Il consulente finanziario svolge un’attività molto delicata che richiede affidabilità e precisione: requisiti che sono necessari anche nelle comunicazioni che tali soggetti hanno sia con il loro organo di controllo, che con la clientela.

In questo contesto la PEC (Posta Elettronica Certificata), oltre ad essere obbligatoria per legge, è anche uno strumento indispensabile per le comunicazioni tramite mail, garantendone l’integrità, l’autenticità, la tracciabilità, oltre che la validità legale.

Consulente finanziario indipendente: obbligo di PEC

Innanzitutto, disporre di una PEC è un obbligo per il consulente finanziario che, per poter svolgere la propria attività deve essere iscritto ad un apposito albo, l”albo consulenti finanziari, il quale è diviso in tre sezioni:

  • consulenti finanziari abilitati all’offerta fuori sede (in pratica si tratta degli ex promotori finanziari);
  • consulenti finanziari autonomi o indipendenti (CFA);
  • società di consulenza finanziaria (indipendente).

Per iscriversi all’OCF (Organismo di vigilanza e tenuta dell’albo unico dei Consulenti Finanziari) come consulenti finanziari indipendenti, occorre essere in possesso di una PEC e di una firma digitale per poter inoltrare tutta la documentazione richiesta (copia del documento di identità e del codice fiscale, attestazione versamento della tassa di concessione governativa, relazione sul programma di attività e sulla struttura organizzativa, certificato della polizza assicurativa stipulata).

A stabilire l’obbligo di disporre di una PEC è l’art.153, comma 1 lettera g), del Regolamento CONSOB il quale prevede che, con la richiesta di iscrizione all’albo, i soggetti interessati sono tenuti a comunicare all’OCF un indirizzo di Posta Elettronica Certificata attivo, personale e ad uso esclusivo dell’interessato. Inoltre, ogni eventuale variazione della PEC del consulente finanziario deve essere comunicata all’organismo di vigilanza entro 30 giorni (art.153, comma 2, Regolamento Consob).

L’utilità della Posta Elettronica Certificata, in fase di iscrizione, non si esaurisce con l’invio della domanda. Infatti, l’OCF può inoltrare, tramite PEC, eventuali richieste di chiarimento o di integrazione della domanda stessa.

Consulente finanziario cosa fa e perché è importante avere una PEC professionisti nello svolgimento delle proprie mansioni?​

Un consulente finanziario è un professionista, esperto dei mercati e dei prodotti finanziari offerti da banche, istituti di credito e società di intermediazione, che aiuta i clienti a stabilire i propri obiettivi finanziari e a scegliere gli investimenti più adatti tenuto conto anche del grado di rischio che questi sono disposti ad accettare. Inoltre, supportano i clienti nel pianificare sia obiettivi a breve termine, come può essere un matrimonio o una vacanza, ma anche quelli a lungo termine, come nel caso della pensione. Tra i loro compiti vi è anche quello di fornire suggerimenti su polizze assicurative sulla vita, su come estinguere dei debiti, ma anche su come ottimizzare fiscalmente i propri investimenti.

La sua attività non si limita, però, solamente ad una consulenza iniziale, bensì si estende alla gestione di tutta la documentazione e di tutte le pratiche amministrative e burocratiche legate alle scelte di investimento fatte dal cliente (apertura di c/c, trasferimento di capitali, acquisto o vendita di titoli in borsa, ecc…) nonché ad un e monitoraggio costantemente del piano finanziario per verificare la necessità o meno di eventuali modifiche  rispetto alle scelte fatte in un primo momento.

Il rapporto tra consulente finanziario e investitori richiede un costante scambio di comunicazioni: invio di documenti importanti, di relazioni finanziarie, di contratti da firmare. Si tratta di informazioni riservate, contenenti dati sensibili del cliente, che devono essere scambiate nella massima sicurezza. L’uso della PEC permette di trattare tutti i documenti con grande riservatezza in quando tali comunicazioni risultano essere protette da accessi non autorizzati.

A questo vantaggio, ne vanno aggiunti altri come la possibilità di inviare documenti senza perdite di tempo, senza doversi spostare dalla propria scrivania, e con un risparmio economico rispetto all’uso delle tradizionali raccomandate. Inoltre la possibilità di gestire i documenti in maniera elettronica permette di dematerializzare le attività con un risparmio sui costi (carta, toner) ed un impatto positivo sull’ambiente. 

L’uso della PEC, inoltre, permette di mantenere un archivio digitale organizzato e facilmente consultabile: tutti i documenti inviati e ricevuti tramite PEC vengono conservati in modo sicuro e possono essere recuperati velocemente in caso di necessità.

A tutto ciò va aggiunto che i documenti inviati tramite PEC hanno lo stesso valore giuridico di quelli inviati tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, rendendo le comunicazioni tra il consulente finanziario e i suoi clienti legalmente vincolanti e offrendo una maggiore tranquillità sia ai consulenti che ai clienti.

Consulenza finanziaria: vantaggi nell’uso della PEC da parte dei clienti​

Il consulente finanziario non è l’unico che tra vantaggio dall’uso della PEC. Anche per i clienti, l’impiego di questo strumento rappresenta una garanzia di maggiore tempestività, affidabilità e tutela circa le comunicazioni relative alle proprie scelte di investimento. Tutto ciò va ad indubbio vantaggio dell’investitore, ma al tempo stesso rafforza anche l’immagine di serietà del consulente.

Come scegliere la PEC giusta?

La PEC, dunque, si rivela essere uno strumento fondamentale per il consulente finanziario per garantire comunicazioni tempestive e sicure, permettendo di digitalizzare le attività dello studio. Tuttavia, scegliere la PEC giusta per la propria attività è estremamente importante e richiede una valutazione attenta delle diverse opzioni disponibili sul mercato, tenendo conto dell’affidabilità dei gestori e delle funzionalità specifiche dei servizi offerti.

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