La digitalizzazione sta cambiando diversi aspetti della nostra società. Scuole, imprese, Pubbliche Amministrazioni, centri di ricerca e di formazione stanno tutti intraprendendo la strada della digital transformation. Ciò permette di semplificare i processi, garantire trasparenza negli accessi e rendere più sicure le comunicazioni.

In questo articolo, ci occupiamo della digitalizzazione in ambito education con un focus specifico sul settore delle università. Per capire cos’è la digitalizzazione, dobbiamo focalizzarci sul concetto di digital trust. Si tratta della fiducia digitale che sottende ogni azione di un utente in modalità digitale. Le organizzazioni devono agire secondo le norme di compliance, garantendo protezione dei dati e trasparenza nella governance.

Un concetto articolato che comporta dei cambiamenti pratici anche in ambito di ‘edu-digital’: ovvero nella digitalizzazione applicata all’ambito education.

Esempi di novità digitali in ambito universitario

Il settore istruzione è al centro di una profonda trasformazione digitale: le tecnologie applicate all’insegnamento hanno rivoluzionato il modello.

Basti pensare alla didattica online che azzera le distanze: è sufficiente una connessione per permettere a docenti e studenti di interagire in vari modi. In ambito universitario, per esempio, è possibile sostenere esami da remoto. Tale cambiamento porta con sé esigenze diverse alle quali fare fronte con adeguati strumenti digitali e sistemi informatici.

Una connessione stabile è sufficiente per la comunicazione diretta e informale. Tuttavia, non è sufficiente per il corretto espletamento delle formalità legali. Ad esempio, la verbalizzazione di un esame all‘università.

Gli atenei hanno bisogno di piattaforme per certificare la digital ID, ovvero l’identità digitale. Inoltre, tali piattaforme devono consentire la creazione di processi di firma elettronica. Ciò permette di sottoscrivere il cedolino in modalità 100% digitale.

Questa piattaforma può essere usata per firmare modulistica elettronicamente. Questo processo è veloce e richiede solo pochi minuti. È un processo online semplificato con valore legale. Si può utilizzare per iscriversi a corsi di specializzazione e master universitari.

Digitalizzazione del processo di onboarding di docenti e studenti

Le innovazioni digitali in educazione riguardano la parte operativa e di didattica. Inoltre, toccano anche la gestione dell‘organizzazione. Si tratta di gestire sia l’aspetto economico-finanziario che quello delle risorse umane.

Le tecnologie moderne consentono agli atenei di effettuare un riconoscimento legale di docenti e studenti. Ciò ha portato a una rapida e continua trasformazione del processo di onboarding interno.

L’ultima fase del recruiting prevede l’utilizzo di procedure digitali. Ciò permette di migliorare l’esperienza dell’utente, ridurre i tempi e i costi di gestione.

Estrazione e identificazione dei dati personali avvengono mediante analisi documentale e face matching. L’analisi prevede l’utilizzo di algoritmi che confrontano i tratti del volto forniti tramite selfie con le immagini presenti sul documento d’identità.

Lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) offre un’opportunità in più per digitalizzare l‘onboarding in ambito education. Viene utilizzato negli Atenei per verificare l’identità dei docenti e degli studenti, attraverso le loro credenziali personali. In questo caso il soggetto utente sceglie di essere identificato attraverso l’identità digitale SPID.

Case Study InfoCert per la digitalizzazione in ambito education

InfoCert è un Qualified Trust Service Provider: un fornitore di servizi all’avanguardia nel settore del Digital Trust e Compliance. Le soluzioni proposte sono innovative e semplici. Si adattano a diversi tipi di processi. Uno di questi è SPID InfoCert, uno strumento ampiamente usato da vari atenei italiani per digitalizzare completamente la procedura di immatricolazione degli studenti.

L’azienda ha motivazioni sufficienti per sostenere la digitalizzazione di università ed enti di ricerca e formazione. È stata selezionata come partner di una delle 10 migliori università italiane di economia e management.

L’ istituto si è rivolto a InfoCert per digitalizzare i processi di firma necessari nei contratti di assunzione e stage di docenti e studenti. L’obiettivo di identificare e sottoscrivere digitalmente, in modalità completamente remota, è stato raggiunto attraverso la realizzazione dei seguenti passaggi:

Il soggetto viene identificato senza l’intervento di un operatore. Vengono utilizzate tecnologie come OCR (Optical Character Recognition) e Liveness Detection. Quest’ultimo è un insieme di tecniche che dimostrano che la tecnologia sta esaminando una fonte biometrica reale. Inoltre, viene eseguito un confronto facciale.

Docenti e studenti firmano l’intero dossier con una firma elettronica avanzata. Questa firma prevede l’impiego di OTP (One Time Password) notificato via SMS al numero di cellulare indicato durante la registrazione dei dati. La Firma Digitale InfoCert è conforme al Regolamento eIDAS e ha pieno valore legale in tutti gli stati europei.

Quali sono i benefici riscontrati? Utilizzando questo processo di firma remoto e digitale, relativo alla sottoscrizione di migliaia di contratti all’anno, l’Ateneo ha semplificato e velocizzato le attività di back-office.

Miglioriamo la sostenibilità dell‘organizzazione. Risparmiamo una grande quantità di carta stampata. Riduciamo gli spostamenti eliminando la CO2 emessa.