La conservazione PEC, così come quella degli altri documenti informatici della Pubblica Amministrazione, di professionisti e di aziende, è sancita da un obbligo normativo riportato nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), D.L. n. 82/2005 art. 43.
Tale testo ribadisce un concetto chiave: i documenti riprodotti su supporti informatici sono validi agli effetti di legge e rilevanti, se la riproduzione e conservazione vengono effettuate secondo le Linee Guida di AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (di maggio 2021 e pienamente applicabili da gennaio 2022).
Inoltre, ogni imprenditore è tenuto a conservare ordinatamente tutta la propria corrispondenza.
In sintesi, ogni atto o documento di cui è prescritta per legge o per regolamento la conservazione, se è formato e gestito digitalmente, deve anche essere conservato in un sistema di conservazione digitale a norma. Questo vale anche per i documenti che si ricevono/spediscono tramite PEC. Il problema è che la PEC di per sé non è una tipologia documentale, ma un ‘contenitore’ di documenti che potenzialmente possono essere i più diversi.
In questa guida facciamo focus in particolare sulla Posta Elettronica Certificata per la quale occorre analizzare la rilevanza legale e fiscale al fine di determinare l’obbligo di conservazione della corrispondenza ricevuta e inviata. Un compito arduo che può essere svolto con gli strumenti informatici disponibili, come l’attivazione del servizio di conservazione all’interno della casella.
Cosa si intende per conservazione a norma della PEC?
La conservazione della PEC a norma è cosa ben diversa rispetto alla pessima abitudine di stampare tutto il contenuto di un messaggio di posta elettronica e riporlo in faldoni. Ugualmente non è sufficiente archiviarlo sul PC o su supporti esterni, dal momento che non viene garantito il valore legale.
Per capire cosa significa conservare le PEC è opportuno fissare un paio di punti chiave. Innanzitutto, la PEC è uno strumento di comunicazione che serve per il trasporto e la consegna di svariati documenti come contratti, determinazioni, fatture e simili. Bisogna poi distinguere i vari elementi che formano un messaggio di Posta Elettronica Certificata:
- La busta .eml, sottoscritta con firma elettronica qualificata dal gestore;
- Le ricevute di avvenuta accettazione e consegna, sintetiche o complete, che sono documenti informatici originali;
- L’allegato contenuto nella busta.
Ciò premesso è più facile individuare la differenza tra pubblico e privato nelle pratiche di conservazione digitale della PEC.
Le PA hanno un protocollo informatico obbligatorio con valore giuridicamente probante. I messaggi di PEC vengono gestiti in automatico: una volta aperta la busta, tutto il contenuto è protocollato, classificato e, infine, smistato all’ufficio competente. Il sistema provvede ad attribuire la ‘data certa’ di protocollo e contempla il ‘ricongiungimento’ al documento protocollato delle rispettive ricevute di accettazione e consegna.
Tutto ciò funziona perché il protocollo è connesso al sistema informatico di conservazione digitale: i documenti sono ‘versati’ all’interno del sistema e lì restano, secondo il tempo previsto dalla legge, validi, integri e reperibili.
Nelle aziende, invece, la situazione è diversa. Dal momento che non sempre è presente un sistema di gestione documentale, la PEC rimane scollegata dagli applicativi nonostante sia il mezzo più usato per la spedizione e la ricezione di documenti con valore legale. È logico quindi che l’invio in conservazione di ogni documento sarebbe opportuno subito dopo lo sbustamento.
A cosa serve la conservazione PEC a norma di legge?
Garantire la conservazione PEC a norma mette al riparo da conseguenze legali anche serie. Si tratta di prevenire e di fronteggiare scenari delicati dal cui esito può dipendere lo stato di salute dell’intera organizzazione.
Se i messaggi di Posta Elettronica Certificata sono gestiti secondo compliance normativa si evitano problematiche conseguenti alla perdita di documenti, consentendo di rispondere adeguatamente ai controlli di sorveglianza interna e da parte delle forze dell’ordine.
Ugualmente è possibile dare seguito alle richieste della PA, oppure intraprendere le necessarie azioni per fare fronte a contenziosi giuridici.
Per tali motivi i responsabili di aziende pubbliche e private hanno il compito di individuare la migliore soluzione per garantire la conservazione PEC a norma di legge e al contempo semplice, efficace e conveniente.
Normativa di riferimento per la conservazione della PEC
Qui di seguito i principali riferimenti normativi in materia:
- Art. 2214 del Codice Civile: obbliga a conservare ordinatamente la corrispondenza ricevuta e spedita per ciascuna attività legata al business e all’organizzazione;
- Art. 2220 del Codice Civile: è relativo alla durata temporale della conservazione delle scritture, delle lettere e dei messaggi e indica in 10 anni la durata della conservazione anche dei messaggi PEC;
- Art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale: l ogni documento informatico deve essere conservato secondo le modalità previste dalle Linee Guida AgID;
- Art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale: il sistema di conservazione dei documenti informatici è idoneo quando garantisce il mantenimento nel corso del tempo della loro autenticità e integrità, ma anche leggibilità e reperibilità.
Come essere in regola con la conservazione PEC?
In conclusione, il discorso sulla conservazione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata è complesso, perché essendo uno strumento a sé, che trasporta tipologie documentali diverse, occorre un vaglio puntuale dei singoli documenti per capire se è necessario conservarli secondo le norme.
Per avere le idee più chiare, ecco qualche esempio pratico:
- Ricevi la promozione pubblicitaria di un nuovo prodotto bancario per la tua azienda? Non serve che lo conservi;
- Se ricevi da un fornitore un documento ufficiale d’offerta, conservalo anche senza la busta e le ricevute;
- Se ti vengono inviati documenti su un bando di gara per il quale la data e l’ora di spedizione sono fondamentali, è opportuno conservare tutto comprese le buste e le ricevute.
Come si risolve quindi la questione? Potresti verificare caso per caso la rilevanza fiscale o legale della corrispondenza PEC, ma perderesti molto tempo e rischieresti comunque di commettere qualche errore.
Decisamente più efficace è la scelta del servizio di conservazione automatica nella casella PEC aziendale o professionale.
Per tale motivo, si rivela una soluzione altamente performante quella di attivare InfoCert PEC: un prodotto completo che prevede il servizio integrato di conservazione digitale dei messaggi PEC. In questo modo, adempirai con facilità all’obbligo normativo e metterai in atto una pratica utile per la tua azienda e per il tuo business.