• giovedì, Novembre 21, 2019

I vantaggi per le Università di una procedura digitale al 100% per le immatricolazioni degli studenti

immatricolazione università online

UNA DIGITALIZZAZIONE INCOMPLETA A CUI INFOCERT RISPONDE CON DUE SOLUZIONI E NUMEROSI BENEFICI PER LE UNIVERSITÀ

immatricolazione università online

Di Università Digitale nel nostro Paese si parla almeno dal 2012, quando nell’ambito del piano eGov 2012 sono state definite e avviate varie attività ed iniziative per favorire l’adozione di procedure e strumenti per la digitalizzazione amministrativa degli Atenei.

Non perderti i prossimi articoli, iscriviti alla newsletter!

Tra i risultati raggiunti in questi anni: la digitalizzazione del libretto universitario e dei verbali d’esame; sistemi per la gestione online degli esami e della carriera da parte degli studenti; la digitalizzazione delle tesi di laurea; l’introduzione di strumenti di supporto all’internazionalizzazione, come portali online per la promozione dei corsi di studio.

Una delle procedure che la maggior parte delle Università italiane non è ancora stata in grado di digitalizzare fino in fondo è però quella che riguarda l’immatricolazione dei nuovi studenti.

GLI ATTUALI LIMITI DEL PROCESSO DI IMMATRICOLAZIONE ONLINE DEGLI STUDENTI UNIVERSITARI

Anche negli Atenei più all’avanguardia per quanto riguarda la digitalizzazione dei servizi e delle procedure amministrative, la domanda di immatricolazione all’Università che i nuovi studenti devono presentare per iscriversi al nuovo anno accademico resta ancora un punto debole.

Tipicamente, un giovane diplomato che vuole iscriversi per il nuovo anno accademico, dopo aver superato l’eventuale test di ammissione o un colloquio per la verifica della preparazione iniziale, dovrà anzitutto registrarsi al portale online dell’università e accedervi con le credenziali ottenute per compilare la domanda di ammissione.

A questo punto il nuovo studente dovrà:

  • inserire la propria anagrafica (nome, cognome, corso a cui intende iscriversi, dati del titolo di studio di secondo grado, ecc.) e i documenti richiesti (codice fiscale, foto, documento di identità);
  • scaricare il bollettino MAV per il pagamento delle tasse universitarie o scegliere il pagamento online con carta di credito;
  • provvedere al pagamento presso uno sportello bancario, un ufficio postale o tabaccaio nel primo caso, via web nel secondo caso;
  • ricaricare sul portale dell’università la ricevuta di pagamento e la documentazione sottoscritta per l’immatricolazione.

Dal momento che la domanda di immatricolazione deve essere necessariamente firmata dallo studente, quest’ultimo passaggio implica la necessità di:

  • scannerizzare la ricevuta del pagamento (se si è scelto di pagare tramite bollettino MAV);
  • stampare la domanda di immatricolazione compilata via web, firmarla a mano con firma autografa, scannerizzarla per renderla nuovamente digitale;
  • ricaricare il tutto sul portale dell’università.

Un processo di questo tipo, che passa dal digitale al cartaceo e poi di nuovo al digitale, presenta già evidenti inefficienze, ma c’è di più: un documento firmato a mano e poi scannerizzato perde ogni validità legale.

I VANTAGGI DI UNA PROCEDURA DI IMMATRICOLAZIONE ONLINE, DA REMOTO E DIGITALE AL 100%

Il problema dell’inefficienza e quello della validità legale, possono essere entrambi risolti utilizzando una la firma digitale. Questa permetterebbe allo studente di firmare la domanda di immatricolazione direttamente da PC o smartphone senza stampare nulla e manterrebbe intatta la piena validità legale del documento.

Ma InfoCert ha fatto di più che rilasciare una firma digitale per la sottoscrizione della domanda di immatricolazione, proponendo un processo end-to-end che permette a studenti da ogni luogo e in ogni momento di finalizzare l’intera procedura di immatricolazione attraverso due possibili soluzioni: SPID e Video ID.

IMMATRICOLAZIONE STUDENTI ONLINE CON SPID

Il possesso di una Identità Digitale SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) da parte dello studente rende il processo di immatricolazione particolarmente semplice e immediato.

Allo studente in possesso di SPID basterà infatti:

  • accedere con le credenziali SPID alla sezione del portale dell’università dedicata alla procedura di immatricolazione;
  • inserire le informazioni richieste dall’Università senza bisogno di riempire anche i campi relativi ai dati anagrafici, che troverà precompilati con i dati già acquisiti in fase di riconoscimento per il rilascio di SPID;
  • effettuare il pagamento delle tasse universitarie, online o tramite bollettino MAV;
  • caricare la ricevuta di pagamento e inviarla insieme al resto della documentazione richiesta.

Ulteriori benefici di avere SPID per gli studenti derivano poi dal fatto che per i diciottenni, oltre ad essere gratuita, l’Identità Digitale dà accesso al Bonus Cultura da 500€ erogato dal Governo e spendibile per l’acquisto di beni e attività culturali: musei, cinema, libri, ecc.

Questa soluzione permetterà inoltre all’Università di agganciare il processo ad un circuito di autenticazione già costituito e risparmiare sui costi di provisioning.

IMMATRICOLAZIONE STUDENTI ONLINE CON VIDEO ID

Attraverso Video ID, modulo della Trusted Onboarding Platform (TOP) di InfoCert, lo studente potrà invece:

  • registrarsi e accedere alla sezione del portale dell’università dedicata alla procedura di immatricolazione;
  • compilare l’anagrafica, fornire tutte le informazioni richieste dall’ateneo ed effettuare il pagamento delle tasse o scaricare i riferimenti per effettuarlo;
  • a pagamento avvenuto, caricare la ricevuta di pagamento, le evidenze necessarie all’università per l’immatricolazione, nonché quelle necessarie a InfoCert (foto di un documento, codice fiscale, email) per il rilascio di un certificato di firma digitale one shot.

A questo punto, attraverso una sessione video con un operatore qualificato lo studente sarà identificato e gli verrà rilasciato il certificato di firma con cui sottoscrivere digitalmente sia la documentazione necessaria a InfoCert per fornire il servizio che la domanda di immatricolazione per l’Università.

CONCLUSIONE DEL PROCESSO DI IMMATRICOLAZIONE ONLINE CON INFOCERT E SUI BENEFICI

In entrambi i casi, per concludere il processo, una copia della domanda di immatricolazione sarà consegnata allo studente via email o nella sua area personale all’interno del portale dell’università.

Una copia viene invece inviata in conservazione digitale per restare a disposizione dell’Università, che a valle potrà effettuare tutti i controlli di backoffice del caso, relativi ad esempio al pagamento, alla bontà delle evidenze, ecc.

In conclusione, grazie a InfoCert l’Università potrà:

  • semplificare la procedura di immatricolazione, in particolare per gli studenti italiani che risiedono in Regioni lontane da quella in cui si trova l’Università;
  • semplificare l’immatricolazione degli studenti esteri con la modalità Video ID;
  • gestire il processo interamente a distanza e con piena validità legale;
  • sfruttare la conservazione digitale InfoCert per recuperare facilmente documenti specifici, effettuare controlli ed eventualmente richiamare uno studente, se si riscontrano anomalie.

26 giugno 2019

SCOPRI DI PIÙ SULLE SOLUZIONI INFOCERT PER LA DIGITALIZZAZIONE DELLE IMMATRICOLAZIONI E DELLE ATTIVITÀ AMMINISTRATIVE DEGLI ATENEI

InfoCert, Contanct Us

Dicci cosa ne pensi