Dematerializzazione e soluzioni paperless, ciò che ci manca per godere a pieno dei vantaggi offerti dalle tecnologie digitali
Di digitalizzazione e dematerializzazione si parla già da tempo in Italia, ma sono ancora pochi i professionisti e le aziende che possono dire di aver compreso fino in fondo il significato e le potenzialità che si celano dietro questi termini. Per digitalizzare efficacemente non basta introdurre strumenti digitali e soluzioni tecnologiche a supporto dei processi lavorativi che svolgiamo quotidianamente: occorre ripensare i processi in una nuova ottica che ci metta in grado di dire completamente addio alla carta. Vediamo in che modo e con quali vantaggi.
COSTI E LIMITI DEL CARTACEO, UNA PRESENZA INGOMBRANTE
Nonostante vari strumenti digitali vengano già utilizzati, i processi siano informatizzati e l’informazione originale sia disponibile in formato digitale, in troppe aziende ed uffici la carta costituisce ancora una presenza ingombrante. Ciò succede perché ogniqualvolta sia necessario produrre dei documenti le cui informazioni abbiano validità legale (contratti, ricevute, attestati, cartelle cliniche), questi continuano ad essere stampati, firmati, dotati di riferimento temporale e archiviati in formato cartaceo. Agendo così diamo vita a due flussi di lavoro:
- un flusso di lavoro digitale, in grado di rendere agile ed efficiente le attività lavorative interne;
- un flusso di lavoro cartaceo, molto meno efficiente ma necessario per garantire la validità legale dei documenti e dei processi verso l’esterno.
In questo modo, ai costi già sostenuti per implementare e gestire tutta una serie di strumenti digitali, continuano a sommarsi i costi di gestione e trattazione dei documenti cartacei: spazio occupato da archivi, faldoni e scaffalature; sistemi di sicurezza e sorveglianza; personale ed ore di lavoro da destinare ad attività di trascrizione dati, firma, protocollazione, scansione, fascicolazione, classificazione, movimentazione, ricerca, duplicazione, invio dei documenti.
DIGITALIZZARE FINO IN FONDO PROGETTANDO UNA SOLUZIONE PAPERLESS
Per sfruttare a pieno i vantaggi che digitalizzazione e dematerializzazione sono in grado di offrirci occorre digitalizzare fino in fondo. In che modo? Progettando una soluzione di tipo “paperless” che, integrando diversi strumenti di dematerializzazione, ci permetterà di digitalizzare ogni fase del ciclo di vita del documento.
Prima di passare all’implementazione delle soluzioni tecnologiche necessarie sarà bene valutare attentamente tutti gli aspetti normativi e organizzativi legati ai processi. Dopodiché, integrando opportunamente soluzioni tecnologiche quali firma digitale, marche temporali, posta elettronica certificata e conservazione digitale a norma, potremo finalmente gestire tali processi esclusivamente, e nativamente, in modalità paperless.
DIGITALI GLI STRUMENTI, CONCRETI I VANTAGGI
Implementando una soluzione di dematerializzazione in azienda potremo innovare i servizi offerti ai nostri clienti e raggiungerli attraverso nuovi canali di vendita, direttamente e digitalmente. Mettendo a disposizione di un cliente un canale diretto, da remoto e in modalità paperless, gli daremo la possibilità di interagire con noi da casa o in mobilità, senza il vincolo degli orari di lavoro o di sportello e senza bisogno di affrontare spostamenti e code.
Un esempio concreto arriva dal settore finanziario, in cui la remotizzazione della sottoscrizione dei contratti ha consentito alle banche di raggiungere online i propri potenziali clienti e concludere la vendita di prodotti finanziari su quello stesso canale, senza costringerli a scaricare i contratti, compilarli, firmarli e inviarli per posta. Dematerializzare serve anche a ridurre il rischio di smarrimento di documenti, non così raro in ambito bancario. La gestione digitale dei documenti porta infatti con sé una maggiore standardizzazione e trasparenza del processo, che sarà vincolato da passaggi autorizzativi e di firma, riducendo le possibilità di produrre documenti incompleti o mancanti di date, firme, protocolli.
I maggiori ostacoli all’implementazione di soluzioni paperless restano quelli di ordine culturale (l’abitudine all’uso della carta) e tecnico-giuridico (la possibilità di verificare l’integrità e la correttezza formale del documento digitale). Nelle prassi operative passare ad una nuova visione delle attività, completamente sganciata dal documento cartaceo, non è né scontato, né semplice.
Se siete curiosi di conoscere maggiori dettagli sulle fasi e i fattori critici di successo di un progetto di dematerializzazione, vi invitiamo a leggere la versione integrale di quanto abbiamo descritto qui brevemente:
2 dicembre 2015
