Il concetto di conservazione documentale si porta dietro secoli di storia, ma è negli ultimi decenni che ha cambiato forma e sostanza. In particolare, la dematerializzazione dei documenti ha modificato radicalmente sia la normativa, sia le modalità attuative.
Ecco perché si rende necessario capire non soltanto cosa si intende per conservazione sostitutiva, ma anche chi se ne occupa nelle organizzazioni e come si mette in pratica.

Cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti

Per iniziare fissiamo un concetto base: conservazione digitale e conservazione sostitutiva sono usati spesso come termini intercambiabili. Eppure, non sono esattamente la stessa cosa.

La differenza tra le due attività si fonda sulla natura del documento informatico oggetto della conservazione:

  • Conservazione digitale = Insieme di processi finalizzati ad archiviare e conservare un documento nativo digitale, ma anche un documento originariamente cartaceo e poi digitalizzato.
  • Conservazione sostitutiva = Tutti quei processi che servono per preservare integralmente un documento originariamente cartaceo e successivamente dematerializzato. ‘Sostitutiva’ significa proprio che il supporto cartaceo è sostituito da un supporto digitale (es. tramite scansione).

Sintetizzando, la conservazione digitale è un concetto ampio che comprende anche quello di conservazione sostitutiva dei documenti. In ogni caso, i documenti informatici oggetto delle diverse attività di conservazione documentale sono pienamente parificati a quelli cartacei in termini di valore legale.

Attestazione di conformità e certificazione di processo

Una volta effettuata la copia per immagine (scansione) di un documento analogico, prima di versarlo in un sistema di conservazione, è di fondamentale importanza porsi una domanda: qual è il valore legale di questa mia copia?

Le Linee Guida di AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (paragrafo 2.2 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) e l’art. 22 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) specificano che una copia semplice può essere disconosciuta, cioè qualcuno può mettere in dubbio che il contenuto non sia identico all’originale cartaceo da cui la copia è tratta.

Per innalzare il valore legale della copia e garantirne l’immodificabilità, dopo un raffronto tra originale e copia, è possibile apporvi una firma digitale o un sigillo.

In alternativa un pubblico ufficiale può produrre un’attestazione di conformità, anch’essa firmata digitalmente. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine.

Oppure, se si tratta di progetti di scansione di interi archivi cartacei, è possibile ricorrere alla certificazione di processo, come prevista dall’allegato 3 delle Linee Guida AgID. In questo caso si procede con:

  • analisi,
  • progettazione,
  • riorganizzazione,
  • scansione,
  • verifiche di qualità,
  • indicizzazione,
  • confronti a campione,
  • attestazione di conformità (Pubblico Ufficiale) o rapporto di verificazione (soggetto privato),
  • conservazione.

In alcuni casi è possibile anche prevedere la distruzione degli originali analogici.

Il valore legale del documento dipende ovviamente dalla tipologia documentale e dalle esigenze del produttore dei documenti e di chi effettua la copia.

Responsabile della Conservazione: chi è e cosa fa?

A chi spetta il ruolo di sovrintendere al processo di conservazione? La risposta ce la forniscono le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 1° gennaio 2022).

La figura del Responsabile della Conservazione è preposta a vigilare sulle pratiche e sulle politiche legate al servizio di conservazione, sia in fase di governance che in fase di operatività. Ecco un breve elenco delle mansioni deputate al ruolo:

  • Svolge le verifiche formali relativamente alla corretta gestione della conservazione, facendo i necessari controlli per garantire la compliance del processo;
  • Redige il Manuale della Conservazione, [MC2] ;
  • Si occupa di interventi finalizzati all’efficientamento delle funzionalità conservative;
  • Se sono richiesti controlli esterni, fornisce agli auditor le informazioni utili e funge da garante della corretta procedura di conservazione.

Come scegliere il Responsabile della Conservazione?

Come è facile intuire, il Responsabile della Conservazione è un profilo altamente qualificato con competenze trasversali tali da consentire di gestire ogni aspetto del processo di conservazione digitale e quindi anche di quella sostitutiva.

Dal momento che le attività sono complesse e molteplici, alcune organizzazioni decidono di esternalizzare il servizio per avere la garanzia di svolgere le procedure in modalità compliant e in totale sicurezza.

InfoCert nel marketplace AgID dei servizi di conservazione

Da febbraio 2022, InfoCert è tra le prime aziende italiane a essere iscritta nell’elenco del marketplace AgID dei servizi di conservazione, secondo il ‘Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici’ che prevede requisiti generali, di qualità, di sicurezza e di organizzazione, oltre che specifici profili professionali. Cosa significa? Significa che i servizi SAFE LTA e LegalDoc di InfoCert consentono di governare tutto il ciclo conservazione dei documenti informatici senza bisogno di alcuna integrazione tecnica, in totale rispetto della conformità normativa e offrendo soluzioni tecnologiche con i massimi standard di qualità e sicurezza, soprattutto in relazione alla protezione dei dati personali e alla leggibilità a lungo termine dei documenti.

