Di Marta Gaia Castellan – Consulenza di processo e normativa – Business compliance – Innovation & strategy at InfoCert
Tra le maggiori novità delle Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che entreranno pienamente in vigore a partire dal prossimo gennaio, c’è la “Certificazione di processo” descritta nell’Allegato 3 e pensata per incentivare la dematerializzazione massiva dei documenti analogici (scansione) garantendo la corrispondenza della copia informatica all’originale analogico.
La realizzazione di una copia per immagine (o scansione) di un originale analogico era già da tempo prevista nel CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale – agli articoli 22 e 23: prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo.
Una semplice scansione, quindi, può essere ‘disconosciuta’, cioè qualcuno può sostenere che non è esattamente identica al documento cartaceo da cui è tratta, che è stata modificata.
Per superare questa ipotesi, si può ricorrere al raffronto tra originale e copia (ma se l’originale cartaceo è stato distrutto, questo raffronto è impossibile).
Ecco che il CAD specifica che queste copie hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità è attestata (con firma digitale) da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, spiegando nel DPCM del 13 novembre 2014 le Regole Tecniche per produrre questo tipo di attestazione di conformità.
In caso di conformità del notaio/pubblico ufficiale, la copia assume un valore probatorio ‘privilegiato’, fa piena prova fino a querela di falso (art. 2700 del c.c.).
Anche se queste Regole Tecniche stanno per essere sostituite dalle Linee Guida, entrambe riportano che l’attestazione di conformità può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata o avanzata del funzionario delegato (LLGG 2.5).
Con l’Allegato 3 si estende questo concetto a grandi quantità di documenti, certificando, appunto il processo.
Quest’ultimo va ben descritto e verbalizzato: strumenti hardware e software, requisiti tecnici, di qualità e sicurezza, controlli effettuati (sia generali che a campione), standard, norme ISO, finalità, luoghi, data, referenti, criticità, vincoli di progetto, ecc.…
Queste le quattro principali fasi previste:
Nel caso di soggetti privati (non pubblici ufficiali), non si produce una certificazione di processo ma un rapporto di verificazione. A conclusione del raffronto per campionamento, il pubblico ufficiale o il soggetto privato sottoscrive elettronicamente rispettivamente l’attestazione di conformità o il rapporto di verificazione.
In entrambi i casi, questa firma prova che il processo di scansione ha prodotto un risultato conforme all’originale e che tale risultato si estende a tutto il lotto dei documenti scansionati.
I documenti informatici vanno poi sempre versati in un sistema di conservazione a norma, come LegalDoc.
Autrice:
Marta Gaia Castellan
Consulenza di processo e normativa – Business Compliance – Innovation & Strategy
