L‘annullamento di una fattura elettronica o la sua correzione può avvenire attraverso l’emissione di una nota di debito o una nota di credito: questi documenti sono utili per modificare i valori fatturati in modo errato.
Ma che cos’è esattamente una nota di debito, come si compila e quando si deve emettere? Vediamolo insieme.
Annullamento fattura elettronica: le note di variazione
Una fattura elettronica, una volta inviata al Sistema di Interscambio (SdI) e accettata, non può essere cancellata. Questo perché lo SdI assegna ad ogni fattura un codice identificativo unico, rendendola immodificabile.
Per correggere eventuali errori contenuti in una fattura già emessa, è necessario ricorrere all’emissione di una nota di variazione: questa può essere una nota di credito, nel caso in cui si debba stornare un importo fatturato in eccesso, o una nota di debito, se invece è necessario integrare l’importo fatturato
Che cos’è una nota di debito
La nota di debito è un documento fiscale che viene emesso per correggere in aumento l’importo di una fattura già emessa. Si utilizza quando si rende necessario addebitare una somma ulteriore rispetto a quanto indicato nella fattura originale. La differenza principale tra la nota di debito e la nota di credito risiede proprio nella direzione della modifica: mentre la nota di credito riduce l’importo dovuto dal cliente, la nota di debito lo aumenta.
Quando è necessario emettere una nota di debito
L’emissione della nota di debito è obbligatoria nei casi indicati dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972 e più precisamente nel caso di:
- errore nell’importo della fattura, ad esempio perché è stato erroneamente indicato un prezzo inferiore a quello pattuito o è stata applicata un’aliquota IVA inferiore rispetto a quella corretta;
- aggiunta di servizi o prodotti, come nel caso in cui sono stati forniti servizi o prodotti aggiuntivi non indicati nella fattura iniziale. L’emissione della nota di debito consente di addebitare tali ulteriori importi al cliente;
- correzione di una nota di credito. Può accadere di aver emesso una nota di credito per ridurre un importo già fatturato e poi accorgersi che l’importo era corretto. In questa situazione, la nota di debito può essere utilizzata per rettificare e riportare il valore corretto, annullando di fatto la nota di credito.
Tempi di emissione della nota di debito
La nota di debito deve essere emessa in tempi ragionevoli dal momento in cui si scopre l’errore o si rende necessaria la correzione della fattura elettronica.
Non esiste una scadenza fissa stabilita dalla normativa, ma bisogna tenere presente che, nel caso in cui la nota di debito viene emessa dopo il termine di liquidazione periodica relativa alla fattura originale, sono applicabili le sanzioni per omessa fatturazione.
Come si compila una nota di debito
La compilazione di una nota di debito segue un processo molto simile a quello di una fattura elettronica. Tuttavia, è fondamentale seguire alcune indicazioni specifiche.
La prima riguarda il codice tipo documento da indicare: nel caso di nota di debito bisogna usare il codice TD05.
La seconda particolarità consiste nella necessità di indicare il numero e la data della fattura originale a cui la nota di debito fa riferimento in modo che, il destinatario della fattura e il Sistema di Interscambio, possono collegare la rettifica al documento originario.
Inoltre, va osservato che nella descrizione della nota di debito, occorre indicare la motivazione che ha portato alla sua emissione.
Nota di debito esempio
Facciamo un esempio pratico di una nota di debito. Supponiamo che tu abbia emesso una fattura elettronica per la vendita 100 unità del prodotto x ad un prezzo di 20 euro l’uno e di aver applicato in fattura l’aliquota IVA del 10%. Il totale della fattura ammonta a 2.200 euro (2.000 euro di imponibile più 200 euro di IVA).
Una volta che la fattura è stata inviata allo SdI, ti accorgi che l’aliquota IVA da applicare era del 22%. A questo punto devi emettere una nota di debito per l’importo di 220 euro (imponibile 2.000 x 22% = 440 IVA corretta – IVA applicata in fattura 200).
Differenze tra nota di debito, fattura e nota di credito
La fattura è il documento principale che attesta la vendita di beni o la prestazione di servizi e genera un credito per il fornitore e un debito per il cliente. La nota di debito, invece, non ha la stessa funzione autonoma della fattura e non è mai emessa in seguito alla cessione di un bene o alla prestazione di un servizio, ma serve come rettifica della fattura emessa in precedenza. Essa interviene solo in situazioni di correzione in aumento.
La nota di credito è anch’essa un documento che rettifica la fattura emessa, ma in questo caso, la rettifica è in diminuzione. Oltre che nel caso di errori, si emette anche nel caso di resi o sconti concessi dopo l’emissione della fattura.
Come si è detto in precedenza, la nota di debito può essere emessa anche per annullare una nota di credito. Se, ad esempio, hai emesso per errore una nota di credito su una fattura corretta, la nota di debito ti consente di correggere la situazione, ripristinando l’importo originariamente fatturato.
Annullare fattura elettronica: la fattura scartata
Un’altra circostanza che può verificarsi è quella della fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio. Questo scarto può avvenire per errori formali, come dati non corretti, o XML non conforme. In questo caso, se ti accorgi di aver commesso un errore nella compilazione della fattura originaria, non è necessario emettere una nota di debito o una nota di credito, in quanto la fattura è come se non fosse stata emessa. Quindi è sufficiente che tu vada a correggere l’errore e rinvii la fattura elettronica esatta allo SdI.
L’importanza dei software di fatturazione elettronica
Per gestire correttamente l’emissione delle fatture elettroniche e delle relative note di variazione, è fondamentale affidarsi a software specializzati. Questi strumenti semplificano notevolmente le operazioni, garantendo la conformità alle normative vigenti e riducendo al minimo il rischio di errori.
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