I VANTAGGI DERIVANTI DALL’ADOZIONE DI SOLUZIONI DIGITALI PER L’EPROCUREMENT NON SI ESAURISCONO NELL’ELIMINAZIONE DELLA CARTA
Con il termine eProcurement (electronic Procurement) ci si riferisce a una gestione dei processi di approvvigionamento in azienda tramite piattaforme digitali che, soppiantando le tradizionali attività di stampa, scansione e movimentazione cartacea, permettono di semplificare non poco il lavoro dell’ufficio acquisti.
Ma i vantaggi che derivano dall’adozione di soluzioni digitali per l’eProcurement non si esauriscono nell’eliminazione della carta. Vediamo cos’altro è in grado di offrire una soluzione come Dike GoSign.
DA PROCESSI DI ACQUISTO E APPROVVIGIONAMENTO CON STRUMENTI TRADIZIONALI…
Prendiamo il caso di un dipendente che debba richiedere l’acquisto di un dispositivo aziendale, ad esempio un tablet, necessario a fini lavorativi.
Se l’azienda è minimamente strutturata, la richiesta partirà dal dipendente con l’invio di un modulo RDA (Richiesta di Acquisto) al proprio responsabile. Questo avrà il compito di valutare e decidere se approvare o rifiutare la richiesta e, in caso di approvazione, firmare il modulo e inviarlo all’ufficio acquisti. L’ufficio acquisti andrà a verificare la presenza del budget necessario all’acquisto e, se presente, potrà approvare la richiesta e far partire un ODA (Ordine di Acquisto) diretto verso un unico fornitore o creare una Richiesta di Offerta (RDO) da inoltrare a un elenco di fornitori.
In quest’ultimo caso, giunte le offerte dai diversi fornitori, l’ufficio acquisti dovrà ancora vagliarle, verificare sulla base di alcuni criteri e parametri predefiniti l’offerta migliore e, a questo punto, inviare l’ODA al fornitore prescelto. Anche questo documento andrà firmato, sia dal responsabile dell’ufficio acquisti che dal fornitore scelto.
Va poi considerato che, in certi casi, l’iter approvativo interno all’azienda può richiedere più passaggi, ad esempio nel caso di una spesa cospicua che richieda l’approvazione di un dirigente oltre che di un responsabile. In tal caso aumentano le approvazioni necessarie, i processi di sottoscrizione e i passaggi documentali.
…ALL’EPROCUREMENT SEMPLICE E CERTIFICATO CON DIKE GOSIGN
Dike GoSign permette di architettare e gestire in digitale l’intero processo su descritto, dalla richiesta di acquisto del dipendente alla sottoscrizione dell’ordine di acquisto con firma digitale da parte del fornitore, creando flussi di approvazione e firma organizzati in diversi step.
All’interno dell’applicazione l’azienda può impostare l’iter approvativo interno in base a policy aziendali, stabilendo ad esempio che al di sotto di una certa cifra sarà richiesta unicamente la firma di un responsabile mentre superata la stessa servirà anche quella di un superiore.
Sempre internamente a GoSign, impostate le policy e completato il processo approvativo interno (che può anche esser gestito con una firma elettronica semplice) l’ufficio acquisti potrà firmare l’ODA con firma digitale (per dare pieno valore legale al documento) e aggiungere al processo (come stranger) il fornitore prescelto, affinché possa anche lui firmare digitalmente l’ordine di acquisto.
Alla fine, sia l’azienda che il fornitore avranno una copia originale della documentazione sottoscritta digitalmente da entrambi e non copie di documenti scansionati e perciò privi di valore legale.
IL BILANCIO DEI PRO E CONTRO TRA TRADIZIONE E INNOVAZIONE
Scegliendo Dike GoSign per la gestione dei processi di eProcurement:
- si digitalizza una movimentazione che solitamente è fatta di documenti cartacei, spesso scannerizzati e firmati a mano, con validità legale pressoché nulla;
- si eliminano totalmente attività di scrittura, scansione o fotocopiatura, stampa, vidimazione, archiviazione e recupero di documenti cartacei, che non solo chiedono tempo e risorse, ma sono anche soggette a tassi di errore elevati;
- le richieste, gli ordini e tutta la relativa documentazione diventano facilmente accessibili e consultabili dai soggetti autorizzati, in qualsiasi momento da qualunque dispositivo connesso a Internet;
- è possibile monitorare e verificare in ogni momento a che punto è l’iter approvativo, se sta avanzando o dove si è eventualmente bloccato, per sapere esattamente chi sollecitare evitando lunghe attese e tempi morti;
- è possibile scegliere tra diverse tipologie di firma (firma elettronica semplice, avanzata, qualificata ) per ogni passaggio del processo di sottoscrizione, così da rendere più rapide le approvazioni interne e più sicure, anche in termini di compliance normativa, quelle che coinvolgono i fornitori.
Continuare a gestire questi processi in modo tradizionale è oggi una scelta del tutto irrazionale a fronte di un maggior controllo dei costi e dei flussi di approvazione, maggiore affidabilità dei rapporti con partner e fornitori, un’esperienza d’uso e un sistema unificati e senza frizioni.
24 luglio 2019
IL MODO PIÙ SEMPLICE PER FIRMARE DOCUMENTI?