Il concetto di conservazione documentale si porta dietro secoli di storia, ma è negli ultimi decenni che ha cambiato forma e sostanza. In particolare, la dematerializzazione dei documenti ha modificato radicalmente sia la normativa, sia le modalità attuative.

Ecco perché si rende necessario capire non soltanto cosa si intende per conservazione sostitutiva, ma anche chi se ne occupa nelle organizzazioni e come si mette in pratica.

Cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti

Per iniziare fissiamo un concetto base: conservazione digitale e conservazione sostitutiva sono usati spesso come termini intercambiabili. Eppure, non sono esattamente la stessa cosa.

La differenza tra le due attività si fonda sulla natura del documento informatico oggetto della conservazione:

  • Conservazione digitale = Insieme di processi finalizzati ad archiviare e conservare un documento nativo digitale, ma anche un documento originariamente cartaceo e poi digitalizzato.
  • Conservazione sostitutiva = Tutti quei processi che servono per preservare integralmente un documento originariamente cartaceo e successivamente dematerializzato. ‘Sostitutiva’ significa proprio che il supporto cartaceo è sostituito da un supporto digitale (es. tramite scansione).

Sintetizzando, la conservazione digitale è un concetto ampio che comprende anche quello di conservazione sostitutiva dei documenti. In ogni caso, i documenti informatici oggetto delle diverse attività di conservazione documentale sono pienamente parificati a quelli cartacei in termini di valore legale.

Attestazione di conformità e certificazione di processo

Una volta effettuata la copia per immagine (scansione) di un documento analogico, prima di versarlo in un sistema di conservazione, è di fondamentale importanza porsi una domanda: qual è il valore legale di questa mia copia?

Le Linee Guida di AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (paragrafo 2.2 Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) e l’art. 22 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) specificano che una copia semplice può essere disconosciuta, cioè qualcuno può mettere in dubbio che il contenuto non sia identico all’originale cartaceo da cui la copia è tratta.

Per innalzare il valore legale della copia e garantirne l’immodificabilità, dopo un raffronto tra originale e copia, è possibile apporvi una firma digitale o un sigillo.

In alternativa un pubblico ufficiale può produrre un’attestazione di conformità, anch’essa firmata digitalmente. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine.

Oppure, se si tratta di progetti di scansione di interi archivi cartacei, è possibile ricorrere alla certificazione di processo, come prevista dall’allegato 3 delle Linee Guida AgID. In questo caso si procede con:

  • analisi,
  • progettazione,
  • riorganizzazione,
  • scansione,
  • verifiche di qualità,
  • indicizzazione,
  • confronti a campione,
  • attestazione di conformità (Pubblico Ufficiale) o rapporto di verificazione (soggetto privato),
  • conservazione.

In alcuni casi è possibile anche prevedere la distruzione degli originali analogici.

Il valore legale del documento dipende ovviamente dalla tipologia documentale e dalle esigenze del produttore dei documenti e di chi effettua la copia.

Responsabile della Conservazione: chi è e cosa fa?

A chi spetta il ruolo di sovrintendere al processo di conservazione? La risposta ce la forniscono le linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 1° gennaio 2022).

La figura del Responsabile della Conservazione è preposta a vigilare sulle pratiche e sulle politiche legate al servizio di conservazione, sia in fase di governance che in fase di operatività. Ecco un breve elenco delle mansioni deputate al ruolo:

  • Svolge le verifiche formali relativamente alla corretta gestione della conservazione, facendo i necessari controlli per garantire la compliance del processo;
  • Redige il Manuale della Conservazione, [MC2] ;
  • Si occupa di interventi finalizzati all’efficientamento delle funzionalità conservative;
  • Se sono richiesti controlli esterni, fornisce agli auditor le informazioni utili e funge da garante della corretta procedura di conservazione.

Come scegliere il Responsabile della Conservazione?

Come è facile intuire, il Responsabile della Conservazione è un profilo altamente qualificato con competenze trasversali tali da consentire di gestire ogni aspetto del processo di conservazione digitale e quindi anche di quella sostitutiva.

Dal momento che le attività sono complesse e molteplici, alcune organizzazioni decidono di esternalizzare il servizio per avere la garanzia di svolgere le procedure in modalità compliant e in totale sicurezza.

InfoCert nel marketplace AgID dei servizi di conservazione

Da febbraio 2022, InfoCert è tra le prime aziende italiane a essere iscritta nell’elenco del marketplace AgID dei servizi di conservazione, secondo il ‘Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici’ che prevede requisiti generali, di qualità, di sicurezza e di organizzazione, oltre che specifici profili professionali. Cosa significa? Significa che i servizi SAFE LTA e LegalDoc di InfoCert consentono di governare tutto il ciclo conservazione dei documenti informatici senza bisogno di alcuna integrazione tecnica, in totale rispetto della conformità normativa e offrendo soluzioni tecnologiche con i massimi standard di qualità e sicurezza, soprattutto in relazione alla protezione dei dati personali e alla leggibilità a lungo termine dei documenti.