Ormai da qualche mese le video conference sono diventate parte integrante della vita quotidiana di tanti lavoratori in smart working. Ma gestire le riunioni da remoto in modo ottimale non è un’operazione così banale come potrebbe sembrare.
Dedica solo qualche minuto alla visione e alla lettura dei contenuti proposti dal team di trasformazionedigitale.education – un gruppo di professionisti e consulenti nel settore del marketing e della comunicazione con una significativa esperienza sui temi della formazione e dell’edutainment – e InfoCert. Scoprirai che probabilmente anche tu commetti qualche errore a cui potrai subito porre rimedio.
Speciale #SMARTWORKINGTIPS | n° 1
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PREPARAZIONE
Come abbiamo visto, preparare una scaletta con gli argomenti da trattare nel corso della video conferenza è la prima cosa da fare.
Nell’invitare i partecipanti è anche opportuno:
- specificare chi è necessario e chi opzionale,
- esplicitare chi è il coordinatore (in genere è chi invia l’invito, ma non necessariamente),
- inviare, insieme all’invito a partecipare, un breve elenco dei temi da trattare,
- impostare una durata congrua ai temi da discutere.
LOCATION
È opportuno collegarsi da ambienti domestici quanto più possibile riservati e che offrano uno sfondo adeguato. Una sala studio sarebbe certamente l’ideale.
Chi non ha disposizione una stanza tutta per sé può comunque optare per la stanza o l’angolazione meno intima della casa.
Quanto allo sfondo, molte app permettono di impostarne uno personalizzato (scegliendo o caricando un’immagine) da visualizzare alle proprie spalle durante la video conference.
ACCOGLIENZA
Oltre ad essere puntuale, da buon padrone di casa, chi organizza o coordina la video conference dovrebbe per prima cosa:
- elencherà i punti dell’agenda precedentemente condivisa,
- fare l’elenco dei partecipanti e di eventuali assenti,
- indicare la durata stimata prevista per la conferenza.
In questo modo, anche chi non avesse prestato molta attenzione alle informazioni presenti nell’invito avrà il quadro chiaro della riunione e dei suoi obiettivi.
SVOLGIMENTO
Durante la video conference è molto utile rispettare alcune norme di comportamento:
- mantenere un tono di voce chiaro, evitando di gridare o parlare a voce troppo bassa,
- non parlare contemporaneamente ad altre persone,
- guardare direttamente la webcam per richiamare l’attenzione dei partecipanti durante il proprio turno di parola,
- non dedicare attenzione ad altro (email, telefono, ecc.),
- non monopolizzare la conference, ma dare modo a tutti di intervenire,
- quando non si sta parlando, utilizzare il tasto “mute” per evitare di disturbare gli altri partecipanti e permettere a tutti di sentire meglio chi sta parlando in quel momento.
RIEPILOGO
In chiusura della video conference è sempre bene fare una sintesi dei seguenti punti:
- eventuali accordi presi e passi successivi concordati,
- a chi sono state assegnate le azioni successive,
- con che tempi ci si aspetta che vengano eseguite le azioni concordate.
