• sabato, Marzo 23, 2019

Archivistica e conservazione digitale dei documenti, verso nuove inedite sfide

Archivi digitali

INTERNET OF THINGS, NUOVI SERVIZI E TECNOLOGIE RICHIEDONO NUOVI APPROCCI E REGOLE ALL’ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

Archivi digitali

Sulla scia dei processi di digitalizzazione che vanno investendo ogni attività nel settore pubblico e privato, nell’ultimo decennio l’archivistica ha vissuto e continua a vivere una notevole evoluzione. In particolare gli sviluppi dell’Internet of Things, nuovi servizi e tecnologie richiedono nuovi approcci, regole e forse anche nuove definizioni per l’archiviazione e conservazione digitale dei documenti.

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L’EVOLUZIONE DELLA SCIENZA ARCHIVISTICA, DALLO SCANNER AL DIGITAL FIRST

Inizialmente, la scienza archivistica si è approcciata al digitale con progetti in cui documenti analogici di grande valore storico (libri antichi, manoscritti, ecc.) venivano scannerizzati e resi disponibili in digitale per preservarli dall’usura agevolandone allo stesso tempo la diffusione e la possibilità di consultazione da parte del pubblico.

In un secondo momento si è aggiunta la digitalizzazione e archiviazione dei documenti fiscali prodotti e gestiti dalle Amministrazioni Pubbliche nazionali e territoriali con l’obiettivo di produrre copie digitali dei documenti che consentissero di rimpiazzare gli originali cartacei nel processo di conservazione.

Ma più recentemente  il punto di vista si è spostato seguendo il principio del digital first. L’obiettivo diventa quello di digitalizzare i documenti sin dalla fase di produzione, intervenendo sui processi e gli strumenti, per far sì che i documenti vengano prodotti, gestiti, firmati, condivisi e conservati esclusivamente in digitale, senza passare attraverso il formato cartaceo.

AGENDA DIGITALE EUROPEA 2020 E DIGITAL TRUST SERIVCES SUI BINARI DI eIDAS E GDPR

Il punto di vista basato sui concetti del digital first e digital by default assunto dalla scienza archivistica condivide gli obiettivi dell’Agenda Digitale Europea 2020, che richiede alle Pubbliche Amministrazioni europee la capacità di fornire servizi pubblici digitali end-to-end. Firme e sigilli elettronici, marche temporali, servizi di posta elettronica certificata, certificati elettronici per l’autenticazione dei siti web sono i principali strumenti utili a raggiungere l’obbiettivo, a supporto del quale vanno anche due normative europee: eIDAS e GDPR.

Il Regolamento eIDAS ha creato un quadro giuridico comune a tutti i Paesi UE per quanto riguarda i digital trust services. Regole comuni che favoriscono  lo sviluppo di nuovi servizi online, pubblici e privati, incentivano il commercio elettronico, rafforzano la fiducia dei cittadini nelle transazioni elettroniche.

Il GDPR regola le attività di raccolta e gestione dei dati personali da parte di aziende e istituzioni stabilendo, a seconda degli scopi, limiti al tipo e alla quantità di dati raccolti nonché criteri da rispettare per garantire sicurezza e riservatezza del trattamento.

eIDAS e GDPR rappresentano due binari che mantengono il processo di trasformazione digitale europeo in direzione di una maggiore sicurezza e riservatezza per cittadini, consumatori, PA e aziende. Tuttavia, almeno due questioni che l’archivistica digitale non può esimersi dall’affrontare restano aperte.

DALLA PLURALITÀ DI FORMATI AL SUPERAMENTO DEL CONCETTO STESSO DI DOCUMENTO INFORMATICO

Come preservare nel tempo l’integrità e l’accessibilità di documenti elettronici che hanno fattori di forma nuovi e diversi? E come preservare informazioni e dati che non sono più basati su documenti.

Ad esempio, molte banche operanti nel mercato globale, grazie ad InfoCert, hanno adottato soluzioni per la contrattualizzazione online di nuovi clienti attraverso un processo basato su firma digitale e riconoscimento via webcam. Nel processo vengono creati ‘documenti elettronici’ in formati diversi (testo, immagine, registrazione audiovisiva), di cui vanno garantite sempre la leggibilità, l’integrità, la durevolezza e l’accessibilità nel tempo.

Ma una sfida ancora più grande è quella posta agli archivisti dal superamento del concetto stesso di documento a cui sta portando il mondo dell’Internet of Things.

Entro il 2020 si prevede che il numero dei dispositivi IoT nel mondo sarà 10 volte superiore all’attuale. Dispositivi medici indossabili per il controllo da remoto dei parametri biologici, auto intelligenti in grado di comunicare con la segnaletica stradale e inviare dati alle compagnie assicurative, edifici automatizzati. Tutte le comunicazioni e le transazioni tra gli smart objects dell’IoT producono dati che, a loro volta, producono effetti legali e devono perciò diventare oggetto di conservazione digitale. Ma qual deve essere l’”oggetto” da conservare? Quando una transazione è idonea alla conservazione? E chi va considerato come il produttore dell’oggetto conservato? Una macchina? Un umano? Una persona giuridica?

NUOVE REGOLE COMUNI PER FAR FRONTE A NUOVE SFIDE

Attualmente eIDAS non interviene nel merito della conservazione digitale se non per quanto riguarda l’estensione dello stato di validità di una firma elettronica o la necessità di provare  l’esistenza di un documento in una specifica data e ora. In mancanza di una regolamentazione a livello europeo ogni stato membro disciplina questo servizio con regole nazionali.

In Italia, ad esempio, lo standard OAIS (Open Archive Information System) delinea le regole di base per la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici con valore legale. A ciò si aggiunge la procedura di accreditamento e certificazione dei servizi di conservazione digitale gestita da AgID, che si occupa di attestare la qualità e l’alto livello di sicurezza delle offerte, sorveglia le attività accreditate e stabilisce i requisiti obbligatori per l’accreditamento.

Resta il fatto che oggi la scienza archivistica deve affrontare una serie di sfide che richiedono un radicale ripensamento delle competenze archivistiche e, forse, anche della definizione di “documento” che deve essere preservato. Per far fronte a queste sfide è certamente auspicabile la definizione di un nuovo quadro di regole comuni a livello europeo per la conservazione digitale a lungo termine di dati e documenti.

9 gennaio 2019

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