Ogni casella di posta elettronica, ordinaria o certificata che sia, ha uno spazio di archiviazione limitato. 

Quando una casella e-mail è piena i messaggi in arrivo vengono respinti dal server. Vediamo cosa accade quando questo si verifica in una casella PEC privati.

Il valore legale di una PEC privati

La PEC (Posta Elettronica Certificata) ha lo stesso valore legale di una raccomandata A/R, ma con un costo molto più contenuto. Questo, ed altri vantaggi, hanno portato alla sua grande diffusione tra privati ed aziende.

Al momento dell’invio di una PEC e al momento della sua ricezione, vengono rilasciati una ricevuta di accettazione e una ricevuta di consegna, che attestano rispettivamente, che il messaggio è stato inviato ed è stato consegnato al destinatario.

Queste ricevute, in caso di un eventuale contenzioso, costituiscono prova dell’avvenuto invio e dell’avvenuto ricevimento.

Quando la nostra casella PEC è piena, se qualcuno tenta di inviarci un messaggio riceverà un avviso di mancata consegna, mentre a noi non arriverà nulla: nessun avviso e, soprattutto, nessuna mail.

Questo significa che, a causa della nostra PEC piena, potremmo non ricevere una fattura, un atto giudiziario, una comunicazione ufficiale da parte dell’Ente che ha bandito un concorso pubblico per il quale abbiamo presentato domanda, una multa per violazione del codice della strada, una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate o dell’INPS.

Data l’importanza della questione è bene capire esattamente cosa accade quando la nostra PEC è piena e come gestire correttamente la casella per non perdere messaggi importanti.

PEC per privati: i rischi di una casella piena

Se noi non abbiamo ricevuto una notifica, perché la nostra PEC privati è piena, essa è valida da un punto di vista legale o no?

La questione non è proprio semplicissima perché nel corso del tempo si sono succedute diverse posizioni da parte della Corte di Cassazione.

Con la sentenza n.3164/2020 la Corte afferma che “il mancato buon esito della comunicazione telematica di un provvedimento giurisdizionale, dovuto alla saturazione della capienza della casella di posta elettronica del destinatario, è un evento imputabile a quest’ultimo“, e continua sostenendo che l’aver lasciato la casella PEC satura equivale ad un preventivo rifiuto di ricevere notificazioni tramite essa e, siccome il titolare della casella è direttamente responsabile della sua gestione, tale atteggiamento equivale ad una consegna dell’atto.

In altre parole, la pronuncia afferma che la ricevuta con la quale si attesta che la casella PEC del destinatario è piena può essere considerata a tutti gli effetti una ricevuta di avvenuta consegna. 

Questa interpretazione è stata confermata anche da alcune pronunce successive.

Tuttavia, la Corte, in altre sentenze ha sostenuto una tesi contraria affermando che, nel caso di casella PEC piena, la notifica non può considerarsi perfezionata perché la mancata ricezione del messaggio non garantisce al destinatario la conoscenza e la conoscibilità degli atti notificati. Così, ad esempio, nell’ordinanza n.2193/2023, la Corte di Cassazione sostiene che in caso di casella PEC piena il notificante deve adoperarsi per notificare l’atto in altro modo, nel caso specifico utilizzando l’indirizzo fisico del destinatario.

La situazione si fa ancora più complessa se si tiene conto che la Riforma Cartabia ha previsto che la notifica degli atti processuali deve essere fatta obbligatoriamente in maniera telematica in tutti i casi in cui il destinatario è titolare di un domicilio digitale, anche se lo possiede solamente per scelta pur non essendovi obbligato per legge, come accade a tutti i privati.

Conseguenze di una casella PEC privati piena

Al di là degli aspetti legali legati alla notifica degli atti, rimane comunque il fatto che una casella PEC privati piena ci porta a perdere tutta una serie di comunicazioni, come quelle che potrebbero arrivarci dall’Agenzia dell’Entrate o dell’INPS o da un datore di lavoro. 

I rischi che si corrono quando la PEC è piena sono diversi. Il primo è, come si è avuto modo di dire, la mancata notifica di atti importanti come una multa o una citazione in giudizio, ma a causa di una PEC piena e di una mail non letta si può rischiare che scadano i termini di un ricorso, o che si vada incontro al pagamento di sanzioni amministrative perché, ad esempio, una multa viene pagata in ritardo.

PEC privati: come gestire la casella per non perdere le notifiche

La soluzione migliore, quindi, è quella di avere sempre un sufficiente spazio di archiviazione libero.

Per gestire al meglio la nostra casella PEC seguiamo questi accorgimenti:

  • Monitoriamo lo spazio libero ancora disponibile: normalmente quando la nostra casella PEC è piena il gestore ci avvisa con un messaggio, ma non è detto che accada. Quindi sta sempre a noi tenere sotto controllo lo spazio ancora libero.
  • Facciamo periodicamente pulizia di quello che non serve: quando la nostra casella PEC si sta riempiendo è bene svuotarla da messaggi inutili, errati, bozze e copie. Importante è conservare solamente i messaggi effettivamente utili.
  • Archiviamo il necessario: tutto quello che è bene conservare andiamo ad archiviarlo, per argomento, in cartelle tematiche. In questo modo riusciamo a tenere sempre libera la casella in entrata.
  • Eliminiamo ciò che abbiamo archiviato: le notifiche di avvenuta accettazione e avvenuta consegna, una volta scaricate e salvate possono essere eliminate. Attenzione, però, a non eliminare ciò che non abbiamo ancora archiviato.
  • Aumentiamo lo spazio di archiviazione della PEC: se ci rendiamo conto che esso non è sufficiente rispetto alle nostre esigenze, chiediamo al nostro fornitore di aumentarla.
  • Valutiamo se è il caso di adottare un sistema di conservazione della PEC a norma: non confondiamo l’archiviazione con la conservazione della PEC perché, a prima vista potrebbero sembrare la stessa cosa, ma in realtà non lo sono. L’archiviazione riguarda la gestione dei messaggi, mentre la conservazione mira a mantenerli sicuri e leggibili nel tempo.

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PEC privati: qualche ulteriore consiglio

Quando acquistiamo una casella PEC dobbiamo sempre informarci sullo spazio di archiviazione a disposizione: si tratta di una caratteristica molto importante della nostra futura casella di Posta Elettronica Certificata.

InfoCert mette a disposizione diverse tipologie di caselle PEC, per privati e professionisti, in base alle proprie esigenze.

InfoCert PEC privati è la soluzione che prevede:

  • 1 GB di spazio e 5 invii inclusi con l’attivazione e ad ogni rinnovo annuale;
  • possibilità di personalizzazione in qualsiasi momento con aggiunta alla tua casella GB di spazio inbox e di archivio di sicurezza. Puoi aggiungere altri invii certificati e utilizzare il servizio sulla Conservazione digitale per rendere le tue comunicazioni valide negli anni.

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