“ È possibile modificare una fattura elettronica inviata?“: è la domanda che sorge spontanea se, dopo aver emesso una fattura elettronica, ci si accorge di aver commesso un errore. 

La fattura elettronica, una volta inviata ed accettata dallo SdI (Sistema di Interscambio), non è modificabile. Ciò nonostante, si può sempre rimediare all’errore commesso. Vediamo come.

Fattura elettronica errata non ancora inviata o scartata

Per capire qual è il modo corretto per intervenire bisogna distinguere vari casi.

Se ci accorgiamo dell’errore prima che la fattura elettronica sia stata inviata allo SdI, non c’è nessun problema: la fattura può essere modificata, qualunque sia il dato errato, e successivamente inviata senza che ci sia bisogno di cambiare la data ed il numero del documento (salvo il caso in cui siano proprio questi i dati errati).

A volte l’errore viene rilevato proprio dal Sistema di Interscambio come nel caso, ad esempio, in cui la fattura è stata duplicata, cioè emessa con un numero già esistente, o come nel caso in cui sia sbagliata la partita IVA o il codice fiscale del cliente. In tutti i casi nei quali il Sistema di Interscambio scarta la fattura, questa si considera come non emessa (Circolare 13/E del 02/07/2018),  pertanto è necessario provvedere alla correzione dell’errore e all’invio della fattura corretta entro 5 giorni dalla data di notifica dello scarto.

Modificare fattura elettronica inviata: le note di variazione

Le cose si complicano se ci accorgiamo dell’errore una volta che il documento è già stato inviato allo SdI e questo non dovesse scartarlo. Infatti, in questo caso, la fattura elettronica si considera come emessa e non può più essere modificata. L’unico modo possibile per correggere la fattura è quella di emettere una nota di variazione che può consistere in una nota di debito o una nota di credito.

Se successivamente all’emissione della fattura si verifica un fatto, compreso l’errore, che comporta un aumento dell’imponibile o dell’IVA è necessario emettere una fattura integrativa che prende il nome di nota di debito. Invece, ogni volta che, successivamente all’emissione della fattura, diminuisce l’imponibile o l’IVA è possibile procedere all’emissione della nota di credito. 

Quindi, mentre l’emissione della nota di debito serve ad aumentare l’importo dell’imponibile o dell’IVA già fatturati, la nota credito viene emessa per effettuare uno storno degli importi indicati in fattura perché superiori rispetto a quelli effettivamente dovuti dal cliente, storno che potrà essere, a seconda dei casi, totale (quando si annulla completamente la fattura già emessa) o parziale. Altra differenza sta nel fatto che, per legge, l’emissione della nota di debito è obbligatoria, mentre l’emissione della nota credito è una facoltà (e non un obbligo) del soggetto emittente (art.26 DPR 633/72).

Anche nel caso in cui il Sistema di Interscambio notifica all’emittente la mancata consegna della fattura al cliente essa si considera emessa e, pertanto, nel caso si renda necessaria una sua modifica, occorre procedere con l’emissione di una nota di variazione.

Modificare descrizione fattura elettronica inviata: come fare?

Come abbiamo detto, se l’errore commesso riguarda l’imponibile o l’IVA, per la sua correzione si deve procedere all’emissione di una nota di variazione. Ma l’errore può riguardare anche uno dei dati relativi alla parte descrittiva della fattura, come ad esempio il numero del Documento di trasporto nel caso di fatture differite, o ancora la data del documento o la descrizione dell’operazione e così via: tutti dati obbligatori per legge, ma che non incidono sull’ammontare dell’imponibile o dell’imposta. Anche in questo caso la fattura deve essere corretta.

Per farlo occorre emettere una nota credito a storno totale del documento errato e procedere, successivamente, all’emissione della fattura corretta.

Nota di credito fattura: quando non va emessa?

Non sempre, in caso di errori, è necessario procedere all’emissione della nota di credito. Il documento non va emesso quando ad essere errati sono:

  • l’IBAN sul quale si vuole ricevere il pagamento. In questo caso è sufficiente comunicare al cliente il dato corretto;
  • i campi facoltativi della fattura elettronica come il numero d’ordine o i dati relativi alla consegna;
  • l’indirizzo PEC o il codice destinatario. Anche in questo caso è sufficiente informare il cliente che la fattura è disponibile sulla sua area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Inoltre è sempre opportuno conservare tutta la documentazione scambiata con il cliente relativa al problema sorto.

Note di credito: come si compilano?

Vediamo quali sono le regole da seguire nella compilazione di una nota di credito partendo dal presupposto che essa non differisce molto rispetto alla compilazione di una fattura. 

I dati da indicare sono:

  • il tipo di documento, che nel caso di nota credito è il codice TD04;
  • la data ed il numero progressivo;
  • i dati dell’emittente e quelli del destinatario;
  • l’importo dell’imponibile da stornare e quello dell’IVA;
  • la natura dell’operazione nel caso in cui si tratti di operazioni non imponibili;
  • i dati della fattura originale a cui la nota credito si riferisce (numero documento e data);
  • l’errore commesso da indicare nella causale.

Come per la fattura, anche per la nota credito occorre inviare il documento allo SdI.

Note di credito fattura: entro quando vanno emesse?

L’emissione delle note di credito presenta, in alcuni casi un limite temporale.

Se la variazione dell’imponibile è dovuta ad un sopravvenuto accordo tra le parti, la nota di credito deve essere emessa entro un anno dall’effettuazione dell’operazione determinata ai sensi dell‘art.6 del DPR 633/72.

Mentre non vi è alcun limite temporale nei casi in cui la sua emissione è dovuta a:

  • nullità, annullamento, revoca, risoluzione o rescissione della cessione o prestazione, sempre che essa non sia la conseguenza di un sopravvenuto accordo tra le parti;
  • abbuoni e sconti già previsti in contratto, ma di cui non si è tenuto conto nella fattura;
  • mancato pagamento in tutto o in parte in seguito a procedure concorsuali o  a procedure esecutive non andate a buon fine.

La scelta del software di fatturazione: come un buon programma può ridurre gli errori

A tutti può capitare di commettere un errore durante l’emissione di una fattura elettronica e, come si è visto, se ciò dovesse capitare si può sempre porvi rimedio.

È però vero che scegliere un buon programma di fatturazione è estremamente importante perché può aiutare ad evitare molti problemi segnalando il possibile errore già prima dell’invio della fattura allo SdI con un risparmio di tempo e di denaro. Un software di fatturazione deve automatizzare, il più possibile, il processo di emissione dei documenti in modo da ridurre al minimo i possibili errori umani e garantire l’invio allo SdI di fatture correte. 

InfoCert fattura elettronica permette di gestire facilmente le proprie fatture elettroniche e di scegliere tra 3 diversi piani a seconda delle proprie esigenze:

  • Legalinvoice GO!, pensato per i contribuenti in regime forfettario e nel regime dei minimi;
  • Legalinvoice STAR, dedicato alle piccole e medie imprese;
  • LegalInvoice PRO, ideale per la fatturazione elettronica di più aziende.​

​