Conservazione digitale del registro di protocollo informatico: norme e regole da rispettare, importanti anche per i cittadini.
Continua il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione in Italia. Fatturazione elettronica e conservazione digitale a norma dei documenti vedono nascere via via nuove leggi ed obblighi normativi che ne regolano il funzionamento. Norme che coinvolgono in modo diretto le PA, ma indirettamente anche i cittadini, i professionisti e le aziende che con Amministrazioni ed Enti Pubblici interloquiscono ogni giorno.
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO
L’ultima novità nell’ambito della conservazione a norma di documenti informatici per le Pubbliche Amministrazioni è arrivata lo scorso 11 ottobre, quando è scaduto il termine per l’adeguamento al Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico.
Sostanzialmente, da circa un mese, Aziende e Amministrazioni dello Stato, Enti pubblici, società partecipate da Enti Pubblici o con prevalente capitale pubblico, sono tenuti a inviare in conservazione a norma il registro di protocollo informatico entro il giorno successivo alla sua formazione. Per i meno avvezzi al mondo della burocrazia specifichiamo che il registro di protocollo informatico, al pari del suo predecessore cartaceo, ha lo scopo di registrare, a norma di legge, progressivamente gli estremi di documenti e atti, in entrata e in uscita, da un soggetto o ente (pubblico o privato).
Il nuovo obbligo coinvolge quindi Istituti scolastici, Istituzioni universitarie, Regioni, Provincie, Comuni, Camere di commercio e loro associazioni e diversi altri soggetti pubblici. Secondo quanto disposto dal decreto, questi hanno anche il compito di nominare un Responsabile della gestione documentale che sia in possesso di idonei requisiti professionali. Nel caso di Enti con più aree organizzative omogenee è necessario nominare anche un Coordinatore della gestione documentale che sovraintenda ai Responsabili delle diverse aree.
CITTADINI E MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
È compito del Responsabile della gestione documentale predisporre il Manuale di gestione dei documenti, in cui viene descritto l’intero sistema di gestione documentale dell’Ente (sia cartaceo che informatico) e sono indicate le istruzioni da seguire per una corretta gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. Una importante sezione del manuale di gestione è il Piano per la sicurezza informatica, relativo a formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso e conservazione dei documenti informatici.
Il Manuale di gestione dei documenti ha un ruolo fondamentale anche esternamente all’Ente a cui si riferisce, poiché permette di rendere pubbliche le scelte compiute riguardo alle modalità di gestione dei documenti (informatici e non), condividerle con i propri utenti e farle diventare perciò vincolanti anche per essi. Tant’è vero che il manuale deve esser reso disponibile a tutti i cittadini tramite pubblicazione sul proprio sito istituzionale ed essere inserito nella sezione “Amministrazione Trasparente”. In caso di mancata pubblicazione, chiunque potrà inoltrare un’istanza di accesso civico al Responsabile della trasparenza dell’Amministrazione, ai sensi dell’art. 5 del Decreto legislativo n° 33 del 2013.
Al fine di agevolare il rispetto della normativa vigente, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha dato vita a un documento in cui fornisce le istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo. Potrete visionarlo, scaricarlo o stamparlo seguendo il link qui di seguito:
Produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo (documento del 01/10/2015).
10 novembre 2015
