Benefici economici e ambientali della PEC: i vantaggi della Posta Elettronica Certificata

Introdotta in Italia da quasi 20 anni la PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, ha rivoluzionato il modo in cui le aziende e le persone comunicano tra loro. 

Secondo i dati diffusi dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), al termine del 3° trimestre 2023, nel nostro Paese vi erano quasi 16 milioni di caselle PEC attive, tra PEC per privati e PEC per professionisti, per un totale di messaggi scambiati dall’inizio dell’anno di circa 2 miliardi e mezzo: cifre che evidenziano come questo strumento, che può essere considerato il primo del Digital Trust italiano, sia ampiamente diffuso.

La sua semplicità di utilizzo e il valore legale dei messaggi inviati e ricevuti, ne hanno sicuramente favorito l’impiego. La PEC, infatti, si usa come la tradizione posta elettronica, con il vantaggio di essere equiparata ad una raccomandata con ricevuta di ritorno. Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata.

Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con precisa indicazione temporale.

Tuttavia, questo non è il solo vantaggio che si può trarre dall’impiego della Posta Elettronica Certificata.

PEC mail: benefici economici

Usare la PEC anziché la classica raccomandata con ricevuta di ritorno permette di sostenere costi molto più contenuti. Il primo costo che si abbatte è quello dell’affrancatura. La spesa annuale da sostenere per una casella PEC equivale a quella relativa all’invio di un paio di raccomandate, con il vantaggio che una volta attivato il servizio si può inoltrare un numero illimitato di messaggi. E’ stata proprio questa, molto probabilmente, la principale ragione della diffusione di questo strumento tra aziende, professionisti e privati.

Il risparmio si amplifica in alcuni casi, come quello delle aziende che hanno bisogno di effettuare invii massivi. La PEC, infatti, può essere utile ogni volta che si ha bisogno di avere una conferma della ricezione del messaggio. Così, ad esempio, se si ha la necessità di comunicare ai propri clienti di aver modificato le proprie condizioni contrattuali, dovendo inoltrare un numero consistente di comunicazioni, il taglio dei costi diventa ancora più sostenuto. Al tempo stesso si automatizzano azioni ripetitive, si riduce la possibilità di commettere errori ed è più facile tenere sotto controllo gli esiti degli invii.

Ma i benefici economici non si fermano qui: inviare una PEC anziché una raccomandata significa non aver bisogno di effettuare stampe di documenti. Questo riduce il consumo di carta (fogli, buste, ricevute) e di inchiostro, con un ulteriore taglio dei costi. Allo stesso tempo si ha una maggiore efficienza e velocità delle comunicazioni.

Per conservare i documenti cartacei sono necessari grandi spazi di archiviazione che comportano il sostenimento di ingenti costi di gestione e di manutenzione. Con la Posta Elettronica Certificata si passa all’archiviazione digitale, riducendo gli spazi fisici necessari e i relativi costi.

Aggiungiamo a tutto questo anche il fatto che un messaggio di Posta Elettronica Certificata può essere inviato tranquillamente dall’ufficio o da casa evitando così di sottrarre tempo al proprio lavoro o ai propri impegni familiari.

PEC e benefici ambientali

Riducendo il consumo di carta, la PEC non comporta solamente benefici economici, ma anche ambientali. La produzione della carta ha conseguenze negative sul fenomeno del disboscamento e determina un consumo notevole di acqua e di prodotti chimici necessari per la sua fabbricazione.

Utilizzare la PEC, anziché i tradizionali servizi postali, permette di ridurre sensibilmente gli spostamenti fisici necessari per la consegna e la ricezione dei documenti e quindi, di tagliare le emissioni di CO2 dovute all’uso dei veicoli impiegati nel trasporto della corrispondenza.

Dunque, optare per l’invio di una PEC anziché di una tradizionale raccomandata, significa fare una scelta di sostenibilità e contribuire alla tutela dell’ambiente e alla riduzione dell’inquinamento.

Benefici economici ed ambientali della PEC in cifre

La ricerca Benefici e opportunità della PEC: pilastro dei servizi digitali del futuro, condotta da IDC (International Data Corporation) in collaborazione con Aruba, InfoCert-Tinexta Group e TIM Enterprise, ci permette di quantificare quelli che sono stati, fino ad oggi, i benefici economici ed ambientali della PEC e di fare delle previsioni per il futuro.

Secondo l’inchiesta l’uso della PEC, al posto della posta cartacea, ha permesso di risparmiare circa 3,5 miliardi di euro nel periodo compreso tra il 2008 e il 2022.

Mentre nel periodo che va tra il 2023 e il 2026 si stima di poter risparmiare circa 2,5 miliardi di euro, di cui circa 650 milioni di euro nel solo 2026.

Proprio in quest’anno si prevede un considerevole aumento delle PEC attive che dovrebbero arrivare a circa 20 milioni con uno scambio di quasi 3,5 miliardi di messaggi certificati.

Dal punto di vista ambientale, l’impiego della PEC porterà nel 2026 ad una riduzione delle emissioni di CO2 di circa 107 mila tonnellate, mentre verranno salvati oltre 70 mila alberi grazie ad un minor impiego di carta e si risparmieranno circa 1,7 milioni di metri quadrati per l’archiviazione fisica dei documenti cartacei.

La PEC: una scelta consapevole

Adottare la PEC non significa solamente scegliere una forma di comunicazione efficiente e sicura, ma anche tagliare i costi legati alla gestione della corrispondenza, ridurre il consumo di carta e contrastare l’inquinamento.

Scegliere la Posta Elettronica Certificata, quindi, è vantaggioso da un punto di vista economico e contribuisce a creare una società moderna, efficiente e sostenibile.

Sostituire la corrispondenza cartacea con la PEC significa essere aziende e privati che fanno la loro parte per contribuire alla salvaguardia del pianeta.

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