servizio: il mercato propone diversi pacchetti che si addicono in modo più o meno puntuale alle mansioni lavorative. Per tale motivo, approfondiamo in questo capitolo l’aspetto di come scegliere la PEC Commercialisti ed Esperti Contabili facendo riferimento proprio alle esigenze di chi svolge questa professione. Per la valutazione considera con attenzione i seguenti elementi:

  • Numero di PEC presidiabili;
  • Spazio di archiviazione disponibile;
  • Accesso multi-device;
  • Sistemi di sicurezza;
  • Archivi di backup.

Tra i vari gestori, InfoCert PEC ha progettato Legalmail HUB: un servizio ad hoc per Commercialisti ed Esperti Contabili. Attivando la PEC in pochi minuti, il professionista accede, da qualsiasi dispositivo connesso, a un portale sicuro e a un servizio con pieno valore legale.

Considerato che il commercialista gestisce spesso la corrispondenza aziendale dei clienti, Legalmail HUB consente di controllare il traffico di oltre 50 caselle PEC dal medesimo pannello di controllo: basta usare dei filtri per selezionare le caselle con i messaggi da visualizzare e consultare la posta in arrivo rapidamente.

Per quanto riguarda la sicurezza, Legalmail HUB risponde agli standard più elevati in fatto di protocolli per la protezione dei dati personali e della privacy: il commercialista, ad esempio, non può modificare le password delle caselle e il titolare resta l’unico ad avere piena facoltà sulle credenziali di accesso.

Infine, per quanto concerne lo spazio di archiviazione, i pacchetti offrono soluzioni pensate per semplificare il lavoro dei commercialisti che possono scegliere il servizio con le funzionalità più adatte alle loro esigenze.

PEC Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili: casi d’uso

A questo punto, dopo avere scelto il gestore PEC autorizzato da AgID che meglio risponde ai bisogni professionali e dopo avere comunicato l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata all’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, non resta che usare lo strumento.

Tutte le comunicazioni ufficiali tra il professionista, i clienti, le società esterne e la Pubblica Amministrazione possono avvenire tramite PEC. I principali casi d’uso riguardano le seguenti situazioni:

  • Invio e ricezione di Fatture Elettroniche tramite Sistema di Interscambio (SDI);
  • Partecipazione a Concorsi Pubblici;
  • Comunicazioni avente valore legale con Enti della Pubblica Amministrazione;
  • Scambio di documenti ufficiali, come contratti, istanze e disdette con soci, aziende terze, collaboratori e clienti.