SICUREZZA, GOVERNANCE E CONTROLLO DELLE INFORMAZIONI, MENO STRESS PER LE SEGRETERIE DI DIREZIONE
Recentemente, in un nostro articolo, abbiamo ripercorso la storia di Meeting Book attraverso le parole di chi lo ha ideato e sviluppato, Fabio Chinaglia, fondatore di Eco-Mind e oggi Direttore Operations di InfoCert.
In questo nuovo articolo ci focalizziamo maggiormente su i vantaggi offerti da Meeting Book, rispetto a una gestione tradizionale dei CdA.
SICUREZZA E GOVERNANCE DELLE INFORMAZIONI DISCUSSE NEI CDA
Progettato per digitalizzare completamente l’organizzazione e lo svolgimento delle riunioni e, in particolare, dei Consigli di Amministrazione (CdA), Meeting Book offre benefici in termini di sicurezza, governance e controllo delle informazioni.
L’approccio tradizionale, basato su documenti cartacei o sull’uso di strumenti di produttività individuale (computer, e-mail, documenti condivisi in vari modo) rende difficile la distribuzione e il controllo dei documenti a disposizione dei partecipanti, cosa che può generare confusione e creare problemi di sicurezza.
In particolare poiché gli utilizzatori in diversi casi rivestono posizioni e ruoli importanti e di prestigio, riuscire a gestire in maniera efficace le policy di sicurezza diventa poco agevole nel momento in cui vengono distribuite copie cartacee della documentazione. È questo, per esempio, il caso di documenti di lavoro riservati che non devono in alcun modo essere disponibili al di fuori della riunione e devono quindi essere riconsegnati alla fine della stessa.
Un altro problema diffuso riguarda la necessità di aggiornare e distribuire uno o più documenti all’ultimo minuto, o anche mentre la riunione è in corso. Se queste situazioni sono gestite con strumenti tradizionali esiste il rischio che rimangano in distribuzione versioni diverse di uno stesso documento, eventualità che può generare incomprensioni, conflitti e in casi limite invalidare delle decisioni e portare a contenziosi.
Meeting Book rende molto più semplice governare questo tipo di situazioni.
PIENO CONTROLLO SUI DOCUMENTI E VISIBILITÀ DELLE AZIONI COMPIUTE
Meeting Book permette di rimpiazzare il fascicolo cartaceo dei documenti a disposizione di ogni partecipante ad un meeting con un ebook, il cui contenuto è sempre sotto il pieno controllo di chi ha il compito di organizzare e coordinare la riunione.
Con Meeting Book è possibile, ad esempio, dimostrare che tutti i partecipanti hanno ricevuto sui propri tablet la documentazione completa, tracciando quando un documento è stato pubblicato, quando un partecipante alla riunione l’ha consultato, e permette di avere l’audit trail di tutte le modifiche apportate al documento, distinte in rilevanti o accessorie.
Da un punto di vista organizzativo Meeting Book alleggerisce drasticamente il carico di lavoro delle segreterie di direzione. Se in passato la gestione di un CdA comportava la produzione di “tonnellate” di documenti e un carico di stress non indifferente per le segreterie, con meeting book è possibile consolidare in un ebook e pubblicare la documentazione in pochi minuti, anche a ridosso della riunione stessa.
Nella nuova versione, grazie a una integrazione con GoSign (la soluzione di Digital Transaction Management di InfoCert, che permette la gestione dei processi autorizzativi con firma digitale), Meeting Book offre anche la possibilità di gestire le votazioni e l’iter di approvazione di documenti sottoposti ai partecipanti alla riunione.
UNA SOLUZIONE ON PREMISE O IN CLOUD, CON CUI ESSERE SUBITO OPERATIVI
Da un punto di vista tecnico Meeting Book è un servizio Cloud che soddisfa i più alti standard di sicurezza ed affidabilità. Meeting Book si compone di due elementi: un’app per i consiglieri, disponibile per iOS, Android e anche in una versione HTML5 usabile su un qualsiasi Browser, ed un sistema di content management utilizzabile via web.
Al cliente che acquista il servizio Cloud InfoCert viene assegnato un account, che può essere configurato dal cliente stesso per essere immediatamente operativo. In diversi casi Meeting Book è stato attivato, provato ed utilizzato in meeting reali in meno di 24 ore dal suo acquisto.
Pur essendo un servizio Cloud nella sua forma standard, Meeting Book è disponibile anche come licenza software installabile on premise: su richiesta del Cliente, per adeguarsi alle sue policies di gestione e di sicurezza, è comunque possibile procedere a una installazione presso l’infrastruttura del Cliente o su un servizio Cloud di fiducia dello stesso.
Questa flessibilità nelle modalità di esercizio rappresenta un ulteriore punto di forza che distingue Meeting Book da altri prodotti, soprattutto di matrice anglosassone, che sono disponibile esclusivamente come servizi Cloud.
6 febbraio 2019
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