In un’era in cui le transazioni sono digitali e i documenti si inviano attraverso le reti informatiche, riconoscere più accuratamente i concetti di firma digitale, remota, business key e smart card diventa di fondamentale importanza.  

In questo articolo, approfondiremo meglio quelle che sono le caratteristiche e differenze di questi strumenti digitali. 

Firma digitale: cos’è e quali vantaggi presenta? 

Firmare i documenti è una pratica sempre più diffusa nel nostro quotidiano, ma bisogna fare una differenza tra tipologie di firme sulla base di quello che è il formato del documento considerato: 

  • cartaceo, firma autografa; 
  • elettronico, firma digitale. 

Quando, infatti, si ha la necessità di inviare documenti tramite e-mail o altri strumenti digitali, anche la firma deve essere apposta digitalmente. La firma digitale, infatti, ha non solo lo stesso valore legale di una firma autografa, ma può anche essere utilizzata per firmare qualsiasi tipo di documento. 

La firma digitale risulta essere ad oggi una forte alleata della sostenibilità ambientale, l’utilizzo di questo strumento favorisce oltre che la digitalizzazione, anche una riduzione dell’inquinamento atmosferico, in quanto non è necessario spostarsi fisicamente per sottoscrivere i documenti o inviarli. Ma non solo, l’eliminazione dei plichi in formato cartaceo riduce il consumo di carta e permette la conservazione online, senza bisogno di occupare spazi fisici. 

Tra gli altri vantaggi, ritroviamo: 

  • il risparmio di tempo, non è necessario presentarsi di persona nei vari uffici e attendere per apporre la firma; 
  • la sicurezza, trattandosi di uno strumento che usa la crittografia ed è basato su chiavi asimmetriche, una privata dell’utente ed una pubblica corrispondente, la firma digitale garantisce l’identità del soggetto che firma il documento. 

In altre parole, assicura che il documento provenga da una determinata identità, oltre a certificare la sua autenticità ed integrità, con la conseguenza che il documento non è ripudiabile da parte del sottoscrittore, il quale non può disconoscere la propria firma a meno che non fornisca delle prove. 

Quali sono gli usi della firma digitale? 

La firma digitale può essere usata: 

  • nei rapporti con la Pubblica Amministrazione; 
  • per partecipare a bandi e gare d’appalto; 
  • per richiedere contributi e finanziamenti pubblici; 
  • per la firma di contratti e di ordini di acquisto; 
  • per la sottoscrizione di bilanci ed atti societari; 
  • nella fatturazione elettronica; 
  • nella gestione di procedure aziendali interne ed esterne; 
  • nei rapporti con le banche. 

Quante tipologie di firma digitale esistono? 

Esistono diverse tipologie di firma digitale tra cui scegliere, raggruppabili in due categorie: 

  • firma remota; 
  • firme digitali che si basano sull’uso di dispositivi fisici , ovvero sull’uso di un apposito hardware, come  la business key e la smart card. 

La firma remota è estremamente pratica da usare perché non richiede l’impiego di nessun dispositivo fisico. Può essere usata con un PC o un tablet collegati ad Internet, ma anche con un semplice smartphone. Ha il grande vantaggio di poter essere usata ovunque ci si trovi: basta disporre di una user, una password ed un telefono cellulare e si è in grado di firmare digitalmente un documento grazie ad una password usa e getta, l’OTP (One Time Password), che viene inviata sullo smartphone mediante un SMS o generata trmite apposita App. 

Business key e Smart Card sono, invece, dei dispositivi hardware e sono più adatti a chi utilizza la firma digitale da una postazione fissa, dato che per il loro impiego si ha bisogno di un PC. Il dispositivo contiene al suo interno sia il certificato di firma che il certificato di autenticazione. Quest’ultimo permette di accedere ai portali della Pubblica Amministrazione e ai portali di categoria, per cui Business Key e Smart Card si rivelano particolarmente utili per i professionisti che hanno bisogno di accedere spesso a tali siti. 

La business key non è altro che una chiavetta USB, utilizzabile su qualsiasi computer, che incorpora i certificati necessari per apporre la firma digitale senza che sia richiesta l’installazione di un apposito programma sul proprio PC, mentre la smart card è una carta plastificata, simile ad una carta di credito, che per funzionare ha bisogno di un lettore USB. 

Le diverse caratteristiche della firma remota, della Business Key e delle Smart Card rendono questi strumenti adatti alle esigenze più varie.  

Come ottenere la firma digitale? 

Ottenere la firma digitale è semplice e veloce, in quanto basta rivolgersi ad uno degli operatori autorizzati da AgID, come ad esempio InfoCert, ed effettuare la procedura di riconoscimento,  la quale può essere finalizzata: 

– on line, sfruttando il servizio qualificato SPID; 

– on line, ma con video-riconoscimento mediante un PC dotato di webcam o uno smartphone; 

– di persona presso un pubblico ufficiale. 

In pochi semplici passaggi si è pronti per firmare digitalmente i propri documenti.  Il servizio di firma digitale acquistato con InfoCert ha una validità di tre anni, decorsi i quali è possibile rinnovarlo. 

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