Gartner: il 53% delle aziende europee si affida all’outsourcing per abbattere i costi, specie nel settore IT. Vale anche per la Conservazione Digitale?
La Conservazione Digitale dei documenti informatici è quel processo, già adottato da numerose aziende e professionisti, che permette di conservare a norma di legge qualunque documento in formato digitale senza bisogno di scannerizzare, stampare e firmare a mano risme su risme di fogli carta. Gestire e conservare documenti in formato elettronico è molto più semplice che gestire e conservare documenti cartacei, da inserire e ordinare in fascicoli, cartellette, scaffali e armadi.
Immaginiamo ad esempio di ricevere una visita ispettiva in ufficio e di dover quindi reperire ed esibire determinati registri contabili e fatture. Tanto più tempo ci servirà per ricercare e trovare i documenti richiesti, tanto più tardi potremo tornare al nostro lavoro.
Se disponessimo di un sistema di Conservazione Digitale, ci basterebbero pochi secondi al pc per effettuare una ricerca testuale, richiamare sullo schermo i documenti richiesti e provvedere alla loro esibizione. Una soluzione decisamente più comoda e rapida rispetto alla ricerca tra armadi, scaffali e scatoloni in cui cercare fogli che vanno trovati, estratti, esibiti e poi riordinati con la massima attenzione.
LA DIFFICILE GESTIONE DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
Bisogna però dire che se da un lato la Conservazione Digitale rende estremamente più semplice la gestione dei documenti, non altrettanto semplice è la gestione del processo di conservazione in sé. La Conservazione Digitale è infatti un processo articolato e impegnativo che, dietro le quinte, implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni e l’impiego di figure professionali specializzate e adeguatamente formate.
Ne è un esempio il Responsabile della Conservazione, che ha il dovere di assicurare il corretto svolgimento del processo di conservazione occupandosi di una serie di compiti e attività delicate (scopri quali). Per il corretto svolgimento dei suoi compiti il Responsabile della Conservazione deve garantire il possesso di competenze e conoscenze specifiche, oltre che capacità organizzative e manageriali non comuni e di non facile reperibilità.
Se in grandi e medie imprese una simile figura può anche essere individuata, o comunque formata, farlo non è altrettanto semplice per piccole imprese, studi professionali, o imprese individuali. In ogni caso, tanto per le grandi quanto per le piccole aziende, gestire il processo di conservazione internamente implica necessariamente una serie di costi piuttosto rilevanti in termini strategici e di risorse.
LA SOLUZIONE: DELEGARE LA CONSERVAZIONE DIGITALE A UN SOGGETTO TERZO
Una regola aziendale, che ogni buon amministratore dovrebbe sempre tenere a mente, recita: «concentrati sulle tue competenze e utilizza quelle degli altri a tuo vantaggio».
Su questa regola si fonda la pratica dell’outsourcing, che si traduce nell’affidare all’esterno la gestione di servizi o processi non direttamente collegati al proprio core business. In tal modo è possibile abbattere i costi di gestione relativi a quei servizi e puntare a valorizzare quelli destinati ai propri clienti. Ciò vale anche e soprattutto per la Conservazione Digitale dei documenti informatici.
Affidare la Conservazione Digitale dei propri documenti ad un Conservatore Accreditato da AgID, quale è InfoCert, offre significativi vantaggi in termini di sicurezza, conformità alle norme, risparmio economico ed efficienza operativa. InfoCert è infatti Responsabile della Conservazione di oltre 600 milioni di documenti (un numero equivalente a quello dell’intera popolazione dell’Unione Europea) ed è in grado di assicurare autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti gestiti tramite LegalDoc.
Azzerare il rischio di smarrimento dei documenti e renderli facilmente ricercabili, accessibili e consultabili (anche da remoto) delegando ad InfoCert la responsabilità dell’intero processo di Conservazione a norma è possibile fin da subito e questo mese è ancora più conveniente.
1 giugno 2016
MESE DELLA CONSERVAZIONE
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