La riconciliazione bancaria è un processo fondamentale, ma spesso sottovalutato, per la gestione finanziaria di qualsiasi attività, dalla grande impresa alla piccola partita IVA forfettaria.

In questa guida, esploreremo in dettaglio cos’è la riconciliazione bancaria, perché è così importante e come eseguirla correttamente.

Riconciliazione bancaria cos’è e come funziona

La riconciliazione bancaria è il processo di confronto tra le registrazioni contabili interne e gli estratti conto forniti dalla banca. L’obiettivo è identificare e correggere eventuali discrepanze, garantendo che il saldo disponibile sul conto bancario corrisponda al saldo registrato nei libri contabili.

L’esigenza di effettuare la riconciliazione bancaria nasce da diverse cause. Innanzitutto, possono verificarsi errori umani nella registrazione delle transazioni. Ad esempio, l’incasso di una fattura elettronica potrebbe essere stato registrato due volte, mentre potrebbe essere stata omessa la contabilizzazione del pagamento di una bolletta. Inoltre, possono esserci operazioni non ancora registrate, come ad esempio assegni emessi ma non ancora incassati, bonifici in arrivo non contabilizzati o spese addebitate dalla banca non comunicate tempestivamente.

Infine, la riconciliazione bancaria è uno strumento fondamentale per individuare eventuali frodi o ammanchi.

Riconciliazione bancaria, esempio pratico

Per capire meglio come può verificarsi una discrepanza tra il saldo contabile e quello bancario, facciamo un esempio numerico.

Immaginiamo che, dalla contabilità della nostra azienda, il saldo del conto bancario ammonta a 10.000 euro. Dall’estratto conto dell’istituto di credito, però, risulta un saldo di 9.800 euro. Come mai?

Analizzando l’estratto conto, notiamo che è stata addebitata una commissione bancaria di 200 euro per la gestione del conto. Questa spesa non era stata ancora registrata nei nostri libri contabili.

Inoltre, abbiamo emesso un assegno di 500 euro a un fornitore, ma l’assegno non è stato ancora incassato. Di conseguenza, l’importo non è stato ancora detratto dal nostro conto bancario.

Infine, la banca ci ha comunicato di aver ricevuto un bonifico di 300 euro da un cliente. Questa somma non era stata ancora registrata in contabilità.

Ricapitolando:

  • Saldo contabile: 10.000 euro
  • Commissione bancaria non registrata: -200 euro
  • Assegno non incassato: -500 euro
  • Bonifico in arrivo non registrato: +300 euro
  • Saldo bancario (come da estratto conto): 9.800 euro

Come si vede, il saldo contabile e quello bancario, in questo caso, non coincidono. La riconciliazione bancaria serve proprio a identificare queste differenze e a correggerle, riportando il saldo contabile a una situazione veritiera.

L’importanza delle riconciliazioni bancarie per una corretta gestione finanziaria

Le riconciliazioni bancarie sono essenziali per una corretta gestione finanziaria perché forniscono un quadro accurato e aggiornato della situazione finanziaria dell’azienda.

Esse consentono di:

  • monitorare il flusso di cassa: confrontando le registrazioni interne con l’estratto conto, è possibile tenere sotto controllo entrate e uscite, individuando eventuali problemi di liquidità;
  • prevenire errori e frodi: la riconciliazione aiuta ad individuare tempestivamente eventuali discrepanze, errori di registrazione o transazioni non autorizzate;
  • migliorare la precisione dei bilanci: una riconciliazione accurata garantisce che i bilanci riflettano la reale situazione finanziaria dell’azienda;
  • prendere decisioni informate: grazie a una visione chiara e precisa delle finanze, è possibile assumere decisioni aziendali più consapevoli e strategiche.

Inoltre va sottolineato che la riconciliazione bancaria non è solo una buona pratica, ma anche uno strumento fondamentale per garantire la trasparenza e l’affidabilità delle informazioni finanziarie. Di conseguenza, essa gioca un ruolo cruciale nel supportare l’efficacia delle misure previste dal Codice della crisi d’impresa, aiutando a prevenire e gestire tempestivamente eventuali situazioni di difficoltà.

