La conservazione digitale dei documenti offre numerosi vantaggi fiscali, ma ancora poche le aziende e i professionisti che ne conoscono la portata.
Abbiamo affermato più volte che la conservazione digitale conviene e ne abbiamo spiegato il perché. Lavorare con documenti digitali, anziché cartacei, permette di risparmiare denaro, tempo e forza lavoro perché, se sono inviati, ricevuti e conservati in formato elettronico, i documenti non devono essere ogni volta: trascritti, protocollati, inseriti in fascicoli, classificati, spostati e ricercati tra armadi, cassetti, carpette e scatole. Dunque, i processi diventano più efficienti, si guadagna spazio in ufficio e si riduce il rischio di perdere i documenti.
Tuttavia, i vantaggi non finiscono qui perché ne arrivano di ulteriori dalle normative vigenti in tema di conservazione digitale di fatture elettroniche, libri, registri contabili e documenti fiscali in genere. Vediamo quali!
L’IMPOSTA DI BOLLO SUI DOCUMENTI FISCALI DIGITALI
L’imposta di bollo dovuta per la tenuta del libro giornale e dei libri sociali obbligatori è determinata secondo criteri differenti a seconda che la contabilità sia tenuta in modalità cartacea o informatica. Nel primo caso è prevista un’imposta di 16€ ogni 100 pagine o frazioni di esse per le società di capitali (32€ per i soggetti di tipo diverso). Per i documenti informatici è invece prevista un’imposta di 16€ ogni 2.500 registrazioni[1] o frazioni di esse, da versare in modalità telematica utilizzando il modello F24, 120 giorni prima della chiusura dell’esercizio.
Dal 1° gennaio 2015 il modello di “dichiarazione dell’imposta di bollo assolta in modo virtuale” va presentato esclusivamente con modalità telematiche. L’Agenzia delle Entrate ha anche approntato delle procedure automatizzate per la trasmissione della dichiarazione da parte dei contribuenti e per la liquidazione dell’imposta da parte dell’Ufficio.
DICHIARAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI
Altre semplificazioni arrivano dalla risoluzione n. 81/E del 23 settembre 2015 dell’Agenzia delle Entrate. In base a questa, il professionista o l’impresa che decida di affidare il processo di conservazione digitale dei propri documenti fiscali ad un soggetto terzo non è più tenuta a dare comunicazione preventiva dei luoghi di conservazione dei documenti stessi con il modello di variazione dati IVA (AA7 o AA9) quando il soggetto terzo svolga unicamente le attività di conservazione dei documenti fiscali del cliente.
Difatti, nel Codice dell’Amministrazione Digitale e nel manuale della conservazione, si definisce “conservatore” il soggetto che opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. Questi può coincidere con il contribuente, assumere la veste del depositario (colui che gestisce la contabilità e assume specifiche responsabilità ai fini fiscali) o essere un soggetto terzo. In quest’ultimo caso, poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a comunicare il luogo di conservazione dei documenti digitali mediante il suddetto modello di variazione dati IVA.
AGEVOLAZIONI FISCALI PER FATTURAZIONE ELETTRONICA E TRASMISSIONE TELEMATICA DEI CORRISPETTIVI
Con il Decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015, per incentivare l’utilizzo della fatturazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi, il Governo italiano ha introdotto una serie di norme che riducono gli adempimenti amministrativi e contabili a carico dei contribuenti. In sostanza si parla di incentivi fiscali e procedure più semplici per tutti i soggetti che decidono di avvalersi della trasmissione telematica delle fatture o dei relativi dati e dei corrispettivi.
Tra le misure previste:
- l’esecuzione in via prioritaria dei rimborsi IVA, entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
- l’esonero dall’effettuare una serie di comunicazioni obbligatorie, relative a spesometro, “black lists”e limitazioni Intrastat (vedi “Fatturazione Elettronica, ecco gli incentivi per i privati che la adotteranno”) ;
- la riduzione dei termini di accertamento, da quattro a tre anni;
- la semplificazione dei controlli fiscali.
A questo punto non ci resta che scoprire quali regole e comportamenti seguire perché la conservazione digitale e riproduzione dei documenti informatici ai fini fiscali sia a norma di legge e capire quale sia la più adatta alle nostre esigenze tra le soluzioni LegalDoc.
Possiamo scoprirle in dettaglio su https://conservazione.infocert.it/
17 febbraio 2016
[1] Secondo quanto indicato dall’Agenzia delle Entrate, con “registrazione” ci si riferisce ad ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.
