A partire dal 2026, entra in vigore un nuovo importante adempimento fiscale che riguarda i pagamenti POS e la loro tracciabilità integrata con i sistemi di certificazione dei corrispettivi.

Non si tratta dell’installazione di nuovi cavi o hardware, ma di un obbligo di collegamento logico e telematico tra i terminali di pagamento e i Registratori Telematici (RT).

Il legislatore, attraverso la Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024), ha stabilito la necessità di mettere in connessione i flussi elettronici con quelli fiscali trasmessi dai registratori telematici. L’obiettivo è quello di ridurre le discrepanze tra quanto incassato elettronicamente e quanto effettivamente dichiarato al Fisco.

L’Agenzia delle Entrate ha recentemente ridefinito i confini di questo adempimento. Con la risposta n. 44 del 19 febbraio 2026, l’Amministrazione è entrata nel vivo delle situazioni più complesse, integrando quanto già indicato nella Guida operativa per l’interconnessione logica tra i dispositivi.

Pagamenti POS: come funziona l’obbligo di collegamento all’RT

L’esercente è tenuto a comunicare all’Agenzia delle Entrate quali strumenti per i pagamenti POS utilizza e a quale specifico Registratore Telematico (o procedura web “Documento Commerciale on line”) ciascuno di essi è abbinato.

Questa comunicazione avviene esclusivamente online attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”, al quale l’utente può accedere tramite le proprie credenziali SPID e CIE, CNS oppure attraverso i canali Entratel o Fisconline.

Sotto la dicitura di POS rientrano:

  • i POS fisici classici presenti sul bancone;
  • i SoftPOS, ovvero applicazioni su smartphone o tablet che accettano pagamenti contactless: questi sono a tutti gli effetti equiparati ai POS fisici;
  • i POS virtuali, utilizzati per l’e-commerce o i pagamenti tramite link.

Per quanto riguarda i SoftPOS e i sistemi di pagamento su dispositivi mobili, l’integrazione logica è considerata valida quando avviene tramite architetture Cloud o gestionali. Il principio cardine è la corrispondenza biunivoca: l’avvio del pagamento deve generare l’input per la memorizzazione del corrispettivo sul Registratore Telematico in modo automatico, eliminando passaggi manuali intermedi che potrebbero generare errori.

La procedura di censimento e collegamento dei POS sul portale dell’Agenzia consiste in una comunicazione una tantum, da ripetere solo in caso di variazioni, come l’attivazione di nuovi dispositivi o lo spostamento di un POS già censito presso un diverso punto vendita.

Configurazione dei POS: pagamenti soggetti a collegamento ed esclusioni

La regola generale prevede che chiunque certifichi corrispettivi tramite RT o procedura web debba procedere al collegamento dei dispositivi per i pagamenti POS. Tuttavia, esistono delle eccezioni specifiche basate sulla natura dell’attività o del prodotto venduto.

Chi è escluso dall’obbligo

Non devono effettuare il collegamento i soggetti che si trovano nelle seguenti condizioni:

  • soggetti esonerati per tipologia di attività: chi certifica corrispettivi derivanti da distributori automatici (vending machine), vendita di carburante o ricarica di veicoli elettrici;
  • operazioni escluse per legge: tutte le attività già esonerate dall’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati (ad esempio tabacchi, generi di monopolio e vendite a distanza);
  • certificazione tramite fattura: gli esercenti che certificano la totalità dei propri corrispettivi esclusivamente attraverso l’emissione di fatture (elettroniche o cartacee nei casi previsti), non utilizzando quindi i registratori telematici.

I “casi misti”: una gestione delicata

Molti esercenti gestiscono attività sia soggette che esonerate (si pensi a un tabaccaio che vende anche articoli di cancelleria). In questo scenario:

  • se si usa un unico terminale per gestire sia le vendite esonerate che i pagamenti tramite POS, l’obbligo di collegamento scatta comunque;
  • l’obbligo viene meno solo se il terminale per i pagamenti POS è dedicato esclusivamente alle operazioni esonerate. In tale caso, l’esercente può dichiarare l’uso esclusivo nel portale per rimuovere il dispositivo dall’elenco, ma la scelta è irreversibile.

Dati necessari e ricognizione preliminare

Per procedere correttamente, è consigliabile mappare i propri dispositivi prima di accedere alla procedura online. I dati fondamentali da raccogliere sono:

  • matricola dell’RT: reperibile sul QR code applicato al dispositivo;
  • dati dei terminali: per ogni dispositivo è necessario identificare il terminal ID, il codice fiscale e la denominazione dell’Acquirer.

Un punto critico riguarda l’identificazione dell’Acquirer. Spesso la banca che fornisce il dispositivo non coincide con l’Acquirer (il soggetto che trasmette i dati al Fisco). Inoltre, in caso di vecchi contratti, l’Acquirer potrebbe aver cambiato denominazione per fusioni societarie; è quindi essenziale verificare i dati sui report mensili più recenti.

