La gestione documentale è molto più della semplice dematerializzazione dei documenti

La gestione documentale è uno di quegli aspetti aziendali che sembrano poco rilevanti ma che, in realtà, hanno conseguenze notevoli sui flussi di lavoro. Pensiamo, ad esempio, a cosa succederebbe se perdessimo un documento importante, o a quanto tempo richieda la ricerca di un’informazione all’interno di un archivio cartaceo. Per fortuna, la digitalizzazione sta portando numerosi vantaggi anche nel document management.

Cos’è la gestione documentale?

La gestione documentale è il processo che si occupa della creazione, gestione e archiviazione dei documenti di un’azienda. Secondo l’AgID (Agenzia per l’Italia digitale) “la gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione“.

Tradizionalmente, questa attività prevedeva l’utilizzo di faldoni, cartelle e scaffali per la conservazione fisica dei documenti. Tuttavia, l’archiviazione cartacea presenta diversi problemi:

  • i documenti su carta sono ingombranti e occupano molto spazio;
  • gli spazi di archiviazione hanno dei costi, così come la stampa;
  • la ricerca di un documento o di un’informazione può rivelarsi difficile e dispendiosa in termini di tempo;
  • i documenti sono suscettibili a danneggiamenti e smarrimenti.

Al contrario, la digitalizzazione ha permesso di migliorare notevolmente il document management grazie alla conversione dei documenti in formato elettronico. Bisogna però fare attenzione e non pensare che la digitalizzazione della gestione dei documenti consista esclusivamente nella loro dematerializzazione.

Digital transformation e dematerializzazione

La dematerializzazione e la gestione digitale dei documenti non sono la stessa cosa.

La prima consiste solo nella trasformazione di documenti cartacei in file elettronici, mentre la seconda è un processo più ampio, che include tutti i passaggi necessari alla creazione, gestione e archiviazione, che coinvolge tutte le aree aziendali e che non riguarda solo i documenti. In altre parole, si può affermare che si tratta di un approccio strategico diverso, che punta a trasformare l’azienda in un’organizzazione digitale. La dematerializzazione documentale, invece, è un processo operativo che riguarda solo la gestione dei documenti.

Il workflow documentale

Un workflow documentale è un insieme di attività (compiti e prassi) che devono essere svolte in sequenza per gestire i documenti all’interno di un’organizzazione

Una delle principali differenze tra la gestione documentale tradizionale e quella digitale è proprio il flusso di lavoro.

Nel document management tradizionale, infatti, non esiste un flusso di lavoro prestabilito per la gestione dei documenti, mentre nella versione digitale i documenti vengono creati, gestiti e archiviati seguendo una procedura standardizzata, che può essere modificata e ottimizzata in base alle esigenze dell’organizzazione. Per esempio, un workflow documentale può prevedere che i documenti scaduti vengano eliminati automaticamente dall’archivio. Oppure, può essere configurato in modo che i documenti approvati vengano automaticamente pubblicati sul sito web dell’azienda.

Il responsabile della gestione documentale

Nella gestione documentale digitale è importante la figura del responsabile della gestione documentale, che ha il compito di progettare, implementare e monitorare il workflow documentale.

Il responsabile della gestione documentale può essere un dipendente dell’azienda o un consulente esterno. In ogni caso, è importante che abbia le competenze necessarie per supportare l’azienda. Per esempio, deve essere in grado di selezionare il software di document management più adatto alla situazione e di formare il personale sul corretto utilizzo.

I vantaggi della gestione documentale digitale

La digitalizzazione permette di migliorare la gestione documentale sotto diversi aspetti, soprattutto se paragonata all’archiviazione cartacea. In particolare:

  • la documentazione è più facile da archiviare, gestire e recuperare;
  • i documenti digitali occupano poco spazio, quindi i costi di archiviazione e stampa sono ridotti;
  • i processi possono essere automatizzati e i flussi di di lavoro standardizzati, modificati e ottimizzati in base alle esigenze;
  • i documenti sono al sicuro da danneggiamenti e smarrimenti;
  • i documenti possono essere protetti da copie e manipolazioni (per esempio attraverso l’uso di sistemi di autenticazione, password, o l’apposizione di firme digitali e marche temporali);
  • la condivisione è più rapida e semplice, sia all’interno dell’organizzazione che con i clienti o i partner esterni.
  • la gestione documentale richiede meno tempo ed è più efficiente,
  • diventa possibile raccogliere, analizzare e accedere facilmente a dati qualitativamente e quantitativamente superiori, consentendo un decision making più efficace;
  • gli errori umani sono ridotti al minimo;
  • è più facile rispettare normative;
  • le risorse umane trovano una maggiore soddisfazione grazie alla migliore organizzazione del lavoro. 

Gli strumenti di document management

I DMS, Document Management System, o Sistemi di Gestione Documentale, sono software che consentono di gestire i documenti in formato digitale. Sul mercato ne esistono di numerosi, più o meno elaborati, per la creazione, la conservazione e la condivisione dei documenti, alcuni dei quali sono anche gratuiti.

I principali vantaggi dell’utilizzo di un DMS sono sovrapponibili ai vantaggi dello stesso document management digitale:

  • possibilità di condividere i documenti in modo semplice e veloce, anche con persone esterne all’organizzazione;
  • sicurezza e protezione informatica dei documenti;
  • facilità di gestione e ricerca delle informazioni, grazie alla possibilità di indicizzare e categorizzare i documenti;
  • riduzione dei costi di archiviazione;
  • possibilità di automatizzare i processi.

I DMS possono basarsi su server propri aziendali oppure su cloud. I primi sono generalmente più costosi da implementare e mantenere, ma offrono un livello di sicurezza maggiore poiché i documenti sono archiviati all’interno dell’azienda. I DMS su cloud, invece, sono generalmente meno costosi e più semplici da implementare, ma i documenti sono archiviati su server esterni all’azienda che, dunque, ha meno controllo sui protocolli di sicurezza.

La scelta del DMS più adatto è fondamentale per garantire un buon document management. Ecco alcuni consigli a riguardo.

Innanzitutto, è importante valutare le proprie necessità in termini di gestione documentale e selezionare il DMS in base alle funzionalità offerte. Ad esempio, se si ha bisogno di un DMS per la gestione di documenti sensibili, è preferibile scegliere un software che offra un livello di sicurezza elevato.

In secondo luogo, è necessario considerare il costo della soluzione, incluse l’implementazione e la manutenzione.
Infine, bisogna verificare che il DMS sia compatibile con i sistemi informatici dell’azienda e assicurarsi che il personale venga formato adeguatamente per utilizzarlo.