La conservazione digitale dei documenti informatici fiscalmente rilevanti non offre solo benefici in termini di spazio, facilità di ricerca e gestione più agile e sicura dei documenti, ma anche una serie di vantaggi fiscali sanciti dalla normativa vigente.
VANTAGGI FISCALI E SEMPLIFICAZIONI
Tra le ultime semplificazioni e vantaggi fiscali a beneficio di chi conserva digitalmente i documenti fiscalmente rilevanti:
- l’imposta di bollo, dovuta per la tenuta del libro giornale e dei libri sociali obbligatori, viene determinata secondo criteri diversi a seconda che la contabilità sia tenuta in modalità cartacea o informatica:
- per il formato cartaceo è prevista un’imposta di 16€ ogni 100 pagine o frazioni di esse per le società di capitali, 32€ per i soggetti di tipo diverso;
- per i documenti informatici è invece prevista un’imposta di 16€ ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse;
- il professionista o l’impresa che decida di affidare il processo di conservazione digitale dei documenti fiscali a un soggetto terzo non è più tenuta a dare comunicazione preventiva dei luoghi di conservazione dei documenti stessi quando il soggetto terzo svolga unicamente le attività di conservazione dei documenti fiscali del cliente;
- è stato eliminato l’adempimento della comunicazione dell’impronta dell’archivio dei documenti con rilevanza tributaria da inviare all’Agenzia delle Entrate.
COSA FARE PER BENEFICIARE DEI VANTAGGI FISCALI DERIVANTI DALLA CONSERVAZIONE DIGITALE
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari comprendono:
- fatture elettroniche attive e passive,
- documenti di trasporto,
- registri Iva,
- libro giornale,
- libro mastro,
- libro cespiti,
- libro inventari,
- i vari modelli dichiarativi, comunicativi e quelli di versamento come F24 e F23.
Questi andranno caricati su LegalDoc Lite e conservati digitalmente per tutto il periodo previsto, entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento.
Il contribuente che effettua la conservazione dei documenti fiscali in modalità elettronica deve comunicarlo nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento, ricordando che sono assoggettati ad imposta di bollo da versare in modalità telematica utilizzando il modello F24, 120 giorni prima della chiusura dell’esercizio.
Sempre grazie a LegalDoc Lite, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, ogni documento informatico potrà essere facilmente richiamato e reso disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente, ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto.
I documenti informatici dovranno possedere i requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi ‒ inerenza, competenza e congruità ‒ oltre alle caratteristiche di immodificabilità, integrità e autenticità che LegalDoc Lite e InfoCert sono chiaramente in grado di garantire.
Qualora questi requisiti siano soddisfatti, nulla vieta che i documenti analogici siano sostituiti in toto da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.
