Trovare la strada giusta per avviare, sviluppare e rendere efficace un processo di digitalizzazione e automazione richiede un’accurata fase di pianificazione, finalizzata a ridurre al minimo il rischio di spreco di risorse (tempo, teste e denaro).
Tale considerazione nasce dal fatto che diversi progetti pilota non riescono a mettere a terra i vantaggi derivanti da moderne tecnologie e da processi di automazione e, conseguentemente, non portano all’organizzazione gli sperati benefici in termini di risparmio di costi, crescita dell’efficienza e aumento della flessibilità.
Ecco perché il 62% dei progetti di Digital Transformation fallisce.
Come evitare che questa situazione si verifichi? Per cercare la risposta abbiamo fatto riferimento a una ricerca di Gartner.com che ha evidenziato gli errori più diffusi, mostrando anche possibili soluzioni al problema.
Opportunità e ostacoli nel processo di digitalizzazione e automazione
L’analisi dei dati della ricerca Gartner ha evidenziato che la maggior parte dei fallimenti nel processo di digitalizzazione deriva dal tipo di mindset. Per capire qual è il modo giusto per approcciarsi torna utile menzionare il documento realizzato da alcuni membri del Comitato Scientifico di SPS Italia, la Fiera di Automazione e Digitale per l’Industria.
Ne è uscito un Position Paper che ha coinvolto circa 100 membri del Comitato Scientifico di SPS Italia e che riporta dati importanti per misurare l’importanza della digitalizzazione e dell’automazione (in questo caso nel settore nella manifattura). Le aziende che investono nella digitalizzazione lo fanno per cogliere le seguenti opportunità:
- Migliorare le performance (39,4%);
- Ridurre i costi (19,7%);
- Accrescere la competitività (15,2%).
D’altro canto, le risposte hanno evidenziato anche una diffusa disillusione (84,21% degli intervistati) sull’effettiva possibilità di implementare le nuove tecnologie nei processi manifatturieri. Le principali criticità riscontrate sono state così catalogate:
- Mancanza di competenze (31,6%);
- Resistenza alla culturale digitale da parte del management e del personale operativo (26,3%);
- Return On Investment difficile da sostenere (15,8%);
- Problemi di integrazione con i sistemi legacy, ovvero con le infrastrutture informatiche presenti (12,3%).
5 errori che mettono a rischio la trasformazione digitale
A questo punto passiamo alla già citata ricerca Gartner per analizzare gli impatti negativi che l’automazione e la digitalizzazione possono avere se eseguite male. Qui di seguito vediamo nel dettaglio i principali errori che conducono al fallimento del progetto e gli accorgimenti da prendere per evitarli.
1. All in su una singola tecnologia
Far guidare l’intero processo di automazione e digitalizzazione da una singola tecnologia è potenzialmente rischioso, anche quando l’implementazione di uno specifico strumento di automazione dei processi è avvenuta con successo. Piuttosto è consigliabile avere una cassetta degli attrezzi ben fornita, che comprenda un set di funzionalità adeguate al raggiungimento dei risultati aziendali, ma sufficientemente flessibili da allinearsi a nuove esigenze di riprogettazione.
2. Trascurare il reparto IT
Può sembrare strano, ma capita che alcuni manager dopo l’adozione di applicazioni tecnologiche ritengano ‘superflua’ l’assistenza costante dell’IT. Ciò è dovuto alla sempre maggiore usabilità delle tecnologie, soprattutto di quello low-code o no-code. Il fatto è che tali applicazioni, per funzionare al meglio, necessitano l’integrazione con altri sistemi e aggiornamenti regolari e perché ciò accada serve un team IT sempre coinvolto.
Per tale ragione può avere senso organizzare un servizio dedicato al supporto per automazione e digitalizzazione formato da persone con specifiche competenze non soltanto tecniche, ma anche con capacità analitiche, know-how aziendale ed esperienza di governance IT.
3. Sottovalutare l’efficacia della semplificazione
Pensare semplice è più difficile di quanto si creda. Molte organizzazioni sprecano inutili energie nello sviluppo di processi eccessivamente complicati. Ciò succede soprattutto quando suddetti processi non sono stato sufficientemente documentati in fase preliminare e anche quando ci sono troppe varianti nel processo decisionale. Per risolvere la questione, può essere vantaggioso sviluppare una serie linee guida per fissare il numero di fasi del processo, le integrazioni richieste e la finalità del processo.
4. Considerare l’automazione come una mera replica di attività
Qual è il significato di automazione nella Digital Transformation? Le organizzazioni che utilizzano gli strumenti di automazione per replicare i processi manuali, perdono ogni vantaggio competitivo. L’automazione ha come scopo quello di migliorare il processo end-to-end e di creare un’esperienza migliore per clienti e dipendenti. Affinché ciò si verifichi è opportuno valutare e applicare una metodologia per una completa reingegnerizzazione dei processi.
5. Ignorare la cultura della digitalizzazione e l’impatto sui dipendenti
È importante far passare il messaggio che l’automazione e la digitalizzazione creano benefici diffusi per l’organizzazione anche a livello di sostenibilità aziendale. Ma come si fa, quando l’automazione comporta un impatto pesante sui dipendenti che si sentono demansionati, se non addirittura sostituiti? La comunicazione è la chiave: che ha la leadership deve assicurarsi che i team di automazione comunichino attivamente e precocemente le nuove modalità. Così facendo è possibile misurare in anticipo il sentimento dei collaboratori e delle risorse umane nei confronti del cambiamento.
Conclusioni
L’elenco dei più insidiosi errori commessi da aziende e industrie durante il processo di trasformazione digitale ci permette di evidenziare un fil rouge: i fallimenti non dipendono della tecnologia. La colpa casomai è da imputare al fattore umano, e in particolare a:
- Errori di approccio e di strategia a medio-lungo termine;
- Errori nel percorso di implementazione;
- Errori nelle metriche di valutazione.
In merito all’ultimo punto, una considerazione finale: è fondamentale monitorare le applicazioni e gli strumenti tecnologici per verificare con l’analisi dei dati che funzionino come previsto, ma è altrettanto importante misurare l’impatto organico sull’azienda. Servono cioè KPI capaci di quantificare in modo specifico i risultati complessivi che l’automazione e la digitalizzazione dovrebbero raggiungere.