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  • lunedì, Settembre 21, 2020

Come organizzare una video conference efficace?

riparti digitale, smart working tips 1
riparti digitale, smart working tips 1

Ormai da qualche mese le video conference sono diventate parte integrante della vita quotidiana di tanti lavoratori in smart working. Ma gestire le riunioni da remoto in modo ottimale non è un’operazione così banale come potrebbe sembrare.

Dedica solo qualche minuto alla visione e alla lettura dei contenuti proposti dal team di trasformazionedigitale.education – un gruppo di professionisti e consulenti nel settore del marketing e della comunicazione con una significativa esperienza sui temi della formazione e dell’edutainment – e InfoCert. Scoprirai che probabilmente anche tu commetti qualche errore a cui potrai subito porre rimedio.

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PREPARAZIONE

Come abbiamo visto, preparare una scaletta con gli argomenti da trattare nel corso della video conferenza è la prima cosa da fare.
Nell’invitare i partecipanti è anche opportuno:

  • specificare chi è necessario e chi opzionale,
  • esplicitare chi è il coordinatore (in genere è chi invia l’invito, ma non necessariamente),
  • inviare, insieme all’invito a partecipare, un breve elenco dei temi da trattare,
  • impostare una durata congrua ai temi da discutere.

LOCATION

È opportuno collegarsi da ambienti domestici quanto più possibile riservati e che offrano uno sfondo adeguato. Una sala studio sarebbe certamente l’ideale.

Chi non ha disposizione una stanza tutta per sé può comunque optare per la stanza o l’angolazione meno intima della casa.

Quanto allo sfondo, molte app permettono di impostarne uno personalizzato (scegliendo o caricando un’immagine) da visualizzare alle proprie spalle durante la video conference.

ACCOGLIENZA

Oltre ad essere puntuale, da buon padrone di casa, chi organizza o coordina la video conference dovrebbe per prima cosa:

  • elencherà i punti dell’agenda precedentemente condivisa,
  • fare l’elenco dei partecipanti e di eventuali assenti,
  • indicare la durata stimata prevista per la conferenza.

In questo modo, anche chi non avesse prestato molta attenzione alle informazioni presenti nell’invito avrà il quadro chiaro della riunione e dei suoi obiettivi.

SVOLGIMENTO

Durante la video conference è molto utile rispettare alcune norme di comportamento:

  • mantenere un tono di voce chiaro, evitando di gridare o parlare a voce troppo bassa,
  • non parlare contemporaneamente ad altre persone,
  • guardare direttamente la webcam per richiamare l’attenzione dei partecipanti durante il proprio turno di parola,
  • non dedicare attenzione ad altro (email, telefono, ecc.),
  • non monopolizzare la conference, ma dare modo a tutti di intervenire,
  • quando non si sta parlando, utilizzare il tasto “mute” per evitare di disturbare gli altri partecipanti e permettere a tutti di sentire meglio chi sta parlando in quel momento.

RIEPILOGO

In chiusura della video conference è sempre bene fare una sintesi dei seguenti punti:

  • eventuali accordi presi e passi successivi concordati,
  • a chi sono state assegnate le azioni successive,
  • con che tempi ci si aspetta che vengano eseguite le azioni concordate.

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