Inoltre, è opportuno prestare attenzione a una circostanza piuttosto comune: se un esercente possiede un unico terminale fisico ma ha stipulato due contratti di convenzionamento distinti (ad esempio uno per il circuito Bancomat e uno per le carte di credito), dovrà registrare due collegamenti separati per lo stesso RT, riportando i dati di entrambi gli Acquirer.

Le scadenze da rispettare nel 2026

Il calendario per mettersi in regola è serrato e diviso in fasi:

  • fase di avvio (marzo 2026): per tutti i dispositivi per i pagamenti POS attivi a gennaio 2026, la comunicazione va effettuata entro 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura web (prevista per i primi di marzo);
  • a regime (da febbraio 2026): per i nuovi POS attivati dal mese di febbraio 2026, la comunicazione deve avvenire tra il 6° e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione. Ad esempio, un POS attivato ad aprile va collegato tra il 6 e il 30 giugno.

Il regime sanzionatorio: rischi e conseguenze

Il mancato adempimento degli obblighi relativi al collegamento POS-RT viene equiparato all’omessa memorizzazione dei corrispettivi. Le conseguenze sono:

  • sanzione amministrativa: viene applicata una sanzione pari al 90% dell’IVA dovuta sulla transazione non documentata;
  • soglia minima di punibilità: è previsto un minimo edittale di 500 euro per ogni operazione, anche se l’importo della vendita è irrisorio;
  • sospensione della licenza: in caso di recidiva, ovvero quando vengono contestate 4 violazioni distinte in un arco di 5 anni, scatta la sanzione accessoria della chiusura dell’attività;
  • durata della chiusura forzata: il provvedimento di sospensione può variare da 15 giorni a 2 mesi, arrivando fino a 6 mesi qualora le violazioni riguardino importi complessivi superiori ai 50.000 euro.

È bene ricordare che anche l’uso improprio di un terminale per i pagamenti POS precedentemente dichiarato come “esclusivo” per operazioni esonerate comporta l’annullamento dell’agevolazione e la sanzionabilità di tutti gli incassi pregressi effettuati su quel dispositivo.

Funzionalità di controllo e gestione

Il portale dell’Agenzia delle Entrate mette a disposizione strumenti per monitorare la propria posizione:

  • POS non collegati: sezione che mostra i terminali che l’Agenzia conosce (grazie alle comunicazioni degli Acquirer) ma che non risultano abbinati a un RT;
  • aggiunta manuale: se un POS utilizzato non compare nell’elenco (magari perché il contratto è troppo recente), l’esercente deve inserirlo manualmente;
  • dichiarazione di non titolarità: se compaiono dispositivi non propri, è possibile dichiararlo per rimuoverli definitivamente dalla propria posizione.

Per le realtà più grandi (catene, franchising), è possibile utilizzare una procedura massiva caricando un file CSV con un massimo di 1.000 collegamenti contemporaneamente. Chi invece utilizza la procedura web “Documento Commerciale on line” deve gestire i collegamenti all’interno della stessa maschera di emissione dei documenti; in questo caso specifico, l’operazione non è delegabile a intermediari.

FAQ – Pagamenti POS e collegamento RT: obblighi, sanzioni e regole AdE

1. Quali sono i termini per mettersi in regola con il nuovo obbligo?

Per i dispositivi attivi a gennaio 2026, la comunicazione va effettuata entro 45 giorni dall’apertura della procedura web (prevista per i primi di marzo 2026). Per i POS attivati successivamente, il collegamento deve avvenire tra il 6° e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione.

2. Cosa si intende esattamente per “collegamento” tra POS e RT?

Non si tratta di un collegamento fisico tramite cavi, ma di un’operazione logica e telematica. L’esercente deve associare sul portale “Fatture e Corrispettivi” l’ID del terminale alla matricola del proprio Registratore Telematico per garantire la tracciabilità tra incassi e certificazione fiscale.

3. I pagamenti accettati tramite smartphone (SoftPOS) sono inclusi?

Sì, i SoftPOS sono a tutti gli effetti equiparati ai terminali fisici. In questo caso, l’integrazione con i registratori telematici è valida se avviene tramite architetture Cloud o gestionali che garantiscano l’automatismo tra l’avvio del pagamento e la memorizzazione del corrispettivo.

4. Esistono categorie di esercenti escluse da questo adempimento?

L’obbligo non si applica a chi certifica vendite tramite distributori automatici, ricariche elettriche o distributori di carburante. Sono inoltre esclusi i soggetti esonerati per legge dalla trasmissione telematica (come i tabaccai per i generi di monopolio) e coloro che documentano tutte le operazioni esclusivamente tramite fattura.

5. Cosa accade se non si effettua il collegamento tra i dispositivi?

L’omesso collegamento è equiparato alla mancata memorizzazione dei corrispettivi. Si applica una sanzione pari al 90% dell’IVA dovuta, con un minimo di 500 euro a operazione. In caso di recidiva (4 violazioni in 5 anni), è prevista la sospensione della licenza da 15 giorni a 2 mesi.