I sistemi ECM consentono di gestire al meglio tutte le attività aziendali che richiedono la gestione della documentazione

Acquisire, archiviare, recuperare, analizzare documenti e dati -meglio se automatizzando alcuni passaggi – migliora non solo l’organizzazione interna ma anche i risultati aziendali. E i sitemi ECM sono lo strumento più adatto per riuscirci.

Perché la gestione documentale è importante per un’azienda

“Il contenuto è la valuta che alimenta e finanzia la trasformazione digitale”.

Nei documenti in possesso a un’azienda si nasconde infatti una mole di informazioni preziosissime sui clienti, le loro abitudini, preferenze e opinioni. Questi dati potrebbero essere la base su cui strutturare strategie più efficaci. Tuttavia, individuarli, raccoglierli e analizzarli non è un’attività semplice. Per questo, molte aziende non sono ancora in grado di sfruttarne le potenzialità. Ciò che manca è, appunto, un sistema di gestione dei documenti che permetta di raccoglierli in un unico database che sia facile da consultare e che renda possibile una condivisione immediata. È proprio la possibilità di accedere al contenuto giusto nel momento giusto che rende possibile prendere decisioni migliori.

Cosa sono i sistemi ECM

I sistemi ECM, Enterprise Content Management, rappresentano una soluzione software che consente la gestione documentale aziendale oltre l’archivistica. In pratica, si tratta di sistemi in grado di supportare le diverse fasi della vita di un documento all’interno dell’organizzazione: dalla creazione, all’archiviazione, alla condivisione, sino alla sua eventuale eliminazione.

Gli ECM permettono di gestire sia i documenti digitali sia quelli cartacei attraverso un’unica piattaforma. Inoltre, integrano le diverse tipologie di contenuti: testi, video, audio e qualsiasi altro file, strutturato o non strutturato.

In sostanza, i sistemi ECM consentono di digitalizzare i processi documentali. In particolare, permettono di gestire in modo più efficiente tutti quei documenti che circolano all’interno dell’organizzazione. Inoltre, permettono di sfruttare al meglio le potenzialità dei contenuti aziendali e di condividerli in modo sicuro all’interno dell’azienda stessa ed, eventualmente, anche con soggetti esterni. Per esempio, un dipendente può condividere real-time un documento con il suo responsabile che, in quel momento, si trova in sede da un cliente, in modo da dargli informazioni utili a concludere una trattativa.

In più, grazie alla gestione centralizzata dei documenti e alla loro condivisione, i sistemi ECM consentono di ottimizzare i flussi di lavoro, ridurre i tempi di attesa (nonché i costi di gestione) e migliorare la collaborazione tra i diversi dipartimenti aziendali. Infatti, grazie alla condivisione sicura dei documenti, è possibile creare delle vere e proprie “community of practice” in cui gli utenti possono scambiare idee, opinioni e suggerimenti in modo da sviluppare nuove soluzioni.

Infine, i sistemi ECM offrono una maggiore sicurezza rispetto alla gestione manuale dei documenti e garantiscono la conformità a tutte le norme in materia di gestione documentale.

Differenze tra ECM e altri sistemi di gestione dei contenuti

I sistemi ECM non sono da confondere con altre tipologie di sistemi di gestione dei contenuti, come i Content Management System (CMS), i Document Management System (DMS) o i Business Process Management (BPM).

I sistemi di Enterprise Content Management assolvono infatti a una funzione più ampia e complessa rispetto ai CMS, che si limitano alla gestione dei contenuti web, o ai DMS, che si occupano solo della gestione dei documenti digitali e prevedono funzionalità per la creazione, l’archiviazione, la condivisione e il recupero dei file. Inoltre, rispetto ai sistemi BPM, pensati per supportare i processi aziendali e che si concentrano sull’automazione di attività ripetitive e sulla creazione di workflow, i sistemi ECM permettono di gestire sia i processi sia i contenuti.

Come implementare un sistema ECM in azienda

Per sfruttare al meglio i vantaggi di un sistema ECM è importante seguire alcune semplici linee guida.

Innanzitutto, va scelta la piattaforma in grado di soddisfare le esigenze dell’azienda, sia a livello operativo che strategico. Gli elementi da considerare sono diversi:

  • definire gli obiettivi che si intendono raggiungere;
  • capire il ruolo dei documenti nei processi aziendali;
  • identificare i documenti da organizzare e i processi aziendali da automatizzare;
  • individuare il primo reparto/area aziendale in cui implementare il sistema ECM;
  • valutare la compatibilità della piattaforma con i sistemi già in uso in azienda;
  • affidarsi a un team di esperti.

Una volta conclusa questa prima fase, è importante coinvolgere tutti i dipartimenti aziendali nella scelta e nell’implementazione del sistema ECM. Infatti, tutti devono essere consapevoli delle potenzialità offerte dal sistema ed essere in grado di sfruttarle al meglio. Per tale motivo, la formazione del personale assume un ruolo fondamentale.
Infine, è bene monitorare costantemente i risultati ottenuti, per individuare eventuali mancanze e apportare modifiche alla piattaforma o alla formazione del personal

Ovviamente, i sistemi ECM dovrebbero far parte di un processo di digitalizzazione aziendale più ampio, che comprende altri strumenti utili alla gestione documentale, come firma elettronica, posta PEC e identità digitale.