Come si fa la riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria può essere effettuata manualmente, utilizzando fogli di calcolo o tramite software dedicati. Indipendentemente dallo strumento scelto, il processo prevede generalmente i seguenti passaggi:

  1. raccolta dei documenti: si devono reperire l’estratto conto bancario del periodo di riferimento e il mastrino relativo alla banca;
  2. confronto dei movimenti: si confrontano le transazioni registrate nel mastrino della banca con quelle presenti nell’estratto conto, spuntando le voci corrispondenti;
  3. identificazione delle discrepanze: si individuano eventuali operazioni presenti solo sull’estratto conto (ad esempio, commissioni bancarie, interessi attivi o passivi) o solo sul mastrino (ad esempio, assegni emessi non ancora incassati, bonifici in arrivo non ancora contabilizzati);
  4. registrazione delle operazioni mancanti: si registrano nella contabilità le operazioni presenti solo sull’estratto conto e viceversa, correggendo eventuali errori di registrazione.

Riconciliazione bancaria: Excel come strumento per semplificare il processo di verifica

Per agevolare il processo di riconciliazione bancaria, può essere utile utilizzare un foglio di calcolo Excel o uno strumento simile. Questo permette di organizzare in modo chiaro e strutturato le informazioni necessarie per il confronto tra le registrazioni contabili e l’estratto conto.

A tale scopo, è necessario predisporre una tabella che includa le seguenti informazioni:

  • data dell’operazione;
  • dati risultanti dal mastrino della banca;
  • dati riportati sull’estratto conto bancario;
  • eventuali differenze riscontrate tra i due valori;
  • note aggiuntive (ad esempio, la causa della differenza).

Una volta creata la tabella, si procede al confronto dei dati. Se non emergono differenze tra le registrazioni contabili e l’estratto conto, la riconciliazione è completata.

In caso contrario, è necessario identificare le cause delle discrepanze e porvi rimedio.

Software per la riconciliazione bancaria

Oltre ai fogli di calcolo, esistono appositi software per la riconciliazione bancaria che offrono funzionalità avanzate e automatizzano diverse fasi del processo. Questi software sono particolarmente utili per le aziende che gestiscono più conti correnti bancari o che hanno un elevato volume di transazioni, in quanto consentono di:

  • importare i dati da estratti conto e registrazioni contabili;
  • confrontare automaticamente i movimenti e identificare le discrepanze;
  • generare report personalizzati;
  • integrare i dati con altri sistemi gestionali.

L’utilizzo di software specifici consente di risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori umani, migliorando l’efficienza e l’accuratezza del processo di riconciliazione bancaria.

Riconciliazione bancaria e fatture elettroniche: una gestione finanziaria efficiente per la tua attività

La riconciliazione bancaria è un’attività cruciale per la salute finanziaria di qualsiasi impresa o professionista.

Quando si avvia un’attività, la preoccupazione principale è spesso legata ai costi di apertura della Partita IVA e nella scelta del miglior programma di fatturazione elettronica si sottovaluta l’importanza di una corretta gestione finanziaria.

Per supportare al meglio questa attività, Legalinvoice START di InfoCert è un’ottima scelta per PMI e Partite IVA che necessitano di un programma di fatturazione completo e affidabile. Questo software non solo semplifica la gestione di incassi e pagamenti delle fatture, consentendo l’impostazione di solleciti automatici per documenti scaduti e la visualizzazione delle scadenze future, ma offre anche un valido supporto per la gestione finanziaria.

Grazie alla funzionalità di importazione dell’estratto conto, Legalinvoice START permette di riconciliare i movimenti di incasso e pagamento con le fatture e le note di credito attive e passive. È possibile scegliere tra la riconciliazione bancaria automatica o manuale, verificando rapidamente la corrispondenza tra i movimenti bancari e quelli contabili.

Investire in un software di fatturazione e riconciliazione bancaria efficiente come Legalinvoice START è un passo fondamentale per una gestione finanziaria sana e proficua.